時間：2023-06-25 16:10:18
引言：易發表網憑借豐富的文秘實踐，為您精心挑選了九篇檔案管理中的合同管理范例。如需獲取更多原創內容，可隨時聯系我們的客服老師。
（一）合同檔案管理工作不受企業重視
目前很多企業的領導重視業績高于一切，以為檔案管理就是結束工作后的收集資料，也沒有專設檔案部門，這種不重視企業檔案管理工作，沒有完善的合同管理制度，對于合同管理過程中出現的問題沒有及時認真的產生防范意識，導致部門和個人都沒有明確的崗位責任心，更加沒有監督和檢查合同檔案歸檔的完成情況，這就容易造成合同原件丟失，導致不必要的經濟損失。此外，現在的合同管理人員大多是兼職，不是專業的合同人員，他們對自己的工作性質存在認知偏差，缺乏對于合同管理工作的基本認識，他們的合同管理知識體系不完善，甚至沒有任何專業知識。正因為如此，他們在收集完檔案資料后，很少會及時歸納整理，經常會出現由于不及時歸檔合同資料導致的合同檔案整理工作混亂乃至停止的情況。除此之外，管理人員更換過于頻繁也是合同檔案管理工作錯誤頻發的原因之一。
（二）合同檔案資料收集困難
有效的合同包括當事人信息、標的、數量、質量、價款、履行方式、違約責任、解決爭議方法8要素，合同的起草、審核和履行更需要一連串的復雜環節。出于對自身利益的考慮，合作雙方所擬定的合同都有不同的側重點，各單位的下屬職能部門所擬定和承辦的合同內容也都存在差異。而為使合同能正常履行，需要所有責任方達成共識，并在合同上簽字，使合同產生法律效益。這使得合同檔案資料收集具有周期長，流程復雜等特點，增加了資料收集的困難性，和合同中途流失的風險，不利于部門開展合同收集工作。因此，在合同檔案的收集管理工作中，常會產生合同檔案收集中斷、或是意見不統一又要重復協商的情況，這使得合同檔案的完整性、及時性、規范性得不到有效保障。
（三）合同檔案管理工作不夠規范
大部分中小企業沒有完整的合同歸檔管理工作管理辦法，使得企業合同管理中，合同內容不完整成為了普遍?F象。有些合同承辦人沒有基本的合同法知識，法律知識體系不完善，也是導致合同內容不完整的原因之一。此外，合同格式的不規范，對合同檔案的質量也有影響，合同承辦人不盡責，缺乏責任心，在工作中經常會出現地址、數字、格式等可以避免的人為錯誤。在實際合同管理中，管理人員多會依照自已的思維和習慣來對合同檔案進行歸納和分類，沒有依托相應的合同管理專業制度，這會加重日后檢索的困難，使需要歸檔的合同檔案條目不清，難于整理。
2 企業檔案管理工作改進意見
（一）統一企業合同檔案的歸檔范圍和分類方法
合同檔案的分類整理說白了就是合同的分類整理，以項目建設企業為例，合同可以分為勘察、設計、設備采購、建安施工和監理等，在合同檔案的歸檔管理工作中，可以根據不同的合同種類，將合同歸檔分為勘察、設計、采購、建安工程、監理、技術服務和其他等。再將合同文件按照合同前期準備文件、合同簽訂文件、合同執行文件分成三個類型。
另外，檔案整理工作需要提高信息化水平，利用現代化的數據庫及信息索引技術可以使工作效率得到明顯提升。而信息化的前提就是統一合同文本格式、合同編碼原則和附件清單內容等信息。
（二）明確企業合同檔案的責任人和責任部門
根據《企業檔案工作規范》中的規定，本項目負責人和企業內負責本項目的各承辦或職能部門，有責任保證本項目或部門里的合同歸檔文件的完整性和系統性；項目文件形成者和企業內負責本項目的各承辦或職能部門，應負責收集合同文件，并對合同文件的完整性、準確性和成果質量負責；需要歸檔的合同文件由檔案室專職人員、承辦合同部門人員，同時負責整理和收集，并對其整理質量負責。
合同歸檔管理工作的好壞直接影響企業未來的發展，企業領導應重視合同檔案管理工作，制定切實可行的追責制度，將合同檔案管理職責明確到部門及崗位職責上去，明確獎懲制度，對于出現問題的部門及個人予以適當的懲罰，對于業績優秀的人員應予以嘉獎，以此來調動員工的主觀積極性，培養更多熱愛檔案事業的年輕人。
（三）加強合同歸檔管理人員專業技能培訓
企業管理人員應該定期給合同歸檔管理人員提供培訓，逐步完善員工的法律知識和合同管理知識，提高員工業務綜合水平。要求員工定期匯報工作情況，保證領導能夠及時發現檔案管理工作中存在的問題和隱患，提早解決。同時將績效管理制度引入合同檔案管理工作中，與獎金、晉級評定掛鉤，加強合同管理人員的崗位責任心和自信心，增強員工主觀能動性。此外，企業的合同歸檔管理人員應盡可能保持固定，培養專業人員，這樣能保證合同檔案歸檔工作的連續性。
合同管理人員本身也要積極提高自身綜合業務水平，把握原則，懂得斡旋，當不同的合作單位之間，企業各部門之間，特別是領導與項目負責人之間存在意見分歧時，要勤跑腿，多動嘴，按照主要領導的主張去溝通，在溝通中求大同存小異。其次要變被動服務為主動服務，將滿足用戶的需求擺在首位。
（一）電子文件檔案歸檔背景
隨著電子商務、互聯網等技術的發展，在21世紀的今天，產生的電子文件也越來越多，如何實現電子文件檔案的歸檔，也就是安全的移交到檔案館、電子文件信息不受損害，以及電子檔案的安全利用，是電子文件保護和使用的重要問題。目前，保護電子文件不被修改、盜竊、刪除的技術途徑主要是防火墻、存取權限控制、數據加密、數字水印、數字印章等①。
（二）3A安全技術的簡單介紹
認證：認證提供了對用戶的認證，通常采用用戶輸入輸入用戶名與密碼來進行權限審。
其原理是每個用戶都有一個唯一的權限獲得標準。由AAA服務器將用戶的標準同數據庫中每個用戶的標準一一核對。如果符合，那么對用戶認證通過。如果不符合，則拒絕提供網絡連接。
授權：比如，登陸系統后，用戶可能會執行一些命令來進行操作，這時，授權過程會檢測用戶是否擁有執行這些命令的權限。簡單而言，授權過程是一系列強迫策略的組合，包括：確定活動的種類或質量、資源或者用戶被允許的服務有哪些。授權過程發生在認證上下文中。一旦用戶通過了認證，他們也就被授予了相應的權限。
審計：這一過程將會計算用戶在連接過程中消耗的資源數目。這些資源包括連接時間或者用戶在連接過程中的收發流量等等。可以根據連接過程的統計日志以及用戶信息，還有授權控制、賬單、趨勢分析、資源利用以及容量計劃活動來執行帳戶過程。
驗證授權和帳戶由AAA服務器來提供。AAA服務器是一個能夠提供這三項服務的程序。當前同AAA服務器協作的網絡連接服務器接口是“遠程身份驗證撥入用戶服務 （RADIUS）”。
二、檢察系統中電子檔案歸檔安全性分析及不利因素
（一）影響電子檔案安全性的不利因素
1.缺乏集中統一的用戶身份認證機制
用戶身份認證是建立安全應用系統的第一道防線，各類業務系統和設備管理的用戶身份各自為政，互不相同，其認證的方式呈現多樣化，用戶登陸不同的業務系統可采用完全不同的登陸方式，管理員對于用戶的管理在后臺是分散的②。
2.缺乏集中統一的資源訪問授權機制
各種業務系統對于資源的授權訪問方式不同，資源訪問授權分散于各類業務系統中，缺乏集中的資源訪問授權，使得管理員對于配置細粒度資源訪問以及授權往往感到力不從心。
3.缺乏集中統一的日志審計機制
同樣，系統資源的訪問日志以及系統資源的關鍵操作審計信息也是分散的，使得管理員對于系統安全時間的分析和追中變得十分復雜。
而3A安全技術可以很好的從認證、授權和審計這三個方面解決上述問題。
（二）電子文件檔案歸檔的安全性分析
電子文件給檔案帶來了新的挑戰，包括容易被刪除和被篡改等問題。同時，產生的電子文件形式多樣，復雜，量多阱及建立文件的系統的快速變化都是不小的問題。當前，我國主要對電子文件的元數據歸檔，電子文件的存儲介質的安全保護和環境保護、電子文件存取訪問控制等技術進行了大量研究。然而，由于電子文件數量的急劇增加和檔案信息載體的多樣化.檔案保護理論與技術研究的范圍和重點正在逐步擴大，從廣義上來講，電子文件歸檔的信息安全保障的內容包括檔案信息內容安全、存儲安全、系統安全、網絡安全、利用安全和管理安全等③。基于以上原因，文章通過分析電子文件在移交歸檔與提供利用的安全需求和特點，在研究電子文件檔案的安全架構基礎上，提出一種運用XML技術.以數據安全為核心的具有真實性、完整性、可防篡改驗的電子文件歸檔的安全方案…，實現基于網絡的電子文件的安全移交，保證電子文件在移交過程中的真實性、完整性和安全性，以及實現電子文件檔案在提供利用時提供合法性的證明，從而達到電子文件移交與利用的立體式、多層次的網絡安全保障體系。
三、電子文件歸檔安全模式設計
上面從理論方面對解決檔案歸檔進行了介紹，接下來，將從簡單的模式設計思想方面來介紹如何運用3A技術在檔案歸檔中解決真實性、完整性和不可篡改性這三性問題。設計思想的主體是基于XML的安全模式。
（一）基于XML的電子文件檔案歸檔信息傳輸安全模式
整個模式可以劃分為三個階段：
第一階段：歸檔單位對歸檔信息的收集處理。
第二階段：檔案館對歸檔信息的存儲處理。
按照歸檔方式分為邏輯歸檔和物理歸檔兩類， 在歸檔信息收集過程中可分為歸檔文件與歸檔信息分離和歸檔信息封裝歸檔文件兩種形式進行。邏輯歸檔時，只將歸檔文件的相關信息生成傳輸信息； 而在物理歸檔時， 除了背景等相關信息外，在傳輸信息中還要將文件本身封裝進去，從而達到物理歸檔的目的④。
（二）XML文檔加密與解密
文檔加密/ 解密包括文檔加密、文件解密兩過程
1.XML文檔加密
（1）數字簽名。進行數字簽名過程是根據Head結點下的Signature結點信息，采用相應的簽名算法（如RSA、哈希算法等）進行數字簽名，然后將簽名后的信息值封裝入SignatureValue結點下，XML簽名標準給出了多種可用簽名算法。
（2）文檔信息加密。文檔加密算法可根據需要選擇，如DES，RSA等，也可根據需要應用不同的加密強度，其選擇是根據Head結點下Encryption結點中的信息。對要加密的結點其下的信息經過加密后封裝稱EncryptedData結點形式，加密后的信息存放在CipherValue結點下。
2.XML文檔解密
（1）數字簽名驗證。字簽名的目的是驗證文檔信息的發送者的合法性。在接收到文檔后，就是對Head結點中的Signature結點下的信息應用解密模塊進行數字簽名驗證。
（2）文檔信息解密。文檔的解密同樣根據Head結點中的Encryption結點信息，利用解密模塊對Body結點下的EncryptionData和FormatData結點下相應結點進行解密，得到文檔的還原體。
保證電子文件歸檔的真實性、完整性和有效性除了要制定相應的管理制度管理規范， 更為重要的要靠必要的技術手段，文章針對電子文件歸檔過程的真實、完整、有效，簡單提出了電子文件檔案歸檔的安全模式的構想，為即將建立電子文件檔案歸檔平臺打下了堅實的安全基礎。
注釋：
①李仕寶，許寧，蔡彥虹.電子文件歸檔與電子檔案管理初探[J].農 業科技管理，2005，24（5）：41-43.
②壬萍國.外電子文件檔案長期存取技術追蹤[J].情報科學，2002，20（2）：213-215.
【關鍵詞】檔案管理信息系統 院校教學 設計開發
21世紀，計算機技術的應用日漸廣泛，借助其強大的數據歸納、處置功能，能夠實現許多繁雜數據的妥善處理，將其應用于院校的檔案管理中，能夠極大的提高管理的效率和質量。隨著技術應用的優勢逐漸體現，檔案管理信息系統成為各高等院校著力設計和開發的重要系統，對高校檔案管理的發展起到無可取代的推動作用。
1 院校教學檔案的基本內容
教學檔案是高校在進行教W活動中形成的檔案資料，包括文字、圖表、音頻、視頻等，是高校發展的縮影，具有極高的紀念和參考價值。按照檔案的內容分類，院校的教學檔案大致分為以下幾類：
1.1 文件、規定等政策性資料
該類別涵蓋上級教育主管部門、學校、學院等下達的各類與教學活動相關的文件、規定，是對教學活動進行框架搭建、完善，制度體系理順和重、難點問題處置的重要資料，應該將其作為重要的檔案內容進行妥善的整理、歸檔。
1.2 教學大綱、培養目標等實踐性資料
這是對教學的文件、規定的細化和落實，包括具體的教學培養目標、要求，專業設置和課程設計等。在此基礎上，還應該對專業教學的教材、老師備課的教案和教學評價等進行整理，形成歸檔資料。
1.3 學生名冊、成績等學生資料
學生作為教學活動的對象，其個人資料是極為重要的，是教學檔案的基礎構成。概況來說，包括學生的姓名、籍貫等基本信息，所學專業級課程學習情況，在校表現和畢業跟蹤等。是院校檢驗和反思自身教學質量的重要資料。
2 檔案管理信息系統的功能需求分析
2.1 海量數據高速處理
毋庸置疑，院校的檔案資料數據量是極為龐大的，且呈現顯著的逐年增長態勢，對信息系統的數據處理能力提出極高的要求，設計的檔案管理信息系統必須能夠快速存儲和處理海量的教學檔案，滿足院校對檔案管理工作的需要。
2.2 系統服務器虛擬化
伴隨這數據總量的增加，院校的檔案存儲所需要的計算機硬件的容量大幅提高，導致相關費用占據院校財政支出的較大比例，給院校的發展造成極為不利的影響。鑒于此，應該借助先進的云技術，通過系統服務器的虛擬化降低對系統硬件的要求，起到降本增效的目的。
2.3 多平臺高效利用
檔案管理信息系統的應用初衷在于提高檔案管理和利用的便捷性。所以，應該順應計算機終端的多元化發展潮流，構建計算機、手機等多種載體的檔案管理系統平臺，實現檔案的高效利用。
2.4 檔案管理安全防護
檔案管理信息系統是依托網絡構建的數字化檔案管理體系，受到檔案屬性和網絡特性的影響，系統的安全防護成為設計和開發的重點，應該設置相應的權限和訪問限制，對用戶進行分類和管理，以此提高檔案管理的安全水平。
3 院校教學檔案管理信息系統的功能架構
按照各自功能的差異，系統的功能架構分為三個層次，即平臺層、檔案管理層和業務規則模塊。
3.1 平臺層
所謂平臺層是指檔案管理信息系統的基本框架，包括管理系統的用戶界面、基本的功能按鈕和系統所能提供的基礎服務等。該層次是教學檔案管理信息系統的基礎所在，直接關系到系統的功能性。因此，必須重視該層次的設計和開發工作。
3.2 檔案管理層
檔案關聯信息系統是面向教師和學生的系統，理應包涵學生和教師兩部分內容，進行設計時，應該對檔案管理層進行分別設計，賦予不同的權限、功能和職能，確保用戶身份與檔案管理需求的相匹配。
3.3 業務規則模塊
該模塊是對檔案管理工作進行梳理和歸類，形成相應的數字檔案管理體系，實現檔案管理工作的信息化改進，形成體系齊全、架構合理的教學檔案管理分支。
4 檔案管理信息系統的設計與開發思路
4.1 系統設計與開發的軟硬件設施
硬件是支持系統設計與開發的基礎，應該根據院校的檔案管理的內容、數據量和功能需求進行謹慎選擇，確保功能與需求相適應。此外，還應該考慮系統未來升級的可能，注意其拓展性和兼容性。本系統打算采用B/S結構，前段頁面采用jsp技術開發，后臺程序基于Servlet+JavaBean技術及MySql數據庫，系統的最終目標是大部分數據顯示和操作都能再瀏覽器中完成，達到簡單易用，權限明確，穩定，方便維護，擴展性良好的特點。
4.2 檔案管理信息系統的設計與開發步驟
4.2.1 數據庫的構建
對于院校的檔案管理信息系統來說，數據庫是數據存儲、管理和調用的核心所在，應該高度重視，通過妥善的構建策略實現檔案資料的合理存儲。在進行設計時，首先對檔案數據庫的概念結構進行梳理，構建數據庫結構圖，之后進行數據模型的轉化，形成精練的邏輯結構，進而構建數據庫。
4.2.2 主界面的設計
主界面是系統面向用戶的主要內容，其設置的合理性和便捷性直接關系到用戶的使用體驗。一般來說，檔案管理信息系統的主界面采取菜單式設計，即在界面的左側和上方設計對應各功能的菜單，通過鼠標單擊即可完成相應功能菜單的調取，進而按照相應的指令進行操作完成檔案的管理、查詢等功能。
4.2.3 用戶管理
從用戶的賬號功能角度分析，用戶分為三類，一是教師、二是學生、三是管理員。進行設計時，應該確保管理員具備足夠的權限，對系統進行日常的維護，確保系統的正常運行。與此同時，應該給予教師、學生不同的功能權限，使其能夠有效利用檔案管理信息系統。
4.2.4 附屬功能的實現
在實際的檔案管理工作中，涉及到打印、復制等多項內容，這是檔案利用的主要途徑，系統在進行設計時應該考慮此問題，留設相應的打印、復制接口，從而實現檔案管理信息系統的打印、復制等附屬功能，提高系統利用的便捷性。
5 結束語
綜上，借助檔案管理信息系統實現院校教學資料的有效管理是社會發展的需要，能夠提高檔案管理的效率和質量，應得到院校的支持，實現系統的快速構建和應用完善，發揮信息化的優勢，推動數字化校園建設。
參考文獻
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[3]趙翔.檔案管理信息系統設計與開發[J].電腦編程技巧與維護，2013（24）：36-38.
各區（縣）勞動和社會保障局、各職業介紹服務中心：
為了做好按提前退休工種辦理退休工作，經研究，在本市職業介紹服務中心存檔的人員和檔案在街道的失業人員中，符合提前退休工種條件的，可以辦理退休。現將有關問題通知如下：
一、辦理在本市職業介紹服務中心存檔的人員和檔案在街道的失業人員按提前退休工種退休的有關工作，按照我局《關于嚴格按照國家規定辦理企業職工退休有關問題的通知》（京勞社養發〔1999〕63號）的有關規定執行。
二、上述人員辦理按提前退休工種退休時，個人提出申請由職業介紹服務中心或街道（鎮）勞動科按規定填寫《職工提前退休審批表》，報所在區、縣勞動和社會保障局審批。
三、各單位在審批時，要嚴格進行審查，以存檔前或失業前的檔案明確記載為準，后補的材料無效。
【關鍵詞】工程建設；合同管理；制度
1、合同的作用
在工程項目中，合同管理貫穿于工程的整個建設周期。在這個動態的管理過程中，只有在建設各方的共同合作下，才能確保進度管理目標得以實現。特別是大型的建設項目其建設規模大、投資多、周期長，參與建設單位間的關系復雜，這勢必導致在建設過程積累大量的、各式各樣的工程合同。工程合同的價值量和質量對企業尤其重要，直接影響企業建設工程施工全過程。作為衡量工程目標的主要依據，只有在確定工程的建設實施和合同管理同步進行的情況下，工程的竣工驗收才能有效進行，由此可見，工程的合同管理直接關系著項目能否順利開展竣工驗收工作，做好工程建設合同管理工作也就顯得十分重要了。它的作用主要體現在以下幾個方面：
1.1合同是安排項目施工的指導性文件
每一個建筑單位都應該建立的合同管理制度。在簽訂合同后，合同管理人員要對各級項目管理人員和各工作組負責人進行合同交底，對合同的主要內容做出解釋和說明，形成合同交底制度。工程的材料、設備應按合同約定的規格、數量、價格進行采購，工程的進度、質量等目標也需要根據合同要求組織施工，除此之外，項目部門還要根據工程合同中所規定的內容，進行工程施工組織、計劃、竣工結算的編制和報送。
1.2合同是進行索賠的依據
合同索賠主要包括以下內容：一是由于業主違約引起，主要指業主未按《示范文本》規定完成應該完成的工作，以及未能按時撥付預付款、工程款，拖延圖紙審批，拖延對承包方提出變更、索賠的答復等；二是由于工程項目本身變更引起，如工程量的變化、材料價格變化、現場簽證等；三是由施工條件和環境變化引起，如一周內連續停水，停電超過8h，連續大雨不能進行室外作業等。
1.3合同是控制工程成本和進行竣工結算的依據
合同簽訂后，該工程的預算成本就可確定下來。組建項目班子時，根據預算成本按照市場法則確定責任成本，確定工程的人工費、材料費、機械臺班費，及其它直接費和間接費等。項目經理組織施工時，首先可將以上費用分解到各分部、分項中去，其次可確定各崗位成本，一旦成本確定，就應合理用工、用料、控制人工費用、管理費用等，為節約工程開支、辦理工程結算打下基礎。
2、加強工程合同管理的措施
伴隨著工程設計、實施、竣工驗收、運行等階段工作的開展，各參建單位之間的關系越來越復雜，最終在管理層上會形成一些具有保存價值的記錄文件，它們的表現形式可以是多樣的，并同時是工程建設與管理工作中的重要內容。當前情勢下，很多工程合同管理工作卻表現出一定的落后性和低效性，很難滿足時代所賦予的新要求。為加強合同管理，提高合同質量，保證合同的全面履行，以提高合同的履約率、維護企業的合法權益和提高企業經濟效益，個人建議做好以下幾方面的工作：
2.1增強管理人員的檔案意識
做好工程合同的管理工作，意識是關鍵。首先要爭取項目經理部對合同管理工作的支持，把合同管理工作像抓進度、質量與成本控制那樣抓緊、抓好、抓牢。其次要增強合同管理人員的檔案意識，使他們知道自己承擔著歸檔的法律義務，以及依法利用合同檔案的權利。最后要說明的是，檔案意識是合同管理人員的最基本的素質與要求，對合同管理工作起著至關鍵性的作用，這也是做好工程合同管理工作的可靠基礎和基礎前提。
2.2建立完善的管理制度
企業必須建立一套完善的合同管理制度，才能保證合同管理工作順利進行。從項目的立項階段開始，工程建設就應該把竣工驗收的檔案管理工作與五大目標等同視之，設置相關的機構部門與管理人員，并構建一個完整的管理體系，專門負責工程項目竣工驗收階段的資料收集、整理和檔案管理工作。除此之外，還應建立一套可靠的管理方針和實施細則，使每個檔案管理人員都明確自己的管理職責，保證日常工作的規范，充分發揮工程合同在工程各個方面的作用。
2.3加強合同信息化建設
伴隨現代化科學技術的飛速發展，計算機網絡技術和新型載體的應用越來越廣泛，這這種趨勢下，傳統的檔案管理模式必將被淘汰，信息化的檔案管理模式也就呼之欲出了。因此，我們需要借助信息技術建立合同管理系統，如合同檔案庫、合同分析系統等。工程建設應該運用這點，充分利用先進的科學技術，開展檔案的信息化管理工作，并建立合同檔案數據庫，加快合同信息化建設的節奏，全面提升工程的檔案管理水平。
2.4加強專業知識的培訓
要想要做好工程合同的管理工作，對檔案管理人員素質、能力的培養不可或缺。因此，在工程合同管理工作中，管理人員既要懂得檔案管理的專業知識，全面了解合同的內容、特點、規律和方法，又要學習了解相關的管理法規，增強對工作崗位的責任心和使命感。由此可見，勢必要加強對現行合同管理專業知識的培訓工作，使工程從由始至終都規范化、標準化，增強工程管理的整體水平，保證工程資料的檔案質量。
2.5嚴格控制竣工驗收關
一般而言，工程在竣工驗收前，都會對工程合同進行專項驗收，一旦出現合同驗收不合格的情況，是不可以進行竣工驗收的。所以在工程竣工驗收過程中，工程合同的各級管理部門與相關工作人員一定要嚴格控制竣工驗收關，要仔細審查各類工程合同資料，保證竣工檔案的真實性與可靠性，盡可能地將工程合同應有的作用發揮出來。
3、結語
合同是企業安排施工、進行索賠、控制工程成本和進行竣工結算的依據，也為轉移風險提供可能。所以企業不僅要重視合同的簽訂過程，還應重視合同管理，加強相關法律法規的培訓與學習，提高制度建設水平，建立科學的合同管理體系。可見，加強合同管理更對合理確定和有效控制工程造價、提高投資效益有著重要意義。
參考文獻
[1]李幼琴.建設工程合同管理探析[J].企業技術開發,2007,26（6）：54-55．
關鍵詞：檔案管理；合同檔案；探討
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1673-8500（2013）03-0064-02
合同檔案記錄了企業在各類活動中與自然人、法人或其他組織就設立、變更、終止民事權利義務關系而形成的合同、協議、意向書及其過程。合同除具有一般檔案共性外，還有三個獨特的特點，就是憑證性、規范性和時效性。合同作為企業對外經營活動的憑證性依據，具有規范的形式要求和嚴格的時效屬性，規范的合同管理是維護企業合法權益的重要保障，而合同檔案形成經歷環節較復雜，材料多，參與人員廣、履行時間長，在管理過程中很容易造成疏漏。因此，如何規范合同材料收集、整理、歸檔、利用，使之成為保障企業合法利益的有力憑證和依據，如何使合同檔案更好地開發利用，是每個企業必須重視的課題。
一、健全規章制度，明確管理責任
合同及其輔證材料多而繁雜，合同管理也必須健全相關管理制度，明晰合同檔案管理責任，明確責任單位和責任人；目前企業的合同管理普遍是“誰主管誰負責、誰簽訂誰履行”，所以合同履行完畢后就保存在各個職能部門中。檔案管理部門對合同管理人員不提出歸檔要求，合同人員就不會主動將應歸檔合同材料整理向檔案管理部門歸檔，而合同檔案是企業維護經濟利益的重要法律依據，因此為保障企業合法權益，從制度上明確合同檔案的管理是做好合同檔案管理的關鍵。
在市場條件下，企業為實現一定的經濟目的，明確相互權利義務關系而簽訂的合同是民事合同，這種通過合同確立法律關系的行為是一種民事法律行為，由于合同這一特性決定了合同的主管部門為法律顧問部門。一般而言，合同管理都采用統一領導，分級管理的模式，企業法律顧問部門對一定金額以上的合同及重大合同進行審核備案，普通合同的簽訂法律顧問部門一般是會簽及目錄留底。在合同的管理流程中，合同檔案的歸檔是合同管理流程的閉環處理環節，合同管理主管部門應在合同管理制度中明確合同檔案的歸檔要求。檔案管理部門更要積極主動與法律顧問部門就企業經營管理實際情況明確合同檔案的歸檔范圍、歸檔要求，從制度上明確合同簽訂部門需對合同檔案管理負責，并指定專門人員跟蹤已簽訂合同收集、積累、整理和及時歸檔，企業合同檔案管理專責要做好統計、核查歸檔管理工作，在檔案管理制度上規范合同檔案的分類整編，使企業檔案管理形成橫向到邊、縱向到底的檔案網絡管理體系，保證檔案管理不留死角，確保合同檔案管理達到優質高效，具備規范性和時效性。
二、強化合同檔案過程管理，確保合同檔案管理完整性
（一）合同檔案齊全完整的重要性
合同檔案包括合同考察、洽談、簽訂、履行、變更、解除和解決糾紛等過程中所形成的所有書面材料及封存樣品等實物。合同檔案文字類原始檔案有合同文本及附件、補充協議或變更或解除合同協議、對方資信調查資料、來往文書、會議紀要、會談記錄、現場簽證、會簽單及合同招投標過程形成的資料等。由于合同涉及面廣、環節多、實施時間長，如大型建筑工程需要幾年時間，特別有些單位只注重主合同的收集，對相關會議紀要、簽證、變更等助證材料收集管理不規范，容易造成合同檔案資料不完整，嚴重的會影響了合同結算、合同糾紛的解決，部分經濟合同還牽涉到合同參與人員的廉政問題。如某企業十幾年前進行一項大型技改工程，其中基礎工程抽沙回填。有關管理人員十幾年后被誣告，說當時該工程采取圍標，招投標造假，且在工程結算時隨意加大工程量并收取回扣等。檢察機關到單位進行取證，查閱了當時合同檔案資料，由于此工程檔案從招投標文件、合同、竣工圖、施工竣工文件收集完整，所有收集的文件都是原件，并收集了招投標和簽署合同過程的影像檔案和會議紀要，整個工程起止過程材料十分齊全、準確，足以證明合同招投標過程主要是合法合規的；決算金額比合同額大的原因十分清楚，其證據材料（如設計變更通知單、工程量簽證單等）也十分齊全，檢察機關認為該工程的合同檔案資料完整規范，具有較高的可信度，最終采信該檔案材料，還了當事人的清白。因此，確保合同檔案資料的完整性、規范性非常重要。
（二）明確、規范合同管理流程，保證合同檔案收集及時、完整
合同檔案的齊全完整需合同主辦單位、歸口管理部門、主管部門（法律顧問部門）、檔案管理部門的共同努力。為了確保合同檔案資料收集齊全，需從企業工程程序、工作流程中規范各部門的工作行為，保證企業工作的規范化。合同主辦部門應及時收集、整理合同簽訂、履行等相關資料。對方先行簽章的正式合同交付我方簽章，合同生效的同時合同主辦部門就將合同正本及相關資料提交合同歸口管理部門歸檔；對于我方先行簽章的合同交付對方簽章后，應在規定時間（如10個工作日等）內取得對方簽章的正式合同文本，及時交合同歸口管理部門歸檔。履行時間長的合同當雙方主要權利與義務履行完畢后應及時交合同歸口管理部門。
（三）合同檔案的收集要求
合同檔案形式與內容的規范要求合同檔案的全面性與準確性較高，檔案管理部門接收合同檔案齊全完整的程序決定了收集工作的質量。合同檔案的收集應及時才能保證其齊全完整，合同文本一經簽字、蓋章、公證后應實時歸檔，雙方在談判過程中互致的信件、傳真、電子數據資料等是確認雙方權利義務的重要憑證，合同主辦部門經辦人應隨時收集、整理和保管，避免合同檔案的遺漏和有效性的損失。
三、明確合同檔案歸檔范圍、整理要求，規范合同檔案的分類整編
（一）明確合同檔案的歸檔范圍
除在管理制度規范明確責任單位和責任人、健全責任網絡外，還要明確規范收集范圍。一般情況下，一般性合同應歸檔的材料包括以下幾個方面內容：（1）合同文本（原件，不可缺。（2）合同會簽表。（3）合同的附件 （合同有附件的不可缺）如：技術協議，方案書等。（4）變更、轉讓、終止等合同補充協議 （有補充協議的不可缺） 。（5）合同資信資質材料，包括：對方營業執照、資格證、特種經營許可證等資信資料；對方簽約人、法定代表人身份證明或授權委托書。（6）合同簽約依據性材料，包括：詢比價及招投標資料、意向書、備忘錄、會談記錄、中標單位選擇說明等。（7）合同履約過程材料，（履約過程有文件產生的應歸檔）包括：送達回執或確認書、往來信函、電報、傳真、電子郵件、質量異議書、催款通知書等。（8）合同驗收材料，包括：合同竣工（交貨、發貨）確認單、驗收確認書、測試報告、工作報告、驗收報告。（9）合同終結表。重大合同除包括一般合同歸檔范圍的八方面內容外，還包括合同形成過程中的有關上級主管部門及政府（或相關部門）報批文件、批準證書、領導批示等文檔資料。
合同檔案歸檔時一定要齊全完整，歸檔合同文本和相關材料以及每份文件的頁數等方面都應保持齊全完整，否則不能稱作一套完整的合同檔案。針對每個項目要收集的資料列出清單，合同歸口管理部門按照檔案整理規范的要求整理好履行完畢的合同檔案，檔案部門接收合同檔案時根據合同統計臺賬與檔案移交清單認真核對，并檢查檔案質量。有合同管理軟件運行條件的單位可將電子文本實時邏輯歸檔，再按規定進行合同檔案實體歸檔和電子版的物理歸檔。
（二）合同檔案的整理要求
合同檔案的整理必須保持一份合同內相關資料的有機聯系，保證合同的完整性；應當充分利用原有的整理基礎，不宜打亂其原有的保存狀況，整理后的合同檔案要便于保管和利用。
（三）規范合同檔案的分類整理
合同檔案資料繁多，尤其工程合同，合同檔案實行按“件”歸檔方式，按照“一事一檔、一項一檔”原則，分門別類，由各合同主辦部門負責合同履行過程涉及到的履行、變更、廢止信息的收集，統一交合同歸口管理部門整理。對單項合同（如采購、單項工程、融資借貸）及系統性較強的合同（如建筑、財務等），在整編中可多設一級類目，使合同檔案間關系更加清晰。檔案管理部門要肩負起合同檔案指導責任，指導相關業務人員按規范做好合同材料的整理歸檔工作。
四、重視合同檔案信息開發利用，維護企業合法權益
合同檔案歸檔資料繁多，要利用好合同信息管理，建立系統、方便、快捷的查詢信息系統相當重要。檔案管理部門應及時編制合同檔案檢索工具，及時有效地提供合同檔案利用服務。合同檔案的利用應制度化，按保密規定設定利用者權限，并按規定進行登記。檔案管理部門可對合同檔案信息進行綜合整理，形成專題匯編，方便利用。
一是利用現代數字化管理手段建立合同管理應用系統，并與檔案管理系統通過接口直接歸檔電子版，提高合同檔案運轉效率，通過網絡實現瀏覽、快捷傳輸、實時歸檔、實現資源共享，便于服務企業的生產經營。
二是加強對企業管理人員業務和相關法律知識的培訓，增強工作主動性和提高法律意識，積極配合合同歸口管理部門開展定期檢查合同檔案歸檔情況，確保檔案信息完整。
三是做好合同檔案的專題匯編和檔案利用實例的編寫。專題匯編便于合同檔案的利用，利用實例的編寫是凸顯檔案價值，促進檔案工作的發展。
綜上所述，合同檔案的管理通過制度規范合同管理程序、把好合同檔案收集源頭、抓好合同形成關鍵點，使合同檔案的收集、保管、提供利用有序規范，對維護企業的合法權益，促進企業生產經營持續發展具有重要意義。
參考文獻：
合同是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協議。是與其他法律關系主體之間設立、變更、終止、民事權利關系的局面文件，包括合同書、信件和數據電文（包括電報、電傳、傳真、電子數據交換和電子郵件）等可以有形的表現所載內容形式。合同管理是對企業各類草擬、修改、簽訂、履行、變更和解除、合同糾紛解決以及合同歸檔的基礎管理，合同管理也是企業管理的一個組成部分。
筆者針對一些問題，在實際工作中就如何做好合同檔案的收集、整理、利用談點一些看法。
1.合同檔案的收集
合同的收集質量的好壞直接影響到合同檔案工作的質量。企業對合同的簽訂是統一管理，制訂了《合同管理辦法》。相關職能部門進行了專題討論，并對招標項目合同承辦部門、貨物驗收和票據結算、以及部門在合同管理、履行的過程中職責分工等問題作了進一步明確，對合同簽訂程序進行有序的結合，對合同立項、談判、起草、簽訂、履行、變更、解除等全過程管理記錄，統一管理。如杭州市錢塘江引水入城、城市地下管道的建設工程等合同，由于工程規模大，時間跨度長，這對招標項目合同管理中出現的合同簽訂、履行等問題，采取實時跟蹤，避免“先改造后補簽”情況，先斬后奏，造成了一系列的合同混亂，對簽訂的合同，及時收集，保證了合同管理的安全、完整、齊全。
企業合同收集的種類有企業買賣合同；財務審計部借款合同；后勤保障部租賃合同；工程建設中心的建設工程合同；科技管理部的技術合同；企業法人委托合同；企業員工的行紀合同等。到2013年底止，公司共簽訂合同7174份。
2.合同檔案的整理
收集是檔案工作的基礎，整理是檔案工作的升華，檔案科學的管理基礎在于檔案整理的科學性，整理的混亂必然導致管理的混亂和利用的困難。而要科學的整理立卷，科學的整理，關鍵要選擇適當的整理方法。根據國家檔案局版發的《電子文件的歸檔辦法》要求。在整理合同的過程中，以方便利用者為最終目的，真正發揮合同檔案的作用。筆者結合公司合同檔案實際情況與特殊性的要求，對合同檔案采用按件整理的方式，整理遵循保持文件歷史有機聯系，更加體現整理的合理性，對利用者的滿意度起到積極的作用。合同檔案具有較高的潛在經濟價值。
2.1合同檔案按照年度分類法
廢棄立卷，以件當家。就是以每份合同文件作為一個獨立的實體，進行鑒定、歸檔、利用等、一個年度內按月份一個流水號。以件的形式來完成合同檔案的分類。保持了每份合同的完整性。合同按件進行保角。保角采取環保材料膠水，在保角的正面，編號歸檔號-年度-月份-流水號，在保管方式上將合同按順序裝入檔案盒，這種歸檔方式不僅減輕了檔案工作的強度，提高了工作效率，有利于保持合同原貌和合同補充歸檔。
2.2編制合同檔案目錄
筆者認為編制檔案目錄是檔案管理中的一種檢索工具，在當今是電子信息飛速發展的時代，同時為了保持紙質檔案的安全完整。
2.3填寫備考表
備考表是對本盒檔案材料缺損、修改、補充、移出、變更等情況進行說明，對案卷的完整與完善的體現，在備考表中給予注明。
3.合同檔案的利用
鐵路工程項目在合同管理標準化過程中應嚴格按照合同管理制度動態化、合同分類清晰化、合同成本目標化、合同簽訂流程清晰化、簽訂過程主管化、成本控制層次化、合同檔案管理部門化、過程化、常態化、合同管理相關崗位互控化的原則進行管理。
一、合同管理制度動態化
沒有規矩不成方圓。任何一個機構都要有自己的管理制度。制度的建立是基礎，制度的執行是關鍵。制度的建立不是一件一勞永逸的事情，項目管理機構建立之初的制度隨著管理工作的推進，管理范圍和形勢的變化，很多制度已經成為工作的制約和瓶頸。所謂不破不立，對原有制度的修訂和改進是一個永遠都沒有止境的工作。比如項目管理機構建立之初的合同內審制度一般是比較粗糙的，審核部門少，在合同執行過程中出現很多人不知情，對合同的順利履行有一定的影響，于是內部審批制度就改成所有部門負責人都參與的人人皆知的制度，但在這一制度的執行過程中又發現這樣的內審制度有著主次不清的毛病。目前內審制度經過調整已經變得主次分明、合理有效了。舉這樣一個例子，只是說明合同管理制度化，不只是包含對既有制度的執行，還應該包含對制度的修正。即合同管理制度動態化。
二、合同分類清晰化
項目管理機構管理的項目種類多，既有地方項目，又有更新改造項目又有國家鐵路建設項目，還有保密項目。這給合同管理工作帶來一定的挑戰。經手的各類合同既要符合國家的法律、地方法規、行業的規章，又要符合鐵道部和鐵路局相關規定，這就需要吃透大量法規和路局文件，才能做到拿到一個合同就知道從哪里下手辦理。項目管理機構須針對本項目常見的合同整理出一套細化的合同辦理思路，拿到任何一個合同，就把它放到這個框架中，也就是對合同進行分類，按類辦理。
對合同的清晰分類看似是合同管理中不值得一提的小事，但卻直接關系到合同處理的方法，如果處理不好，會為以后的合同審計等工作帶來壞的影響，必須引起足夠重視。
三、合同成本目標化
項目管理機構投資控制的任務很重。由于工期長、經濟形勢變化快，鑒修概算批復期的物價指數、人工成本等影響合同成本的因素在項目中相關合同實際簽訂時會有較大的變化，當然這種變化有時是對成本控制有利的，但大多數時候是不利的。這就對合同簽訂的成本控制提出了較高的要求：不超概算為基本目標，能有所降造、合同成本最小化是最終目標。為了實現這一目標，項目管理機構在合同管理中以合同簽訂流程清晰化、簽訂過程主管化、成本控制層次化為原則，為這一目標的實現提供了很好的保證。
四、合同簽訂流程清晰化、簽訂過程主管化、成本控制層次化
項目管理機構須形成較為合理的合同簽訂過程管理程序。由于項目管理機構簽訂的合同大多數具有較多的專業元素，這就決定了專業工程師（包括物資）在合同簽訂中的主導地位，這并不是說專業工程師就是萬能的，由于合同主管和財務主管部門人員位于合同簽訂過程的下游，在多年的工作中積累了大量經驗，因此，合同簽訂前的合同洽商，由承辦人與合同相對方進行聯絡、溝通、洽商，計財部等其他部門在概預算情況、類似合同文本提供等方面配合合同承辦部門的工作。如需要組織洽商會議的，由經辦人組織。洽商前由合同經辦人將合同概況、合同談判進展、談判難點、擬談判內容、談判原則等告知主管領導和相關參加洽商人員，洽商后由合同經辦人將合同談判內容和進展、結果形成合同談判登記記錄，作為合同檔案的一部分。
這樣的機制保證了合同一直處于有人主管的狀態中，因為合同后期的履行和監管主要是由主管工程師負責的，由于各相關部門人員都參與了合同的簽訂洽商，熟知合同的技術要求、驗工、付款等條款，從而使合同執行過程各部門之間的磨合和協調過程提前，從而最大程度減少了合同執行成本。
這樣的機制又保證了合同成本的可控。所謂三個臭皮匠頂一個諸葛亮。主管工程師在技術上是有優勢的，對合同涉及的工作量有很好的把握，也能吃透相關價格依據，但在價格談判上可能缺少相應技巧，因此項目管理機構的價格談判就分為三個層次：主管工程師層次；合同洽商會議層次；項目負責人層次。一個合同經過這樣三個層次的把控，經過多幾個人的慧眼識別，就能很好發現對方報價中隱藏的陷阱，才能從根本上降低成本，最大限度實現合同成本控制目標。
五、合同檔案管理部門化、過程化、常態化
毫無疑問，合同簽訂過程至關重要，但中國人常說蓋棺定論，可見結局也同樣不可小視。法律工作尤其重視證據，而合同管理中的檔案管理工作就是一個收集證據的過程。項目管理機構要非常重視合同檔案的歸集、整理工作。合同承辦人按項目管理機構合同管理部門要求跟蹤合同履行結束前相關情況，并圍繞合同收集、管理和保管合同簽訂前、合同簽訂、合同履行和合同結束各個環節形成的合同相關資料。原則上在合同履行結束后十日內將上述資料歸檔、裝訂成冊并形成資料清單送交合同管理員；合同管理員在合同簽訂履行過程中也及時收集合同審查、簽訂過程中散落在各處的相關資料、如果參加合同洽商，也要及時協助經辦人做好會議記錄登記整理工作，一邊形成完備的合同檔案。
合同檔案管理不能等到合同履行完畢了再去收集資料，那時已經為時過晚，所以檔案管理的過程化、常態化非常重要，洽商記錄不過夜，合同簽訂登記表填制不過夜。
另外，項目管理機構還要對已經簽訂的合同建立合同檔案路徑管理目錄。在檔案路徑管理目錄的指引下，就能順藤摸瓜，找到存放在綜合部、物資、工程、安質、財務部門的批準文件、相關招投標資料、圖紙、驗工計價、財務付款憑證等資料。
對于比較重要的合同文件資料，可建立掃描版的電子檔案，以便于使用。
六、合同管理相關崗位互控化
關鍵詞：建設項目；檔案管理；管理模式；合同化
近年來，隨著建設領域的市場化和投資主體的多元化發展，項目管理變得急功近利，建設領域的“三重三輕”現象日益凸現，即重項目投資、進度和質量管理輕項目檔案管理；重檔案驗收前突擊整理輕項目建設中對檔案的過程管理；重項目檔案的齊全完整輕對項目檔案進行規范化整理。上述現象導致項目檔案管理中通常采取的“源頭控制”、“全過程管理”等措施因缺乏約束力而收效甚微。因此，亟須創新建設項目檔案管理模式，提升檔案部門“話語權”，加大對項目檔案管控力度，補上建設項目檔案管理的“短板”。筆者經過多年的建設項目檔案管理實踐和探索，認為建設項目檔案合同化管理模式有利于實現項目檔案的科學、有效管理，下面，從三個方面進行分析探討。
1 建設項目檔案合同化管理模式的可行性分析
建設項目檔案合同化管理模式即在合同條款中明確項目檔案的質量要求、管理職責、違約責任，通過履行合同條款實現項目檔案規范化管理的工作機制。筆者認為，合同化管理模式具有可行性和可操作性，原因如下：
1.1 從法定依據分析。《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28-2002）第4.2款明確規定“在簽訂項目設計、施工、監理合同、協議時，應設立專門條款，明確有關方面提交相應項目文件以及所提交文件的整理、歸檔責任”。[1]另外，由于合同是聯系業主和參建單位的橋梁和紐帶，項目實施的過程也是合同履行的過程，項目檔案管理作為項目管理工作的重要組成部分，理應通過合同的訂立和履行來實現。因此，通過強化合同管理來實現項目檔案的規范化管理具有法定依據。[2]
1.2 從業務需求分析。項目檔案作為項目建設的歷史見證，業主和參建單位都期望進行規范化管理，便于日后查考利用。但由于一些參建人員的專業技能不能滿足項目檔案科學管理的需要，需要建設單位檔案部門的業務指導和培訓。而建設單位檔案部門由于工作千頭萬緒，不可能在項目檔案管理中事必躬親，需要參建單位擔負起項目檔案的收集、整理和歸檔責任，雙方互補性強，容易對合同中的檔案管理條款達成共識。
1.3 從預期效果分析。建設項目的合同涵蓋設計、施工、監理、采購、環保、地質勘測等種類，涉及所有參建單位，覆蓋所有建設環節，項目建設過程中產生的每一份檔案資料均可以通過合同條款的履行實現無縫管理。不會導致無主檔案或責任缺失的情況發生，有利于項目檔案的齊全、完整和有效管理。同時，因合同具有法律約束力，可以有效規避傳統管理模式缺乏管控手段的弊端，預期效果明顯。
2 建設項目檔案合同化管理模式的基本框架
2.1 規范招標文件，為建設項目檔案合同化管理打好基礎。在傳統管理模式下，因多數招標文件很少涉及檔案管理的具體內容，導致在合同中增加檔案管理條款時，遭到合同乙方的抵制。為此，經與相關部門充分溝通和協調，在項目招標書中增加了檔案管理的具體要求，投標方需對檔案管理條款進行點對點應答，作為中標單位簽訂合同的依據，避免了在合同簽訂和履行中出現推諉“扯皮”現象，為項目檔案合同化管理提供了依據，奠定了基礎。
2.2 固化參建單位職責，為建設項目檔案合同化管理提供法律保障。合同作為固化簽約方權利義務關系的載體，合同約定的內容直接影響項目檔案管理的效果，因此，合同內容既要全面，又要突出重點，既要措施有力，又要具有可操作性，既要權責明晰，又要賞罰分明，大體包括以下三個方面：
2.2.1 質量要求。為確保項目檔案的完整、準確、系統和安全，合同條款應對項目檔案的形成、積累、整理、驗收、歸檔工作提出具體的質量要求：①項目檔案載體及字跡材料要求；②項目檔案的歸檔范圍；③項目檔案的整理規范；④項目檔案的驗收內容及評分細則；⑤項目檔案的歸檔要求。
2.2.2 管理職責。合同條款在確定參建單位的管理職責時，應總分結合，職責明晰，形成橫向到底、縱向到邊的項目檔案管理網絡，便于參建單位各司其職，各負其責，共同做好項目檔案管理工作。由于監理單位負責對項目進行投資、進度和質量控制，在監理合同中明確并落實監理單位在項目檔案工作中的監管職責，是實現對文件材料實時監控和全過程管理的關鍵所在。[3]具體來講，建設單位負責前期依據性文件及竣工驗收后形成的各類文件的收集和整理，勘察設計單位負責勘察設計文件的收集整理，施工單位負責竣工技術文件的收集和整理，供貨單位負責設備隨機資料、安裝調試、軟件研發、功能測試等文件的收集和整理，監理單位除負責監理文件的收集整理外，負責匯總各單位移交的歸檔文件，并編制移交清冊。
2.2.3 違約責任。為提高參建單位對項目檔案的重視程度，合同應設立檔案質量保證金條款。根據投資規模，保證金的比例一般占合同額的0.5%～3%，如果驗收時檔案綜合評定分數在90分以上（含90分），竣工驗收后一個月內全額退還檔案質保金；如果檔案評定分數在60分～90分之間（含60分），則扣除檔案質量保證金的30%并要求限期整改；若檔案評定分數在60分以下，則沒收全部檔案質保金，將其中一部分作為聘請專業檔案服務機構進行整理的經費。
2.3 強化項目法人管理義務，為建設項目檔案合同化管理提供組織保障。建設單位作為項目建設的法人代表，是項目檔案管理工作的組織核心，對整個項目檔案工作負有組織、協調和指導的總體責任。除做好本身的檔案收集、整理工作外，還要對勘察、設計、施工、監理、環保、供貨等單位進行監督、指導、培訓、檢查等，合同條款應明確項目法人的權利義務：
①審閱監理周報，建設單位檔案部門應通過監理周報對檔案管理工作進行動態監控，發現問題及時糾正。②編制項目檔案管理手冊，將有關項目檔案管理制度和業務規范編制成冊，通過多種形式對相關人員進行檔案業務培訓，提高項目專兼職檔案人員業務技能。③邀請行業主管機關檔案部門或檔案行政管理機關對項目檔案的管理情況進行檢查指導，加強過程管控，消除隱患，防患于未然。④組織項目檔案竣工驗收。根據合同條款中檔案驗收評分細則，對項目檔案的組織管理情況、齊全完整性、數據的準確性、編目整理情況、安全保管情況逐項打分，確定檔案驗收等級。
2.4 嚴格落實質量保證金支付會簽制度，為建設項目檔案合同化管理提供管控手段。為增強檔案質量保證金的管控效果，筆者所在單位采取了質保金支付會簽制度，即向參建單位支付檔案質量保證金，應履行項目主管部門、財務部門、檔案部門三方會簽制度，只有三方全部簽字同意，方可進行款項支付。[4]檔案質量保證金是項目檔案管理實踐中摸索的行之有效的方法，對提高參建單位對檔案工作的重視程度，提高參建人員的檔案意識，提升檔案部門在項目建設中的話語權，提升項目檔案管理水平具有重要意義。
3 項目檔案合同化管理應注意的幾個問題
為讓合同化管理模式切實取得成效，真正體現出傳統管理模式不具有的法律約束力、經濟管控力等優勢，在實施過程中應處理好以下幾個問題：
3.1 加強溝通協調。建設項目檔案合同化管理模式的順利實施，需要同很多部門進行充分的溝通和協調，在取得理解和支持的基礎上，積極促進建設流程的再造，例如：在項目招標書的編制中增加檔案部門會審職責，在合同簽訂中增加檔案部門會簽環節，在竣工驗收中強化檔案部門的組織管理職責，在檔案質保金支付中賦予檔案部門“一票否決權”，提高檔案部門在項目管理中的話語權，以增強管控手段的有效性。
3.2 完善配套制度。單純采用合同控制建設工程檔案質量，容易產生抵觸情緒，必須建立和完善一系列檔案管理制度、項目檔案業務規范，[5]在項目檔案的形成、收集、積累、整理、驗收、移交歸檔等工作中做到有據可依，減少管理的隨意性，增加管理的合法性，做到規范、有序，為合同化管理順利實施保駕護航。
3.3 量化考核指標。在項目檔案合同化管理中應改變“做多做少一個樣，做好做壞一個樣”的“大鍋飯”考評機制，完善正向激勵措施，量化考核指標。例如：將項目檔案驗收結果作為建設單位檔案部門年度績效考核的加（減）分項目，90分以上增加1分，60分以下扣除1分，有利于相關人員盡職盡責做好項目檔案管理工作。
3.4 推行項目檔案管理后評價。建設單位檔案部門應積極推行項目檔案管理后評價制度，在竣工驗收后審視各個工作環節和做法的利弊得失，汲取經驗教訓，進一步改進工作方法，優化工作流程，完善作業模式，確保建設項目檔案管理機制的運行活力。同時，將項目檔案管理后評價同合同爭議解決結合起來，在實踐中摸索管控分歧和解決爭議的有效途徑和方法，并逐步優化、完善合同條款，促使項目檔案合同化管理模式日臻完善。
結論：實踐證明，建設項目檔案合同化管理模式有利于提升檔案部門在項目檔案管理中的話語權，通過合同管理強化項目檔案管理，目標明確、措施具體、管控有力，為項目檔案的科學、有效管理提供一種新的思路和模式。
參考文獻：
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