時間：2023-06-08 15:17:40
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尤其是在高校體制改革和現(xiàn)代技術(shù)高速發(fā)展的今天，科技檔案在整個高校檔案中所占的比例也顯著增加，在學(xué)?？茖W(xué)管理中所處的地位也越來越重要。但是對于高校的科研檔案,能夠完整認識到它的作用的論述并不多。多年來,受到傳統(tǒng)觀點的影響,一般檔案工作者認為只有學(xué)校管理性的文件才能作為檔案管理,而對教師,尤其是個人自由獨立形成的學(xué)術(shù)著作、手稿等不夠重視,往往把它們排斥在檔案管理之外,致使高校的科研檔案比較蒼白、貧乏,這是目前高校檔案管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié)。這顯然是與信息化時代對信息資料的大量需求相違背的。因此,國家科學(xué)技術(shù)委員會、國家檔案局1987年頒發(fā)了《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》,對科研檔案的歸檔與管理進行了有效的規(guī)范。如何加強科研檔案的管理是擺在科研檔案管理工作者面前的重要課題，本文就高?？蒲芯C合交稿日期：檔案的管理進行思考和探討。
一、高校科研檔案歸檔范圍需要重新界定
界定科研檔案的歸檔范圍之前,首先需要確定高校學(xué)術(shù)檔案歸檔范圍的原則。筆者認為應(yīng)堅持成果性和記錄性并舉?？蒲袡n案工作主要利用科學(xué)技術(shù)研究檔案的成果,“有利用價值”是保存它的重要原因和主要依據(jù)。因此,必須堅持科研檔案的成果性。而科研檔案的記錄性強調(diào)其完整性、憑證性,有些科研檔案或許沒有成果性和利用價值,但是它反映了學(xué)校科學(xué)技術(shù)研究發(fā)展的現(xiàn)狀和歷史,這些檔案也應(yīng)當妥善保存。因此,在確定學(xué)術(shù)檔案的歸檔范圍時,一定要兩者兼顧,堅持雙重性質(zhì)并舉?？蒲袡n案的具體歸檔范圍應(yīng)包括以下內(nèi)容:
（一）科研項目檔案
科研項目材料檔案是探索科研規(guī)律的實踐活動的直接記錄。主要包括：科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務(wù)書、項目計劃書、委托書、開題報告、調(diào)研報告、方案論證和協(xié)議等材料；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關(guān)文件材料；總結(jié)鑒定驗收階段中的工作總結(jié)、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術(shù)鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。
（二）科研文書檔案
科研文書檔案是科研管理活動的直接記錄，包括科研發(fā)展、總結(jié)、學(xué)校制定和上級管理部門下發(fā)的科研管理文件和課題管理、成果管理等專項管理活動中形成的管理性科研文件材料。這部分檔案是進行科學(xué)決策、計劃、組織、控制等基本管理職能和有計劃、有目的、有條不紊進行項目申報、成果評獎及科研管理經(jīng)驗總結(jié)的依據(jù)，也是科研檔案的重要部分，對科研管理工作起到很好的指導(dǎo)作用。
（三）科研成果檔案
主要包括科研年度統(tǒng)計表、教師公開發(fā)表的學(xué)術(shù)論文和編寫的學(xué)術(shù)著作、獲獎成果和證書、專利和技術(shù)轉(zhuǎn)讓資料等?？蒲谐晒亩嗌偈歉咝？蒲袑嵙Υ笮〉囊罁?jù)之一，因此，科研成果檔案的管理在科研管理中也占有重要位置。
二、高?？蒲袡n案管理工作存在的問題及原因
（一）高?？蒲袡n案收集不齊全。原因是：多數(shù)科研人員在科研過程中，重視科學(xué)研究實踐活動，重視科研成果的與獲獎，輕視科研檔案資料的平時累積工作，認為這是檔案部門的事，與己無關(guān)。
（二）高校科研人員檔案意識缺乏。他們認為自己的科研成果為什么一定要歸檔，放到檔案室不如放在自己身邊使用起來方便，于是以關(guān)鍵技術(shù)資料保密為借口，在科研過程中或科技成果獎勵后應(yīng)歸檔的資料不愿上交或找理由不主動上交。
（三）高?？蒲袡n案制度不健全?？蒲袡n案的歸檔工作缺乏系統(tǒng)、完整的制度保證，不能做到上、下集中統(tǒng)一管理。高校檔案管理沒有真正實行“三納入”、“四同步”制度，在科研檔案管理工作方面缺乏行之有效的制約手段，致使高?？蒲袣w檔管理工作處于失控狀態(tài)。
（四）高?？蒲袡n案重心偏離。在高?？蒲袡n案中，紙質(zhì)材料多、電子檔案少，傳統(tǒng)簡易設(shè)備多，現(xiàn)代化管理工具少，不能有效地開發(fā)和利用高?？蒲袡n案材料。
鑒于此，高校科研檔案中出現(xiàn)了“四多四少”現(xiàn)象，即一般性技術(shù)材料多，關(guān)鍵性技術(shù)材料少；鑒定、審批性材料多，工藝技術(shù)性材料少；文字材料多，光盤、磁盤、圖表、照片、錄像材料少；復(fù)印件多，原件少。這些問題嚴重影響了高?？蒲袡n案的收集和管理工作以及高?？蒲袡n案自身價值的發(fā)展和信息資源的開發(fā)利用。
三、對加強高?？蒲袡n案管理工作的幾點見解
（一）建立科學(xué)管理制度，理順科研檔案歸檔程序?？蒲袡n案是科研課題科技成果研究的全過程的反映，但又不僅僅局限于某一項科研課題、某一項成果，它是課題及成果之間、學(xué)科之間的綜合反映，因而就形成了科研檔案的四個特點：專業(yè)性、系統(tǒng)性、集體性、和階段性。為了規(guī)范科研檔案管理工作，就必須遵循國務(wù)院的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》規(guī)定的“完整、明確、系統(tǒng)、安全和有效利用要求”歸檔。避免可能造成大量科研檔案材料零散在外現(xiàn)象的出現(xiàn)。為此，必須把科研檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結(jié)合起來，走實現(xiàn)科研工作與科研建檔工作兩者協(xié)調(diào)發(fā)展的道路，建立合理的歸檔程序，掌握科研檔案管理工作的規(guī)律，保證高?？蒲袡n案的準確、完整、系統(tǒng)，最終使高?？蒲袡n案工作走上科學(xué)化、規(guī)范化的軌道，達到提高科研檔案歸檔的質(zhì)量和效率。
（二）加強重點、重大科研項目的檔案管理。重大、重點項目及高級別獲獎成果最能反映一所高校的科研能力。重點、重大科研項目的研究時間較長，往往有一些階段性成果，每一階段中肯定有技術(shù)進步和新的成果，這些檔案材料既是學(xué)校的歷史見證，又是新技術(shù)、新創(chuàng)新的基礎(chǔ)。因此對重點、重大科研項目應(yīng)從立項起就實行課題組預(yù)立卷歸檔，然后每個階段產(chǎn)生的技術(shù)進步、最新成果、新立項的子課題份年度補倉到科研檔案中去，以免遺漏，這對項目研究人員、學(xué)校和國家都有重大意義。
（三）提高高?？蒲腥藛T的科研檔案歸檔意識?？蒲腥藛T是科研檔案形成的主體，科研人員檔案意識的提高，將會使高?？蒲袡n案的管理走上規(guī)范化、科學(xué)化的良性循環(huán)軌道，將會使高?？蒲袡n案管理工作邁上一個新的臺階。
（四）推廣科研檔案的開發(fā)利用。美國檔案學(xué)家謝倫伯格認為:“檔案部門進行各種努力的目的,就是把有價值的文件保存下來,并使它可供利用。”因此,科研檔案管理的工作要考慮其開發(fā)利用問題?！皺n案的開發(fā)利用是企事業(yè)單位管理水平的一面鏡子?！蹦壳暗臋n案查閱仍停留在傳統(tǒng)的手工層面上,游離于先進的信息技術(shù)之外,主要是靠手工翻閱檔案目錄,查閱起來既耽誤時間,又浪費人力。盡管目前多數(shù)高校科研檔案已開始使用計算機等信息設(shè)備,但使用范圍仍局限于文檔目錄著入,檔案利用的無紙化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化程度不高。這種檔案管理工作的滯后,嚴重影響了科研檔案的利用效率。因此,要充分利用和發(fā)揮檔案網(wǎng)站的作用,使相關(guān)網(wǎng)站成為有效開發(fā)利用科研檔案的窗口。
同時,高校的科研檔案保管的是一批學(xué)者和科研人員的學(xué)術(shù)成果,它是體力和腦力勞動的結(jié)晶,包含著一定的知識產(chǎn)權(quán)。這就決定了高?？蒲袡n案開發(fā)利用的特殊性,在對高?？蒲袡n案的利用中,一定要注意尊重別人的勞動與知識產(chǎn)權(quán),學(xué)會正確地利用科研檔案,以避免有意或無意地造成侵權(quán)的后果。
為在實際利用中避免侵犯作者的知識產(chǎn)權(quán),可進行這樣幾項工作:
(1)對科研檔案中享有著作權(quán)的作品,在卷內(nèi)目錄上打上明顯的著作權(quán)目錄標記,以提醒利用者注意。
(2)對科研檔案中有著作權(quán)的作品應(yīng)限制在合理的范圍之內(nèi)利用。
農(nóng)業(yè)科技檔案是指在農(nóng)業(yè)科研項目、設(shè)施、經(jīng)費、試驗、人才、知識產(chǎn)權(quán)、成果轉(zhuǎn)化、政策法規(guī)等系統(tǒng)管理過程中，從考察、預(yù)備試驗到申請立項、執(zhí)行、總結(jié)、結(jié)題、鑒定、成果申報及示范推廣活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)和圖片、聲像等各種形式和載體的文件材料。農(nóng)業(yè)科研檔案，不僅記錄了農(nóng)業(yè)科研的真實過程，也記錄了農(nóng)業(yè)科技工作者從事科研活動的意圖、思想、數(shù)據(jù)、成果、得失等詳細情況，為以后的科研工作考查既往情況、總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)、研究事物發(fā)展規(guī)律、從事發(fā)明創(chuàng)造、宣傳農(nóng)業(yè)科技、普及農(nóng)業(yè)科研成果等提供可靠的參考，是農(nóng)業(yè)科研成果鑒定、專利申請、技術(shù)轉(zhuǎn)讓的重要依據(jù)，也是農(nóng)業(yè)科研單位管理創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新和提高競爭力的一種重要智力資源[3]。因此，科研檔案管理工作是農(nóng)業(yè)科研單位一項必不可少、具有較強專業(yè)性的工作。
2農(nóng)業(yè)科研檔案管理的工作流程
農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作是對農(nóng)業(yè)科研活動中直接形成的各種科技文件材料進行收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、開發(fā)和提供利用的一個流程性工作。檔案的收集是管理工作的起點，目的是積累豐富、真實的館藏資料，做到經(jīng)常化、及時化，注重日積月累；整理是根據(jù)檔案的形成規(guī)律進行合理的分類、立卷、編制目錄，必須做到科學(xué)化、專業(yè)化，是檔案管理的核心；鑒定是做好檔案整理和管理的一項基礎(chǔ)性工作，首先應(yīng)通過專家的論證，對收集的檔案做出客觀正確地評價，以確定收藏價值；保管是檔案管理的日常性工作，必須制度化、嚴格化，以確保檔案完好無損；查詢檢索是檔案管理與服務(wù)的主要手段，應(yīng)快捷化、實用化，講求服務(wù)效率和質(zhì)量；編研開發(fā)是體現(xiàn)檔案管理價值的重要途徑之一，必須做到有用化、長期化，注重實用實效?？傊蒲袡n案管理工作量大、面廣、專業(yè)性強，需要及時收集、堅持日常維護管理，是一項綜合性、系統(tǒng)化的管理工作。
3存在的問題
3.1檔案收集不及時、不齊全
農(nóng)業(yè)科研檔案主要來自于田間開展的科研試驗及農(nóng)業(yè)生產(chǎn)過程中的觀察、記載而直接形成的各種文字、圖片、錄像等材料，由于農(nóng)業(yè)科研工作的特殊性，檔案來源比較分散，不能及時收集，加之科研人員和檔案管理人員檔案意識淡薄，身兼數(shù)職，人員變更等因素，常常造成科研材料不全或遺失。在科研項目上題、立項、試驗設(shè)計、生產(chǎn)過程中，檔案部門無法參與整個項目實施過程，檔案管理人員只能按科研人員提交的材料進行歸檔，缺乏全面、系統(tǒng)收集項目材料的途徑。不重視收集當年未鑒定驗收或申報專利，或成果周期性長的科研項目（或課題）的材料，科研材料分散在科研部門或科研人員手中，時間一長，容易丟失，這也是造成檔案的資源流失主要原因之一。
3.2管理人員兼職，手段落后，利用率低
根據(jù)國家《檔案法》的規(guī)定，科研單位應(yīng)當設(shè)立檔案資料室，配備專職檔案管理人員。但對農(nóng)業(yè)科研單位來說，檔案管理僅僅是一項輔工作，部分農(nóng)業(yè)科研單位不太重視檔案管理工作，不專門設(shè)立檔案管理工作崗位和人員，多為兼職。但眾所周知，在農(nóng)業(yè)科研項目實施過程中，必然會產(chǎn)生大量的科研數(shù)據(jù)、圖片、影像等資料，對這些資料隨意堆放，沒有專職人員進行日常管理，長期下去必然造成檔案管理的無序與混亂。同時由于兼職檔案管理人員工作精力有限，不能及時有序地收集、整理科研人員提供的材料，更無法利用有限的時間和精力來建立查詢檢索系統(tǒng)和進行編研開發(fā)工作。目前，部分農(nóng)業(yè)科研單位科研檔案管理工作的初衷仍然是為保管而保管，重保管輕利用，不講求社會效益和經(jīng)濟效益，作為農(nóng)業(yè)科研檔案管理者不僅要熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，而且要掌握一定的農(nóng)業(yè)科技知識，并能夠熟練掌握計算機等現(xiàn)代化辦公設(shè)備應(yīng)用。但多數(shù)農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理人員，無論是專職或兼職，農(nóng)業(yè)科技知識欠缺，觀念陳舊，知識老化，加之人員更換頻繁，不經(jīng)專業(yè)培訓(xùn)，這些因素在一定程度上制約了農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的規(guī)范化。
4思考
4.1完善農(nóng)業(yè)科技檔案管理制度
檔案管理制度不僅是檔案管理工作標準化、規(guī)范化的依據(jù)，而且是日常管理工作的操作指南。科研檔案管理制度主要包括科研檔案工作制度、科研文件管理規(guī)范、檔案部門工作規(guī)范等?？蒲袡n案工作制度是根據(jù)國家法律、法規(guī)，對本單位形成的檔案的范圍、管理體制、管理分工、職責(zé)、檔案保密、檔案利用原則等所做的規(guī)定，是所有課題組、項目部和其它部門以及科技人員都要執(zhí)行的規(guī)范性文件[3]。科研文件管理規(guī)范包括農(nóng)業(yè)科研文件材料的歸檔范圍、分類方案、整理歸檔要求、鑒定標準等。檔案部門工作規(guī)范包括檔案工作人員崗位職責(zé)、檔案庫房管理制度、借閱制度、移交規(guī)則、交接手續(xù)、檔案利用制度、內(nèi)部資料管理制度等操作規(guī)范性文件。制度建設(shè)具有根本性、長期性、穩(wěn)定性，檔案管理人員要認真學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，掌握黨和國家對檔案事業(yè)發(fā)展的基本要求，并依據(jù)檔案法律法規(guī)，進一步完善和加強科研檔案管理制度體系。
4.2明確農(nóng)業(yè)科技檔案的歸檔范圍
農(nóng)業(yè)科研文件材料的歸檔范圍，主要包括①科研準備階段的課題或項目審批文件、任務(wù)書、委托書、開題（立項）報告，調(diào)研報告，方案論證和協(xié)議書、合同等文件。②試驗研究階段的各種載體的試驗、觀察、測試、分析等重要原始記錄；田間記載數(shù)據(jù)、試驗報告、計算材料等以及設(shè)計文件、圖紙，關(guān)鍵技術(shù)、關(guān)鍵配方、工藝流程、技術(shù)路線和統(tǒng)計分析材料；研究階段的音像資料、技術(shù)說明、重要來往技術(shù)文件等。③總結(jié)鑒定驗收階段的研究工作總結(jié)、科研報告、科研論文、科研專著、查新報告、用戶使用意見、效益證明材料、專家評審意見、鑒定證書、鑒定會材料、推廣應(yīng)用意見、參加人員名單，技術(shù)鑒定材料，科研投資，決算材料等。④成果和獎勵申報階段主要有成果和獎勵申報表與審批文件，獲獎及審批材料，專利申請、專利受理通知書、專利證書，推廣應(yīng)用證明材料等。⑤推廣應(yīng)用階段的推廣應(yīng)用方案、總結(jié)，擴大生產(chǎn)的設(shè)計文件、工藝文件。⑥生產(chǎn)定型階段的鑒定材料、轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書、用戶反饋意見等有保存?zhèn)洳閮r值的材料。
4.3加強科研檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)
農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作有較強的專業(yè)性，要求從業(yè)人員必須具備一定的政治理論水平和農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)知識，以及檔案專業(yè)知識技能?，F(xiàn)代檔案管理不再局限于手工整理、裝訂、抄寫案卷題名、編目錄等簡單勞動，而豐富的專業(yè)知識、計算機操作技術(shù)和先進的管理理念，將是檔案管理人員必備的素質(zhì)，也是衡量檔案管理水平的基本標準。因此首先要建立檔案管理工作人員培訓(xùn)制度，開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和職業(yè)教育，使檔案管理工作人員掌握檔案管理的新理論、新技能、新方法，精通農(nóng)業(yè)科研檔案管理業(yè)務(wù)，熟練掌握計算機等現(xiàn)代化辦公設(shè)備的操作技術(shù)，提高農(nóng)業(yè)科研檔案管理知識水平。其次要加強對農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作人員的管理。檔案管理工作人員應(yīng)當忠于職守，遵紀守法，愛崗敬業(yè)，具備檔案管理專業(yè)知識，熟悉農(nóng)業(yè)科研業(yè)務(wù)知識，并持有檔案管理資格證。對在檔案管理工作崗位上長期工作的同志，要激勵他們將長期從事檔案工作積累的實際經(jīng)驗與改革發(fā)展的新要求結(jié)合起來，從舊傳統(tǒng)、舊觀念、舊框框中解脫出來，樹立市場觀念、競爭觀念、效益觀念和服務(wù)的思想。各有關(guān)部門和各科研單位應(yīng)建立獎勵機制，對政治思想好、責(zé)任心強、有創(chuàng)新精神，并在工作中取得顯著成績的科技檔案工作人員給予表彰獎勵；對工作失職，違反規(guī)定，泄露機密，造成工作損失者，應(yīng)視其情節(jié)輕重，給予懲處。
關(guān)鍵詞：科研檔案；管理；科研工作；創(chuàng)新
科研檔案的定義是從事科研的部門和工作人員在日常的科研工作中，利用各種方法和全部設(shè)備記錄下來的原始記錄資料。在國家頒布并實行相關(guān)的檔案法律法規(guī)后，以及科學(xué)技術(shù)的飛速進步，科研檔案的信息重要性日益提升，也利于科研檔案中各種重要信息和數(shù)據(jù)的傳播和共享。與此同時，科研檔案的管理體制也需要隨這時代的發(fā)展而進行改革和創(chuàng)新，科研檔案的體制要進一步得以健全和改進，檔案資料的收集、整理、歸檔和收藏也應(yīng)該進一步加以完善，提高新式科研檔案管理工作的主動性。但是，根據(jù)我國目前的基本國情和科研工作的發(fā)展來說，我國科研檔案的管理工作還有很多需要改進的地方，比如部分科研資料不夠完整、詳細、系統(tǒng)。因此，從事檔案管理的科研人員要抓住科研工作中的每一個細節(jié)，從課題設(shè)定、人員器械、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、科研成果等多個方面都加強檔案的收集和管理，實現(xiàn)科研檔案管理的科學(xué)性和系統(tǒng)性，為科研工作的質(zhì)量和效率的提升作出貢獻。
一、科研檔案的特點
1.系統(tǒng)成套性
科研活動是一項非常規(guī)律的工作，科研活動是需要一環(huán)緊扣一環(huán)的有序開展的。所以說，科研檔案是由一些相互關(guān)聯(lián)比較緊密的文件和資料組成的，而不是一些毫無管理的數(shù)據(jù)和材料組成的?？蒲袡n案主要的組成部分有科研項目的計劃、工作的有關(guān)資料和數(shù)據(jù)以及實驗成果的檢驗材料。
2.專業(yè)性
科研項目一般涉及的范圍非常廣泛，既包括自然人文科學(xué)，也包括理論實驗科學(xué)。科研檔案的專業(yè)性非常高，因為其包括多種方面的科學(xué)性知識，比如各種自然現(xiàn)象的規(guī)律和原因?？蒲袡n案要具有非常權(quán)威的作用，所以要準確無誤的描述出各種科學(xué)知識和規(guī)律。3.階段性科研檔案還具有階段性的特點。雖然不同領(lǐng)域的科研工作所涉及到的理論知識大不相同，但是在不同的階段都有大同小異的特點，都包括了科研工作的設(shè)計、實驗、檢驗和總結(jié)等各個階段。
二、科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新
現(xiàn)如今，科學(xué)技術(shù)和國家經(jīng)濟領(lǐng)域都在飛速進步，國家加大了科研工作的重視程度，科研檔案的數(shù)量也不斷提高。然而依然利用傳統(tǒng)的科研檔案的管理方式和體制已經(jīng)行不通了，所以迫切需要對改革和創(chuàng)新現(xiàn)有的科研檔案的管理工作。在科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新方面，加強科研檔案管理方法主要有：首先要為制定出不同階段的計劃，補足現(xiàn)存于科研檔案管理工作中的薄弱部分；其次，可以運用先進的方法和科技理論來應(yīng)對科研檔案管理中的問題，比如利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不僅能提升工作效率，還能保證科研信息的安全，借此實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和信息化；最后，建立起科研檔案的專用局域網(wǎng)絡(luò)，保證科研信息的絕對安全，促進科研信息的共享，實現(xiàn)科研檔案管理的數(shù)字化和科學(xué)化。
三、思維意識的創(chuàng)新
隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展不斷的進步，已經(jīng)大大促進了科研檔案的管理工作的創(chuàng)新?？傊?，只有將先進的科學(xué)技術(shù)不斷應(yīng)用到實際管理工作中，才能有效促進科研檔案管理工作的改革和創(chuàng)新，進一步達到工作的科學(xué)化、數(shù)字化、信息化和規(guī)模化。在思維意識方面，具體來說：首先，要樹立起創(chuàng)新性的意識。以先進的科學(xué)技術(shù)理論為基礎(chǔ)，樹立起新型的管理方式和理念，培養(yǎng)現(xiàn)代化的檔案管理思想，在日常工作中注意總結(jié)出現(xiàn)的紕漏，實施科學(xué)的創(chuàng)新方法，進一步來推動科研檔案管理工作在理論和實際雙重方面的改革和創(chuàng)新。其次，要樹立起服務(wù)性的意識?？蒲袡n案是給科研工作人員提供便利的，是為人服務(wù)的。如果能提高科研檔案工作的服務(wù)能力，就能有效推動科研工作的進步。最后，要樹立起價值性的意識。管理檔案的工作人員要時刻認識到檔案自身隱藏的巨大價值，發(fā)揮其最大的作用，將檔案的價值轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟效益和社會效益，滿足人們的需求，實現(xiàn)信息共享。
四、管理機制的創(chuàng)新
在現(xiàn)如今的數(shù)字信息時代，科研檔案也應(yīng)順應(yīng)時代的要求，要實現(xiàn)科研檔案的科學(xué)化、數(shù)字化、信息化和規(guī)模化。要想走在檔案管理的正確發(fā)展方向上，就要針對自身的管理機制進行改革和創(chuàng)新，進一步完善和規(guī)范檔案管理機制。只有樹立其標準化的管理制度，以此為目標推動科研檔案管理機制的規(guī)范化發(fā)展，才能有利于科研工作的正常開展，為科研工作作出貢獻。在事先對檔案的實際管理工作進行調(diào)研后，然后再結(jié)合實際情況建立其階段性的科研檔案管理工作的規(guī)范制度，以此作為檔案管理工作的參考標準和衡量手段，這是實現(xiàn)科研檔案管理創(chuàng)新的重要方法，是推動檔案管理工作發(fā)展的重要基礎(chǔ)。
五、人才培養(yǎng)的創(chuàng)新
對于科研檔案的管理工作來說，人為因素依然是管理工作最關(guān)鍵的部分。因此，加強管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)知識，提高管理人員的工作態(tài)度和積極性。隨著時代的發(fā)展，對于檔案管理工作來說也迎來了更多更高的要求，科研工作人員的能力也應(yīng)隨之提高。如今的科研檔案管理人員要有先進的科學(xué)技術(shù)理論基礎(chǔ)，要有與時俱進和腳踏實地的精神，要對自身工作重視并熱愛等種種優(yōu)良素質(zhì)。另外，在人才培養(yǎng)方面，應(yīng)對時代的要求，不僅需要培養(yǎng)出綜合能力出眾的人才，還要對新生技術(shù)和理論有出色的學(xué)習(xí)和運用能力。比如可以靈活掌握計算機技術(shù)，方便檔案的管理，建立局域網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)資源信息的共享。在培養(yǎng)人才的同時還要建立一套完備的培訓(xùn)體系，保證為科研方面的各項工作源源不斷的提供高素質(zhì)、高能力的科研人才。
六、結(jié)語
科研檔案工作是需要廣大科研檔案管理人員不斷探索、不斷創(chuàng)新、不斷完善的，管理人員要從內(nèi)心重視工作，積極有效開展行動，在實踐中不斷開拓進取，順應(yīng)新時代的發(fā)展潮流，也滿足新時代的要求，做到與時俱進，站在時代的前沿，不斷創(chuàng)新和發(fā)展科研檔案的管理工作。
作者:白媛媛 陶娟 單位:北京市射線應(yīng)用研究中心 寧夏藝術(shù)職業(yè)學(xué)院
參考文獻
[1]李燕.檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀與對策分析[J].管理觀察，2014，（29）：43-44.
1.在檔案信息化視角下，科研檔案管理存在的問題
經(jīng)過閱讀大量的文獻，對科研檔案管理存在的問題進行分類并標明比重，從表1中，可以明顯看出科研檔案管理存在的最大問題便是“軟硬件設(shè)施”，其次是檔案的收集和整理，對檔案的錯誤認識及保密工作，下面，將一一解釋下面問題。
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對科研檔案工作的錯誤認識在科研單位，具體從事研究項目的科研人員對檔案的認識模糊，將科技檔案的收集和提交排除在科研工作之外，甚至不了解需要歸檔的范疇、要求和重要性。在科研工作中，注重課題申報、立項、實施，但不能同時積極進行科技檔案的整理，經(jīng)常推遲檔案提交，即便提交也不完整[1]。
1.2科研檔案收集和整理中的問題在科研檔案提交時，特別容易走入兩個誤區(qū)。一種是粗略收集，缺漏現(xiàn)象較明顯，在名義上提交的檔案名都有，但實際上質(zhì)量較差或缺少重要原始記錄；另一種是收集廣而全，將歸檔范圍之外的資料也放進科研檔案中，從而主次不分，查閱和利用困難。由于信息時代的到來，科研檔案的形式和存儲介質(zhì)越來越趨于多樣化，在收集的過程中，會無意識地忽視錄音、錄像、照片、磁盤、光盤等。最后是指實體檔案的收集和管理容易被忽略。主要表現(xiàn)在隨意堆放實體檔案，不注意管理和維護。
1.3檔案設(shè)施建設(shè)中的問題在一些科研機構(gòu)中，由于一些限制如人員和場地等，檔案數(shù)量也較少，因此在設(shè)施配置配置方面很多都采取將就的態(tài)度。在有些單位甚至都沒有標準的檔案管理庫房，僅使用數(shù)間辦公室代用；不能按檔案標準來實現(xiàn)辦公、閱覽、庫房三分開；對于專門檔案柜和密集架，也僅使用普通兩節(jié)柜來代替存放；在有些單位，甚至連“八防”設(shè)施也不全；對于檔案設(shè)施必要的辦公設(shè)備、監(jiān)控設(shè)施等也不能達到要求。
1.4在檔案信息化建設(shè)中，易出現(xiàn)的問題在檔案信息化建設(shè)的過程中，存在以下幾個誤區(qū)。一是對于檔案信息化的理解較片面。在科研單位中，科研檔案管理人員將檔案信息化僅僅理解為紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描和網(wǎng)絡(luò)化。二是認為一切都以“信息化”為重。在有些科研單位中，科研檔案管理人員認為只有“信息化”了，就可以疏于檔案的收集、整理、鑒定、保管等基礎(chǔ)工作，造成首末倒置。三是認為檔案信息化建設(shè)勞民傷財?shù)挠^念。對于檔案信息化必要的設(shè)施則采取能拖就拖的態(tài)度，不愿意投資。
2.科研院所檔案信息化管理的措施和建議
2.1完善安全措施有網(wǎng)絡(luò)的地方，就會存在很多不安全因素，再加上電子檔案容易被盜，所以要建立一個安全防范措施設(shè)置文件保密措施即采用身份認證、權(quán)限認證的方式控制檔案登陸系統(tǒng)，安裝殺毒軟件定期對計算機進行殺毒并且對檔案和數(shù)據(jù)進行及時的備份防止黑客或者其他人員侵入系統(tǒng)。
2.2健全檔案管理體系科研院所要加強對檔案信息化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)、檢查與監(jiān)督：落實專門機構(gòu)或?qū)Ｈ素撠?zé)，加強領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一規(guī)劃，主管部門在對科研院所進行評估的時候，要將檔案工作作為重要的評估內(nèi)容，以督促其做好檔案信息化工作[2]。
2.3提高工作人員的技能和水平傳統(tǒng)管理模式已經(jīng)不能再適應(yīng)科研院所對檔案的利用和需求了，主要是因為所耗費的成本的較高，因此要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式就必須提高檔案管理人員的技能和水平。首先對他們進行培訓(xùn)，主要與檔案信息化管理方面有關(guān)，這樣不僅讓他們熟悉有關(guān)檔案信息化管理方面的操作，并且在工作能夠運用自如，另外也要讓他們樹立起職業(yè)道德和工作責(zé)任心，更新管理理念。
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院科研檔案 管理
中圖分類號：R197.323 文獻標識碼：B 文章編號：1005-0515（2011）7-339-02
醫(yī)院科研檔案是醫(yī)院在科研工作活動中形成的文件、簿冊、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體檔案，是醫(yī)院的寶貴財富。醫(yī)院科研檔案是醫(yī)院管理工作中的憑據(jù)，是醫(yī)學(xué)科學(xué)研究的基礎(chǔ)，是醫(yī)院進行宣傳教育的生動資料。醫(yī)院科研檔案記載著這個醫(yī)院科研發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本醫(yī)院的科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進行科學(xué)分析，揚長避短，制定科研發(fā)展方向的好教材。所以，加強對這一信息的管理有著極其重要的意義。準確把握新時期醫(yī)院發(fā)展的特點，加強醫(yī)院科研檔案管理, 是醫(yī)院科研檔案實行現(xiàn)代化管理的根本任務(wù)。 醫(yī)院如何適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟體制，轉(zhuǎn)變檔案管理模式，加強檔案規(guī)范化管理，就必須在調(diào)查醫(yī)院科研檔案管理的基礎(chǔ)上，了解醫(yī)院科研檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題，簡析其原因，并相應(yīng)地采取一些對策，才能更好地做好新時期醫(yī)院科研檔案管理工作。現(xiàn)就醫(yī)院科研檔案管理的現(xiàn)狀與對策談一下筆者的觀點。
1 加強學(xué)習(xí)，增強意識
加強檔案法規(guī)的學(xué)習(xí)、宣傳，增強全員的檔案意識，特別是檔案管理人員及領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識。科研檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，領(lǐng)導(dǎo)重視是做好科研檔案管理的前提，要把科研檔案管理納入重要議事日程，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。要大力宣傳科研檔案工作，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、中層干部、職工都能充分認識科研檔案的重要性，更好地支持科研檔案管理工作。醫(yī)院以醫(yī)療服務(wù)為根本任務(wù)，長期以來對醫(yī)院科研檔案缺乏嚴格的考核，因而實際工作中往往出現(xiàn)檔案管理可有可無的認識。并且由于受到人員、設(shè)施、經(jīng)費等方面的限制，科研檔案管理工作很容易受到冷遇。提高各級干部對科研檔案工作的認識，才能使科研檔案工作順利開展。
2 重視科研檔案的利用
科研檔案管理的最終目的就是便于大家利用，因此，科研檔案管理人員要樹立服務(wù)意識，使醫(yī)院的科研檔案為臨床醫(yī)療、教學(xué)、科研工作服務(wù)。同時，積極開展多種編研活動，對信息進行開發(fā)，編寫各種專題匯編，為利用者提供多方面、有實效的信息。另外，還要加強科研檔案利用反饋信息的管理，以滿足醫(yī)療、教學(xué)和科研工作的需求，從而提高科研檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會效益。
3 健全制度，加強培訓(xùn)，提高科研檔案管理人員素質(zhì)
建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是科研檔案管理的關(guān)鍵。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，科研檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的科學(xué)的科研檔案管理體系，明確職能，將醫(yī)院各個門類、不同載體的科研檔案統(tǒng)一管理，使科研檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核、同步發(fā)展。科研檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平，醫(yī)院要充實科研檔案管理人員并將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，全面提高科研檔案管理人員素質(zhì)。通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、進修學(xué)習(xí)等提高業(yè)務(wù)和知識水平，不斷總結(jié)探索檔案管理工作及業(yè)務(wù)發(fā)展，推動檔案管理水平的提高。
4 開發(fā)科研檔案資源，實現(xiàn)科研檔案的現(xiàn)代化管理
科研檔案資源的開發(fā)利用是科研檔案管理的主要目的，通過深層次、多渠道地開發(fā)科研檔案信息資源，提高科研檔案的使用價值，為醫(yī)院業(yè)務(wù)、醫(yī)院管理及患者服務(wù)。同時，通過利用科研檔案為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會效益和經(jīng)濟效益，提高科研檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用，促進科研檔案建設(shè)。
要實現(xiàn)科研檔案現(xiàn)代化管理。一是要加強科研檔案的保管設(shè)施，如設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的安全保管設(shè)施；二是要加強科研檔案現(xiàn)代化管理，利用電子計算機管理檔案信息的收集、傳遞、開發(fā)利用的主要功能。在目前最重要、最基本的現(xiàn)代化管理手段之一是計算機管理，將科研檔案內(nèi)容按行政管理、業(yè)務(wù)管理、科研教學(xué)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、財會等分門別類地輸入計算機，這具有檢索快捷、方便、高效等優(yōu)點，使查檔案材料費時費力的原始勞動變成在幾分鐘甚至數(shù)十秒鐘便可解決的問題。這樣既是人類勞動能力的解決，更是工作質(zhì)量的飛躍?？梢允箍蒲袡n案信息在現(xiàn)代化機器設(shè)備中迅捷、準確、方便地再現(xiàn)，使科研檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的積極效果。 三是要配備整套科研檔案掃描系統(tǒng)，改革單純由人工錄入資料的相對落后的做法，提高科研檔案管理的質(zhì)量和檔案管理工作的效率，注重對現(xiàn)代化各類信息的收集和整理，多借鑒社會其他領(lǐng)域的各方面信息，豐富自己的檔案管理經(jīng)驗，使醫(yī)院科研檔案管理更加現(xiàn)代化、規(guī)范化。
科研檔案管理工作做好了，一方面為醫(yī)院高層管理人員及時了解醫(yī)院整體科研狀況，適時調(diào)整科研管理策略提供準確依據(jù)，為決策提供支持性證據(jù)；另一方面有利于社會各方準確認定醫(yī)院科研成果，為醫(yī)院與各有關(guān)方面進行有益合作奠定堅實的基礎(chǔ)。在我國經(jīng)濟全面發(fā)展的歷史背景下，做好科研檔案管理工作，不斷地更新科研檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的科研檔案管理手段，以全面、真實地反映醫(yī)院整體科研發(fā)展狀況和經(jīng)營成果?？蒲袡n案管理成果同醫(yī)院經(jīng)營管理的有機結(jié)合決定了醫(yī)院資源配置的取向和模式，決定著醫(yī)院的經(jīng)營版圖和未來發(fā)展，對于實現(xiàn)醫(yī)院經(jīng)營戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好科研檔案管理工作對于促進醫(yī)院的全面發(fā)展、不斷提升醫(yī)院在市場經(jīng)濟中的競爭力具有重要意義。
參考文獻
關(guān)鍵詞：企業(yè) 科研 設(shè)備 檔案管理
1.企業(yè)科研檔案管理
科研檔案是在科學(xué)技術(shù)研究過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料，是科學(xué)技術(shù)研究活動的真實記錄，是科學(xué)技術(shù)儲備的一種形式，是一項重要的信息資源，是單位的寶貴財富，在科研工作中發(fā)揮著知識儲備、創(chuàng)新技術(shù)的作用。
1.1搞好科研檔案的保密工作
由于科研檔案的安全直接關(guān)系到單位的安全和經(jīng)濟發(fā)展的成敗，因此，為了維護科研檔案的安全，確?？萍济孛苋f無一失，必須做好科研檔案的保密工作：
（1）通過加強科研檔案保密法制教育，使檔案領(lǐng)導(dǎo)干部及其他人員掌握管理科技秘密的法律知識和相關(guān)技能，是依法管理單位科技秘密不可缺少的重要條件。
（2）深入開展以普及科研檔案保密法律常識為主要內(nèi)容的保密法制宣傳教育活動。
（3）從工作實際出發(fā)，制定和充實完善科研檔案保密制度。
1.2實現(xiàn)科研檔案管理的現(xiàn)代化
利用現(xiàn)代化技術(shù)，整理檔案。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。特別是科研檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進行分類，盡管都仿照統(tǒng)一的標準，但因每個人的理解能力不同，對同一個文件有不同的分類，因此不可避免的產(chǎn)生分類不準的現(xiàn)象，影響案卷的質(zhì)量，給利用工作帶來不便。
1.3提高科研檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)
掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。以前，科研檔案材料的形成從調(diào)研起到項目的完成都是以手工抄寫為主。而電子計算機技術(shù)的運用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計等工作，使文件的形成、運行、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公銜接起來，這種現(xiàn)代化科技手段和先進操作管理技術(shù)，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。所以，科研檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別要注重計算機知識、信息文化的學(xué)習(xí)掌握上，使自己具備信息知識和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。
2.企業(yè)設(shè)備檔案管理
企業(yè)設(shè)備檔案,主要包括企業(yè)的機器設(shè)備和儀器、儀表等的圖紙、圖表、運行記錄、檢修記錄以及與設(shè)備有關(guān)的技術(shù)文件材料、新購設(shè)備的開箱資料,如合格證、安裝說明書、使用維護說明書、備品備件清單等。特別是設(shè)備圖紙、檢修記錄等為設(shè)備的改造、大修及每月的生產(chǎn)檢修的備件計劃、故障診斷、隱患整改等能提供科學(xué)的依據(jù)。企業(yè)設(shè)備檔案管理主要內(nèi)容是設(shè)備文件材料的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計以及提供利用等。企業(yè)設(shè)備檔案管理工作制約著設(shè)備的使用效益。
2.1企業(yè)設(shè)備檔案管理的問題表現(xiàn)
在實際工作中,許多企業(yè)對設(shè)備檔案管理重視不夠,使設(shè)備檔案不能很好的服務(wù)于生產(chǎn),主要表現(xiàn)在：檔案意識淡薄、設(shè)備檔案材料收集難、管理制度貫徹不力。
2.2企業(yè)設(shè)備檔案管理的對策措施
（1）領(lǐng)導(dǎo)的重視是關(guān)健。領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的價值和認識程度,決定著他們對檔案工作的態(tài)度,從而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。因此檔案部門要加強宣傳力度,要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作情況,多談一些搞好檔案工作對企業(yè)的益處,啟發(fā)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作,特別是借助一些利用檔案的典型事例,使領(lǐng)導(dǎo)認識到檔案的重要性。力爭把設(shè)備檔案管理工作列入科技管理的具體議事日程,明確規(guī)定各有關(guān)人員設(shè)備檔案管理職責(zé)，同時列入績效考核并嚴格執(zhí)行。
（2）建立健全檔案管理制度。在建立健全檔案管理制度的基礎(chǔ)上,各部門還要配備專兼職檔案人員,建立檔案管理網(wǎng)絡(luò),明確職責(zé)并嚴格貫徹執(zhí)行。檔案部門要主動與設(shè)備管理和設(shè)備使用部門溝通,以便及時跟蹤了解設(shè)備檔案情況，避免檔案的遺失,并主動進行文件材料的收集歸檔工作，確保設(shè)備檔案完整、準確。
（3）及時收集檔案材料。一臺設(shè)備在使用過程中,必然要形成使用、檢修紀錄、更新、改造圖紙等。只要這臺設(shè)備還在使用過程中，它就要不斷地產(chǎn)生新的文件材料,直到設(shè)備的使用期結(jié)束,設(shè)備檔案才停止。檔案管理人員只有了解和掌握設(shè)備使用和變化的全過程,才能全面地做好設(shè)備檔案收集工作。
（4）對圖紙的修改要嚴格審批。圖紙修改主要有兩個方面：一是設(shè)備項目施工完成后，因施工單位依據(jù)現(xiàn)場情況編制竣工資料，其中有部分圖紙涉及變更的；另一方面是生產(chǎn)技術(shù)人員對每月所需的備品備件圖紙的尺寸改動。技術(shù)人員要對已存檔竣工圖依規(guī)定的編制方法作相應(yīng)的修改、補充和說明，使之符合現(xiàn)場實際情況。當設(shè)計變更時,必須按照有關(guān)規(guī)定及時修改原底圖或補充繪制新圖,做好設(shè)計變更技術(shù)文件材料的配套管理，確保設(shè)備檔案的完整、準確、系統(tǒng)。對生產(chǎn)需要變更的一些備件圖紙，技術(shù)人員必須填寫變更通知單，對變更原因及新改圖紙圖號要予以確認,并經(jīng)主管設(shè)備部門領(lǐng)導(dǎo)簽字才能歸檔。檔案人員更應(yīng)及時了解設(shè)計變更情況并作好記錄,避免對外提供已作廢了的或已修改過的錯誤圖紙,為以后的技術(shù)改造和設(shè)備檢修帶來不必要的麻煩和損失。
參考文獻：
關(guān)鍵詞：醫(yī)療檔案信息共享；科研檔案；重要價值；現(xiàn)狀問題；管理對策
檔案是準確、完整記錄歷史信息的重要資源，在醫(yī)院檔案管理體系中，科研檔案是十分重要的構(gòu)成部分，可以真實、具體地反映醫(yī)院科研工作的基本狀況，為醫(yī)院科研管理工作提供高質(zhì)量的信息服務(wù)，推動醫(yī)院科研項目順利進行，對醫(yī)療衛(wèi)生水平的提升極為有利。在醫(yī)療檔案信息共享的時代環(huán)境下，醫(yī)院相關(guān)人員應(yīng)正確深刻領(lǐng)會科研檔案管理工作的重要作用，明確醫(yī)療檔案信息共享背景下科研檔案管理工作要求，在實踐中以多元化舉措全面提升科研檔案管理水平，不斷提升科研檔案信息資源的利用價值，為醫(yī)院科研事業(yè)和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展提供信息資源助力。
一、醫(yī)療檔案信息共享背景下科研檔案共享管理的重要作用概述
在醫(yī)療檔案信息共享背景下，科研檔案管理者應(yīng)基于醫(yī)院檔案工作發(fā)展實際，積極推動科研檔案共享管理工作開展，既可以大幅度提升醫(yī)院科研檔案信息資源利用價值，又可以為高質(zhì)高效地開展科研項目提供信息支撐，以此推動醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化、信息化發(fā)展。1.有效控制醫(yī)療科研成本醫(yī)療科研項目的有序進行，可以實現(xiàn)醫(yī)療科研檔案信息共享目標，進而可以為醫(yī)療科研人員展開科研工作提供大量有價值的文獻資源和檔案信息資源支撐，且便于科研工作人員借鑒科研檔案資料中記錄的工作經(jīng)驗，有針對性地優(yōu)化科研工作，從而可以保障科研項目順利進行的同時，有效降低科研成本。在此過程中，醫(yī)療科研檔案信息資源利用率大幅度提升，對醫(yī)療科研事業(yè)的發(fā)展具有積極的促進作用。2.提高科研檔案資源利用率和價值醫(yī)療科研檔案信息資源的共享，可以為科研工作的優(yōu)化開展提供有價值的信息資源支撐，從而有利于醫(yī)療科研工作效率和質(zhì)量的全面提升，進而可以為醫(yī)院各項工作的高效率開展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，使醫(yī)療科研檔案信息資源的利用率和價值得以全面提高，最終有利于醫(yī)療科研工作的現(xiàn)代化發(fā)展。3.推動管理工作現(xiàn)代化發(fā)展醫(yī)療科研檔案管理工作的目的在于挖掘有價值的科研資料，為醫(yī)務(wù)人員臨床科研工作提供資源支持，進而整體提升醫(yī)院綜合服務(wù)水平。在當代網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境中，積極探索基于信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段的醫(yī)療科研檔案信息化共享管理模式，可以為醫(yī)療工作人員參與臨床科研工作提供大量有價值的信息參考，在提高科研檔案信息服務(wù)水平的同時，有利于科研檔案信息資源價值的提升，使得醫(yī)療科研工作能夠高質(zhì)量、有序進行，最終有利于全面提升醫(yī)療綜合服務(wù)水平。
二、醫(yī)療檔案信息共享背景下科研檔案管理現(xiàn)狀問題分析
信息網(wǎng)絡(luò)時代，醫(yī)療檔案信息共享是實現(xiàn)檔案資源利用價值增值和檔案管理水平提升的主流趨勢，對醫(yī)療檔案管理工作的開展產(chǎn)生了重大影響。事實上，當下的醫(yī)療科研檔案管理工作中信息共享存在諸多缺陷和不足，使得科研檔案信息資源價值增值難以成為現(xiàn)實，總結(jié)醫(yī)療科研檔案管理現(xiàn)狀問題，集中體現(xiàn)在以下幾個方面：1.信息化建設(shè)落后于醫(yī)療技術(shù)發(fā)展在科技發(fā)展支持下，醫(yī)療技術(shù)成果日新月異，尤其是信息化技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等普及應(yīng)用在醫(yī)療衛(wèi)生領(lǐng)域，為醫(yī)療科研檔案信息資源共享和高效傳遞創(chuàng)造了良好的技術(shù)環(huán)境。但不可否認的是大部分中小型醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)在檔案數(shù)字化建設(shè)工作方面，建設(shè)成效不高，即使在醫(yī)療科研檔案管理領(lǐng)域引進信息化技術(shù)手段，也由于檔案管理人員缺乏先進的檔案管理理念，沒有正確深入地認識信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域中應(yīng)用的積極作用，使得其在科研檔案管理工作中對信息技術(shù)發(fā)展思想觀念僵化，觀念守舊，不利于醫(yī)療科研檔案信息化建設(shè)水平的提升。在醫(yī)療檔案信息共享背景下，醫(yī)療技術(shù)水平的提高與醫(yī)療科研成果的支持密切相關(guān)，一旦在信息化環(huán)境中沒有加快推進醫(yī)療檔案管理信息化建設(shè)，單純憑借紙質(zhì)科研檔案，顯然難以實現(xiàn)醫(yī)療科研信息資源的高度共享，直接影響科研成果轉(zhuǎn)化的同時，對醫(yī)療技術(shù)的進步與創(chuàng)新極為不利。2.科研檔案缺乏規(guī)范性科研項目活動是醫(yī)療機構(gòu)的重要工作之一，與醫(yī)療技術(shù)水平提升密切相關(guān)，始終在醫(yī)療臨床經(jīng)驗總結(jié)、醫(yī)療技術(shù)創(chuàng)新、推動醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)發(fā)展等方面發(fā)揮著重要作用。因此，醫(yī)療科研檔案管理標準化和規(guī)范化發(fā)展的重要性是不言而喻的，原因在于缺乏規(guī)范性的科研檔案管理，不僅會影響科研工作的有序進行，還會對科研成果的轉(zhuǎn)化產(chǎn)生不利影響，最終會影響醫(yī)療技術(shù)水平的提升。事實上，當前我國醫(yī)療科研檔案管理存在諸多缺陷和不足，其中科研檔案缺失規(guī)范性是突出問題之一，主要原因在于相關(guān)醫(yī)療機構(gòu)在運營中一味重視科研工作，片面地認為科研工作是提高醫(yī)療技術(shù)水平的重要手段，但科研檔案工作只是簡單記錄科研工作內(nèi)容，缺乏實用價值，這使得相關(guān)醫(yī)療機構(gòu)在科研檔案管理工作中，未能嚴格按照要求來規(guī)范做好科研檔案收集與整理工作，從而出現(xiàn)科研檔案資料收集不完整，科研檔案信息失真等問題，難以提高科研成果準確性的同時，使得科研成果喪失了利用價值，還會影響科研檔案信息資源的后續(xù)利用，最終影響醫(yī)療技術(shù)水平的提升，不利于我國醫(yī)療事業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展。3.科研檔案管理人員業(yè)務(wù)能力和素養(yǎng)有待提高現(xiàn)階段，醫(yī)療科研檔案管理人員的素質(zhì)存在一定的差異性，集中體現(xiàn)在科研檔案管理業(yè)務(wù)能力和素養(yǎng)等方面，使得醫(yī)療科研檔案管理工作難以高質(zhì)高效開展。與此同時，科研檔案管理人員由于缺乏相應(yīng)的業(yè)務(wù)能力和素養(yǎng)，在具體的工作中未能嚴格按照規(guī)范要求來展開科研檔案管理工作，使得科研檔案管理工作缺乏質(zhì)量和效率，難以發(fā)揮科研檔案信息資源的利用價值。不僅如此，當前從事醫(yī)療科研檔案管理工作的人員，絕大部分是兼職人員，并非專業(yè)領(lǐng)域出身，從而存在巨大的人員流動問題，難以全面了解醫(yī)療科研檔案，且無法建立穩(wěn)定性高、綜合素質(zhì)高的檔案管理隊伍，直接影響科研檔案管理水平。此外，由于相關(guān)醫(yī)療機構(gòu)缺乏穩(wěn)定性高的專業(yè)檔案管理隊伍，不僅難以解決醫(yī)療檔案管理中的具體問題，還難以在科研檔案管理理念上與時俱進，與新時代科研檔案管理事業(yè)發(fā)展觀念相悖，最終會影響科研檔案管理質(zhì)量和效率，不利于科研檔案信息資源價值的充分發(fā)揮。
三、基于醫(yī)療檔案信息共享背景下的科研檔案管理對策分析
如前所述，在醫(yī)療科研檔案信息共享背景下，醫(yī)療科研檔案管理工作存在一定的缺陷，集中體現(xiàn)在信息化建設(shè)水平不高、檔案管理人員缺乏較高的綜合素質(zhì)等，不利于醫(yī)療科研檔案信息資源價值的充分發(fā)揮。因此，相關(guān)醫(yī)療機構(gòu)應(yīng)基于醫(yī)療檔案信息共享對科研檔案管理工作的具體要求，并立足于科研檔案管理實際，從建設(shè)高效信息化平臺、加強監(jiān)督、規(guī)范化管理科研檔案等方面入手，不斷提高醫(yī)療科研檔案管理效率和質(zhì)量。1.建設(shè)高效的科研檔案管理信息化平臺在醫(yī)療衛(wèi)生領(lǐng)域，科研檔案管理工作高質(zhì)高效開展，以及信息化建設(shè)進程的加快推進，都需要醫(yī)療機構(gòu)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理者的高度重視和支持。因此，醫(yī)療領(lǐng)域的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該在思想層面重新認識科研檔案管理信息化建設(shè)的重要性，在深入理解科研檔案管理信息化建設(shè)優(yōu)勢的基礎(chǔ)上，立足于醫(yī)療機構(gòu)發(fā)展實際，基于醫(yī)療機構(gòu)長遠發(fā)展目標、醫(yī)療檔案信息共享等，重視信息化管理系統(tǒng)建設(shè)，進一步加強信息化平臺建設(shè)，并要將科研檔案管理工作納入醫(yī)療機構(gòu)常態(tài)化管理工作范疇，不斷提高科研檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量和效率。在實踐中，相關(guān)醫(yī)療機構(gòu)應(yīng)基于醫(yī)療科研檔案特點建立高效的信息化管理平臺，并要同步配套建設(shè)軟硬件設(shè)施。在硬件方面，相關(guān)醫(yī)療機構(gòu)應(yīng)配套完善的相關(guān)存儲和交流設(shè)備。在軟件方面，相關(guān)醫(yī)療機構(gòu)應(yīng)建立開發(fā)高效率的網(wǎng)絡(luò)軟件支撐平臺，并要結(jié)合醫(yī)療科研檔案事業(yè)發(fā)展需求，開發(fā)系統(tǒng)功能完善的軟件，具體包括操作、管理等軟件。通過完善建設(shè)科研檔案管理軟硬件設(shè)備設(shè)施，助力提升科研檔案管理信息化平臺的專業(yè)性和應(yīng)用性，為醫(yī)療科研工作高效開展提供豐富的資源，切實提高醫(yī)療檔案信息的共享程度，彰顯科研檔案管理工作的價值，推動科研檔案事業(yè)健康、長遠發(fā)展。此外，在科研檔案管理信息化平臺建設(shè)與應(yīng)用的大前提下，可以快速推動新醫(yī)療成果及醫(yī)療技術(shù)在更大范圍內(nèi)推廣應(yīng)用，不斷提升科技轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的速度，以此提高科研成果利用率，從而既有利于醫(yī)療科研檔案事業(yè)的發(fā)展，又有利于醫(yī)療行業(yè)整體技術(shù)水平的提升。2.實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化科研檔案管理規(guī)范化是醫(yī)療科研檔案信息高度共享，并充分發(fā)揮科研檔案信息資源價值的重要保障和基礎(chǔ)。針對當前醫(yī)療科研檔案管理缺乏規(guī)范性的實際問題，應(yīng)加強多方監(jiān)督，實現(xiàn)科研檔案管理的規(guī)范化。首先，以時展和醫(yī)療檔案信息共享要求為立足點，牢固樹立科研檔案價值最大化的管理意識和觀念，加快推進科研檔案數(shù)字化建設(shè)，不斷完善新形勢下科研檔案歸檔范圍、構(gòu)成要件等系統(tǒng)建設(shè)，使得科研檔案應(yīng)歸盡歸，以此保證科研檔案的完整性和準確性，進而為科研檔案后續(xù)利用創(chuàng)造良好的條件，有效提高科研檔案信息資源利用率。其次，以科研檔案信息共享平臺為基礎(chǔ)，實現(xiàn)科研檔案的全面公開、透明，鼓勵科研檔案信息交流與利用。最后，加強科研部門與檔案管理部門之間的合作與交流，明確責(zé)任。針對醫(yī)療科研部門，在開展科研活動的過程中，還要重視科研檔案資料的收集與整理，旨在保障科研檔案資料的完整性、真實性。科研檔案管理部門應(yīng)在科研項目進行中，采取定期和不定期相結(jié)合方式，抽查科研文件資料，一方面可以有效把控科研檔案資料的完整性和準確性，另一方面可以及時發(fā)現(xiàn)并指出科研檔案工作中的缺陷和不足，便于科研部門和檔案管理部門共同確?？蒲袡n案工作的規(guī)范性，進而為醫(yī)療科研檔案信息的高度共享提供支持，最終為科研檔案事業(yè)的健康、長遠發(fā)展夯實基礎(chǔ)。3.創(chuàng)新科研檔案管理，提高科研檔案信息資源利用率首先，相關(guān)醫(yī)療機構(gòu)要積極創(chuàng)新科研檔案管理信息化平臺，以傳統(tǒng)科研檔案管理功能為基礎(chǔ)，深入開發(fā)科研檔案管理利用價值，建立多樣化科研檔案信息數(shù)據(jù)庫，完整呈現(xiàn)科研項目數(shù)據(jù)、成果和科研過程信息等，并要在數(shù)字化檔案資源的支持下，提供便捷且多元化的檔案信息查閱服務(wù)。其次，創(chuàng)新和豐富科研檔案利用模式?？蒲袡n案信息資源的多樣化，使得科研檔案信息資源具有海量化的特征，只有加強科研檔案信息的多元化處理，才能為相關(guān)醫(yī)療機構(gòu)今后科研項目的高效開展提供大量信息資源，最終有利于科研事業(yè)的發(fā)展，并有利于科研檔案信息資源利用率的提高。最后，拓展科研檔案應(yīng)用范圍。醫(yī)療科研檔案應(yīng)用價值集中體現(xiàn)在提升醫(yī)療技術(shù)水平、提升醫(yī)療服務(wù)水平、醫(yī)校教學(xué)實踐等方面，這要求積極科研檔案管理部門積極創(chuàng)新科研檔案管理，切實發(fā)揮科研檔案信息利用價值，最大限度提高科研檔案信息資源利用率。4.基于醫(yī)療檔案信息要求來提升檔案管理人員綜合素養(yǎng)相關(guān)醫(yī)療機構(gòu)要想提高科研檔案管理水平，應(yīng)強調(diào)信息化優(yōu)勢在科研檔案管理中的充分發(fā)揮，為醫(yī)療科研人員提供更加全面且準確的科研信息資源，這無形中對科研檔案管理人員的綜合素養(yǎng)提出了更高的要求。因此，相關(guān)醫(yī)療機構(gòu)應(yīng)對科研檔案管理人員進行系統(tǒng)且全面的針對性培訓(xùn)，具體包括計算機、部門交流與協(xié)作、檔案業(yè)務(wù)等培訓(xùn)，以期通過專業(yè)且深度的針對性培訓(xùn)，持續(xù)提高科研檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使其綜合素質(zhì)滿足于醫(yī)療檔案信息共享背景下的科研檔案管理工作需求，切實提高科研檔案管理水平，不斷提高科研檔案信息資源的利用率。
四、結(jié)語
綜上所述，在醫(yī)療檔案信息共享背景下，相關(guān)醫(yī)療科研檔案管理工作面臨新的高標準要求，要求正確認識科研檔案管理工作中的缺陷，積極從建設(shè)高效的科研檔案管理信息化平臺、實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化等方面入手，不斷提升科研檔案管理信息化水平，為科研檔案信息共享提供支持，有效提高科研檔案信息資源價值，推動醫(yī)療檔案事業(yè)和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)健康、持續(xù)發(fā)展。
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論文摘要:高?？蒲袡n案反映了一所大學(xué)的學(xué)術(shù)水平和實力?？茖W(xué)有序管理好科研檔案，充分挖掘其成果價值，有助于高校的持續(xù)發(fā)展和促進地方經(jīng)濟社會的進步。理清科研檔案管理的思路，將有利于更好地開展科研檔案管理工作。
科研檔案是人們在從事科學(xué)活動中形成的，并經(jīng)過一定整理的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式和載體的歷史記錄?？蒲袡n案管理工作是高校科研活動的基礎(chǔ)和真實記載，直接反映著一個高校的學(xué)術(shù)水平，是一所高校實力的憑證，對學(xué)校的教學(xué)和科研工作的可持續(xù)性發(fā)展起著重大作用。尤其是在高校體制改革和現(xiàn)代技術(shù)高速發(fā)展的今天，科技檔案在整個高校檔案中所占的比例也顯著增加，在學(xué)?？茖W(xué)管理中所處的地位也越來越重要。但是對于高校的科研檔案,能夠完整認識到它的作用的論述并不多。多年來,受到傳統(tǒng)觀點的影響,一般檔案工作者認為只有學(xué)校管理性的文件才能作為檔案管理,而對教師,尤其是個人自由獨立形成的學(xué)術(shù)著作、手稿等不夠重視,往往把它們排斥在檔案管理之外,致使高校的科研檔案比較蒼白、貧乏,這是目前高校檔案管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié)。這顯然是與信息化時代對信息資料的大量需求相違背的。因此,國家科學(xué)技術(shù)委員會、國家檔案局1987年頒發(fā)了《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》,對科研檔案的歸檔與管理進行了有效的規(guī)范。如何加強科研檔案的管理是擺在科研檔案管理工作者面前的重要課題，本文就高?？蒲芯C合交稿日期：檔案的管理進行思考和探討。
一、高校科研檔案歸檔范圍需要重新界定
界定科研檔案的歸檔范圍之前,首先需要確定高校學(xué)術(shù)檔案歸檔范圍的原則。筆者認為應(yīng)堅持成果性和記錄性并舉?？蒲袡n案工作主要利用科學(xué)技術(shù)研究檔案的成果,“有利用價值”是保存它的重要原因和主要依據(jù)。因此,必須堅持科研檔案的成果性。而科研檔案的記錄性強調(diào)其完整性、憑證性,有些科研檔案或許沒有成果性和利用價值,但是它反映了學(xué)?？茖W(xué)技術(shù)研究發(fā)展的現(xiàn)狀和歷史,這些檔案也應(yīng)當妥善保存。因此,在確定學(xué)術(shù)檔案的歸檔范圍時,一定要兩者兼顧,堅持雙重性質(zhì)并舉?？蒲袡n案的具體歸檔范圍應(yīng)包括以下內(nèi)容:
（一）科研項目檔案
科研項目材料檔案是探索科研規(guī)律的實踐活動的直接記錄。主要包括：科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務(wù)書、項目計劃書、委托書、開題報告、調(diào)研報告、方案論證和協(xié)議等材料；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關(guān)文件材料；總結(jié)鑒定驗收階段中的工作總結(jié)、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術(shù)鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。
（二）科研文書檔案
科研文書檔案是科研管理活動的直接記錄，包括科研發(fā)展、總結(jié)、學(xué)校制定和上級管理部門下發(fā)的科研管理文件和課題管理、成果管理等專項管理活動中形成的管理性科研文件材料。這部分檔案是進行科學(xué)決策、計劃、組織、控制等基本管理職能和有計劃、有目的、有條不紊進行項目申報、成果評獎及科研管理經(jīng)驗總結(jié)的依據(jù)，也是科研檔案的重要部分，對科研管理工作起到很好的指導(dǎo)作用。
（三）科研成果檔案
主要包括科研年度統(tǒng)計表、教師公開發(fā)表的學(xué)術(shù)論文和編寫的學(xué)術(shù)著作、獲獎成果和證書、專利和技術(shù)轉(zhuǎn)讓資料等?？蒲谐晒亩嗌偈歉咝？蒲袑嵙Υ笮〉囊罁?jù)之一，因此，科研成果檔案的管理在科研管理中也占有重要位置。
二、高校科研檔案管理工作存在的問題及原因
（一）高?？蒲袡n案收集不齊全。原因是：多數(shù)科研人員在科研過程中，重視科學(xué)研究實踐活動，重視科研成果的與獲獎，輕視科研檔案資料的平時累積工作，認為這是檔案部門的事，與己無關(guān)。
（二）高?？蒲腥藛T檔案意識缺乏。他們認為自己的科研成果為什么一定要歸檔，放到檔案室不如放在自己身邊使用起來方便，于是以關(guān)鍵技術(shù)資料保密為借口，在科研過程中或科技成果獎勵后應(yīng)歸檔的資料不愿上交或找理由不主動上交。
（三）高?？蒲袡n案制度不健全?？蒲袡n案的歸檔工作缺乏系統(tǒng)、完整的制度保證，不能做到上、下集中統(tǒng)一管理。高校檔案管理沒有真正實行“三納入”、“四同步”制度，在科研檔案管理工作方面缺乏行之有效的制約手段，致使高校科研歸檔管理工作處于失控狀態(tài)。
（四）高?？蒲袡n案重心偏離。在高校科研檔案中，紙質(zhì)材料多、電子檔案少，傳統(tǒng)簡易設(shè)備多，現(xiàn)代化管理工具少，不能有效地開發(fā)和利用高?？蒲袡n案材料。
鑒于此，高?？蒲袡n案中出現(xiàn)了“四多四少”現(xiàn)象，即一般性技術(shù)材料多，關(guān)鍵性技術(shù)材料少；鑒定、審批性材料多，工藝技術(shù)性材料少；文字材料多，光盤、磁盤、圖表、照片、錄像材料少；復(fù)印件多，原件少。這些問題嚴重影響了高?？蒲袡n案的收集和管理工作以及高校科研檔案自身價值的發(fā)展和信息資源的開發(fā)利用。
三、對加強高?？蒲袡n案管理工作的幾點見解
（一）建立科學(xué)管理制度，理順科研檔案歸檔程序。科研檔案是科研課題科技成果研究的全過程的反映，但又不僅僅局限于某一項科研課題、某一項成果，它是課題及成果之間、學(xué)科之間的綜合反映，因而就形成了科研檔案的四個特點：專業(yè)性、系統(tǒng)性、集體性、和階段性。為了規(guī)范科研檔案管理工作，就必須遵循國務(wù)院的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》規(guī)定的“完整、明確、系統(tǒng)、安全和有效利用要求”歸檔。避免可能造成大量科研檔案材料零散在外現(xiàn)象的出現(xiàn)。為此，必須把科研檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結(jié)合起來，走實現(xiàn)科研工作與科研建檔工作兩者協(xié)調(diào)發(fā)展的道路，建立合理的歸檔程序，掌握科研檔案管理工作的規(guī)律，保證高校科研檔案的準確、完整、系統(tǒng)，最終使高校科研檔案工作走上科學(xué)化、規(guī)范化的軌道，達到提高科研檔案歸檔的質(zhì)量和效率。（二）加強重點、重大科研項目的檔案管理。重大、重點項目及高級別獲獎成果最能反映一所高校的科研能力。重點、重大科研項目的研究時間較長，往往有一些階段性成果，每一階段中肯定有技術(shù)進步和新的成果，這些檔案材料既是學(xué)校的歷史見證，又是新技術(shù)、新創(chuàng)新的基礎(chǔ)。因此對重點、重大科研項目應(yīng)從立項起就實行課題組預(yù)立卷歸檔，然后每個階段產(chǎn)生的技術(shù)進步、最新成果、新立項的子課題份年度補倉到科研檔案中去，以免遺漏，這對項目研究人員、學(xué)校和國家都有重大意義。
（三）提高高?？蒲腥藛T的科研檔案歸檔意識。科研人員是科研檔案形成的主體，科研人員檔案意識的提高，將會使高校科研檔案的管理走上規(guī)范化、科學(xué)化的良性循環(huán)軌道，將會使高?？蒲袡n案管理工作邁上一個新的臺階。
（四）推廣科研檔案的開發(fā)利用。美國檔案學(xué)家謝倫伯格認為:“檔案部門進行各種努力的目的,就是把有價值的文件保存下來,并使它可供利用?！币虼?科研檔案管理的工作要考慮其開發(fā)利用問題?！皺n案的開發(fā)利用是企事業(yè)單位管理水平的一面鏡子。”目前的檔案查閱仍停留在傳統(tǒng)的手工層面上,游離于先進的信息技術(shù)之外,主要是靠手工翻閱檔案目錄,查閱起來既耽誤時間,又浪費人力。盡管目前多數(shù)高校科研檔案已開始使用計算機等信息設(shè)備,但使用范圍仍局限于文檔目錄著入,檔案利用的無紙化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化程度不高。這種檔案管理工作的滯后,嚴重影響了科研檔案的利用效率。因此,要充分利用和發(fā)揮檔案網(wǎng)站的作用,使相關(guān)網(wǎng)站成為有效開發(fā)利用科研檔案的窗口。
同時,高校的科研檔案保管的是一批學(xué)者和科研人員的學(xué)術(shù)成果,它是體力和腦力勞動的結(jié)晶,包含著一定的知識產(chǎn)權(quán)。這就決定了高校科研檔案開發(fā)利用的特殊性,在對高?？蒲袡n案的利用中,一定要注意尊重別人的勞動與知識產(chǎn)權(quán),學(xué)會正確地利用科研檔案,以避免有意或無意地造成侵權(quán)的后果。
為在實際利用中避免侵犯作者的知識產(chǎn)權(quán),可進行這樣幾項工作:
(1)對科研檔案中享有著作權(quán)的作品,在卷內(nèi)目錄上打上明顯的著作權(quán)目錄標記,以提醒利用者注意。
(2)對科研檔案中有著作權(quán)的作品應(yīng)限制在合理的范圍之內(nèi)利用。
(3)在利用有著作權(quán)保護的學(xué)術(shù)檔案時,使用者如不是在合理的范圍之內(nèi)利用,應(yīng)與著作權(quán)所有者簽訂著作權(quán)許可使用證,或征得本人的同意。
總之，要通過多渠道，采取各種方法加大科研檔案工作的宣傳力度，增強高?？萍既藛T的檔案意識，做好高校科研檔案的平時收集、整理、開發(fā)利用等檔案管理工作，提高高?？蒲袡n案的現(xiàn)代化管理水平，讓高校科研檔案為高?？蒲泄ぷ髟俪龀晒l(fā)揮應(yīng)用的積極作用。
參考文獻：
1、關(guān)月英.高?？蒲袡n案管理工作初探[J].新疆醫(yī)科大學(xué)學(xué)報，2007.10.30（10）
【關(guān)鍵詞】科研項目；檔案管理；紙質(zhì)檔案；電子檔案；整合利用
改革開放以來，隨著中國的迅速發(fā)展，科研項目中的檔案整理工作也越來越多?？蒲许椖浚撮_展科學(xué)技術(shù)研究的一系列獨特的、復(fù)雜的并相互關(guān)聯(lián)的活動，這些活動有著一個明確的目標或目的，必須在特定的時間、預(yù)算、資源限定內(nèi)，依據(jù)規(guī)范完成。在現(xiàn)實生活中，紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能完全滿足時代的需求，電子檔案在科研項目檔案管理中已經(jīng)占據(jù)重要地位，電子檔案具有簡便、省時、易攜帶等特點，已經(jīng)逐漸取代紙質(zhì)檔案而存在。但是，任何事物都有兩面性，我們要客觀地對待每一件事以及每一個事物，客觀面對紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)缺點，并適當對其加以利用。
一、電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點
（一）電子檔案的優(yōu)缺點。隨著當代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，許多行業(yè)隨之進入了全新的時代。當代的各行各業(yè)以及生活中處處離不開科學(xué)技術(shù)的滲入。檔案管理工作也有了全新的發(fā)展。在信息發(fā)展迅猛的今天，無論是在人們的日常生活中、事業(yè)中，還是在社會交流與國際聯(lián)系中，互聯(lián)網(wǎng)都發(fā)揮著巨大的作用。在科研項目管理中，電子檔案緊緊依賴于計算機而存在，因此電子檔案的優(yōu)勢顯而易見，且其記憶速度和運算速度高達數(shù)億次每秒。能夠大大縮短查閱資料上浪費的時間，優(yōu)化了資源檢索過程。電子檔案具有存儲時間長、存儲容量大、儲存困難等特點。在科研項目中，電子檔案可對檔案資料進行長時間的儲存，科研檔案在科研管理活動中具有重大意義，它不僅能夠有效地記錄過去的科研成果以及過程，而且對于今后的科研計劃、科研政策的制定具有重要的參考價值。因此，電子檔案長時間的儲存功能顯得格外重要且必不可少。此外，電子檔案還能利用計算機的特殊功能對科研項目中的文字、圖形、表格等各種形式的載體進行原件保存。但是，電子檔案儲存難度大，因其對計算機的依賴性強，一旦計算機受到病毒等的侵害，就會造成不可恢復(fù)性的損失，這不僅會對科研項目中的檔案管理工作造成危害，還會間接影響到科研項目的成果。總而言之，電子檔案的便利性，給人類的生活帶來了巨大的收益，電子檔案的存儲地址一般在電腦上，不占空間，甚至僅需要一張光盤就可以儲存所需信息，存儲量大且運算和記憶速度已經(jīng)達到數(shù)億次每秒，與人共享方便，可通過筆記本U盤等隨身攜帶，可節(jié)約大量時間，最大程度地發(fā)揮其共享他人資源的優(yōu)勢。除此之外，電子檔案可以長時間保存相關(guān)信息，不會隨時間的延長造成資源的磨損或毀壞，人們可以快速查閱期望得到的信息。在這個信息全球化的社會，只有充分發(fā)揮高科技的作用，才能高效地與世界接軌，獲得全球最新信息，完成信息全球化交流，促進自身產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。電子檔案管理利弊并存，均不可忽視，電子檔案需要注意的事項主要表現(xiàn)在構(gòu)建、儲存、保護、防丟失等方面。其一，在電子檔案構(gòu)建的同時，相關(guān)工作人員要建立妥善的資料格式，以達到資料的完整與完備性。其二，電子檔案的儲存是關(guān)鍵步驟，相關(guān)工作人員要牢記資料的儲存路徑及位置，不可因自身原因造成丟失等嚴重后果。電子檔案的最大缺點即存儲信息的安全性受到嚴重威脅，當今社會科技發(fā)展迅速，電腦黑客的手段也是越來越高明，許多機密性文件可能因為黑客的侵入而造成嚴重的更改或是毀滅。因此。想要保證電子檔案的安全以及不被侵入，就要嚴格做好防盜措施，設(shè)立嚴密的防盜網(wǎng)絡(luò)，保護電子檔案完整不被侵害。
（二）紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點?？蒲许椖恐械臋n案管理仍然離不開紙質(zhì)檔案的幫助，科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務(wù)書、項目計劃書、委托書、開題報告、調(diào)研報告、方案論證和協(xié)議等材料都離不開紙質(zhì)檔案的使用。大量的紙質(zhì)檔案在人工查閱時可以加入電子檔案元素，利用電子檔案的便利性對紙質(zhì)檔案進行編碼和記錄，通過檢索號就可快速獲得科研項目檔案管理中的紙質(zhì)檔案。除此之外，在書寫上，紙質(zhì)檔案能夠直觀、簡明地表現(xiàn)出其簡單性，以及在閱讀方面的便利性。與電子檔案相比，紙質(zhì)檔案保存安全，不易丟失，可蓋印章、按手印、簽字，具備一定的法律效力，而沒有當事人的電子檔案不具備法律效力。但其缺點也不可避免，紙質(zhì)檔案占據(jù)空間，查閱不便，整理麻煩，而且容易磨損和損壞。因此，對于紙質(zhì)檔案的廣泛使用，需要對其紙質(zhì)進行篩選，并且妥善保存、管理。
二、電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合與利用
（一）兩者相融相合的必要性。電子檔案的發(fā)展促進了紙質(zhì)檔案的進一步發(fā)展，同時，由于電子檔案的產(chǎn)生也進一步代替紙質(zhì)檔案而存在，電子檔案不僅可以減少人力物力的消耗，還可以減少金錢的浪費，不僅能夠簡化紙質(zhì)檔案管理，還能夠高效地實現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化，使得科研項目的完成更加高效。在電子檔案和紙質(zhì)檔案的相互轉(zhuǎn)化關(guān)系中，相關(guān)工作人員要充分發(fā)揮電子檔案和紙質(zhì)檔案各自的優(yōu)勢，對于紙質(zhì)檔案應(yīng)加以妥善保存，同時建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的聯(lián)系，使得只要輸入有效關(guān)鍵字就可以準確無誤地對紙質(zhì)檔案進行搜索。就科研項目的長遠發(fā)展來看，電子檔案永遠無法完全取代紙質(zhì)檔案的位置。因此，在科研項目檔案管理工作中，電子檔案與紙質(zhì)檔案必將共同發(fā)展，只有將電子檔案和紙質(zhì)檔案進行合理的整合利用，并建立雙向聯(lián)系，電子檔案為紙質(zhì)檔案梳理位置及信息，紙質(zhì)檔案為電子檔案提供有效庫存和檔案內(nèi)容。兩者相輔相成，共同發(fā)展，不僅可以發(fā)揮各自的最大優(yōu)勢，還能有效地提高工作效率，進一步加強和改進科研項目檔案管理工作，更好地為科研單位的持續(xù)健康發(fā)展服務(wù)。
（二）電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合利用?？蒲许椖坎牧蠙n案是探索科研規(guī)律的實踐活動的直接記錄。主要包括：科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務(wù)書、項目計劃書、委托書、開題報告、調(diào)研報告、方案論證和協(xié)議等材料；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關(guān)文件材料；總結(jié)鑒定驗收階段中的工作總結(jié)、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術(shù)鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。只有綜合利用電子與紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點才能有效完成科研項目的檔案管理工作。電子檔案、紙質(zhì)檔案兩者的優(yōu)缺點特征明顯，因此在科研項目檔案管理工作中應(yīng)盡量結(jié)合兩者優(yōu)缺點整合利用過程，相關(guān)人員要盡最大努力對檔案的優(yōu)點加以最大程度地利用，而對于其缺點，要盡量避免，實現(xiàn)兩方面優(yōu)勢互補，為科研項目檔案管理工作提供有利保障條件。兩者之間要揚長避短，共同作用才能發(fā)揮更大的優(yōu)勢。例如電子檔案在檔案管理工作中不僅具有高效性，還具有科學(xué)性，其在科技方面的優(yōu)勢不容忽視，因此要加以重視，而紙質(zhì)檔案在簽約、簽字、印章等方面具有相當?shù)姆尚Я?，此方面不可替代的?yōu)勢要加以保留。將兩者的優(yōu)勢結(jié)合起來，必然能夠使檔案管理工作的效率進一步得到優(yōu)化。
三、結(jié)束語
在高速發(fā)展的信息時代，電子檔案管理已經(jīng)是檔案管理工作的發(fā)展趨勢，但每一項文化遺產(chǎn)必然有它不可取代的優(yōu)勢，因此電子檔案和紙質(zhì)檔案都是檔案管理的重要組成部分，兩者的整合利用與共同發(fā)展構(gòu)成了完整的檔案管理系統(tǒng)，檔案管理人員只有結(jié)合科研單位實際，積極探索檔案管理的新模式，有效地整合各類電子檔案和紙質(zhì)檔案，促進檔案管理工作進一步科學(xué)化、規(guī)范化，才能全面提升科研項目檔案管理工作水平。
【參考文獻】
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