時間：2023-08-04 16:59:44
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隨著我國農業結構體制的不斷深化，由于農機管理部門和其它部門的合并，使農機管理與安全監理的建設體制也在不斷地發生變化，各個地區以及行政管理都發生了深刻的改革，農機管理部門在隸屬關系上界線不清楚，使農機專業人員大量流失，人員管理混亂，固定資產損失嚴重，責任不清，產權不明的現象較為突出，檔案失去原有的意義，造成固定資產嚴重流失，給國家造成不可估量的損失。
我們之所以要把農業機械管理部門的財務檔案管理工作這一新研究課題進行系統化研究，對加強我國農業機械在新形勢下，農業機械推廣及安全監理相關部門的流動資金管理以及農業機械管理部門的固定資產管理都有非常重要的現實意義。
1我國農業機械管理的現狀
建國以后，我國對農業的現代化發展制定了明確的發展方向，發展科教興農、農業機械化成為我國農業發展的新課題。20世紀80年代初期，我國農業機械推廣和業務監理還處在發展初期，在管理制度以及人員分配上仍十分薄弱。近幾年來，農機化管理在建設數量以及專業技術人員上都在成倍增加，由過去的單一技術推廣擴大到技術、物資、信息咨詢、企業協同發展、技術培訓以及經營服務等方面，辦公場所在不斷地更新、擴大，活動陣地也伸展到農業生產的各個領域。管理范圍的擴大，相應農民經濟收人也在不斷地提高，固定資產和流動資金也初具規模，在一定的時期內形成具有中國特色特定性質的經濟實體，為我國城鄉建設，特別是在糧食安全上，作出了不可磨滅的貢獻。農機化事業的良好發展勢頭便會相應的需要系統的財務管理制度來維持。但是，由于現階段發展變化速度較快，財務管理在體制上仍存在與之不相適應的現象。農機管理部門財務人員的專業素質仍然有待提高、管理制度在科學規范上需要進一步的完善，少數單位財產管理、資金運用上仍然存在很多問題，漏洞百出，是發生刑事案件的重災區。加強農機管理部門的財務檔案管理水平，對推動我國農機化事業的健康發展，振興農業機械化事業都有重要的作用。實踐證明，加強財務管理，可以從管理水平、效益上提高農機化建設的質量，不斷地增強其管理運作能力，促進地域經濟與各項生產活動大踏步的發展，從而加速新技術、新知識的推廣，增加農民收人，推動我國農業現代化健康穩步發展。
2農機管理部門財務檔案管理工作要點
財務檔案管理信息記錄包括對農機部門日常工作預算、財務狀況、收人與支出、財務管理制度、經濟核算信息、農業機械在使用及管理中的費用、流動資產分配方案等，固定資產建檔記錄對加強國有資產管理、防止資金的流失、完善與監督有著重要的信息參考、管理、方案制定與修改指導價值。其中對農業機械的財務信息管理尤為重要，也是農業化體制、財務管理的主要服務目的，其包含以下幾個方面:
2.1財務檔案信息管理
農機化管理指的是對農業機械根據其不同的設備種類和設備型號進行分類具體化檔案歸類管理。每一單一機械以及型號設置單獨的數據庫，分別記錄機械的價值變化、具體使用單位、機械運行情況以及維修信息等。價值變化的記錄，應當包括機械的采購信息、機械使用產生的價值損耗以及價值的恢復(維修)。實用參數變動對比記錄方式，對機械的具體使用日期、使用的單位信息、機械操作負責人統一錄入。對設備修理的具體日期，產生的費用以及修理次數都詳細的歸檔在農業機械信息庫中，并定期的根據跟蹤信息及時更新，反映出機械的最新使用狀況，以合理的分配經濟預算并計算經濟投人所對應的價值變化。檔案信息應做好備份，一份為固定資產明細由會計保管，一份為隨機更新資料庫，由具體負責人進行信息的跟蹤和更新。
2. 2機械保養信息檔案管理
機械保養是保證機械完整和延長使用壽命的必要措施。保養工作雖然是機務人員的職責，但是，財會人員應當進行必要的監督。按照機務操作規程，定期考核機務人員的保養記錄信息，一方面可以促進機械保養工作，另一方面，通過了解機械保養中的原材料和工時的消耗，有利于促進人力和物力的節約。
2. 3預算財務檔案管理
單位預算檔案管理是指對農技推廣站根據事業發展計劃和任務編制的年度財務收支計劃進行統一檔案管理。要根據當地政府、上級業務主管部門的要求和本站肩負的新技術試驗、示范、培訓、推廣以及技術承包、經營服務等工作任務的需要，編制單位預算。財政補助額度一經確定，單位預算規模則由單位根據資金來源、事業發展和工作任務的需要自行確定，并自求預算平衡。預算檔案管理對于整合分析農機站的資金投入分配，協助上級單位和農機站本身的整體規劃提供了指導分析價值，從而保障農機站能夠長期良好的運營。
2. 4資產檔案管理
資產檔案管理是指對鄉鎮農技推廣站占有或者使用的能以貨幣計量的經濟資源進行信息數據庫統一管理，其中包括各種財產、債權和其他權利信息。資產包括流動資產、固定資產、無形資產和對外投資等。單位應當根據國家和地方有關規定精神，建立健全現金、存款、存貨等流動資產的內部管理制度，并對各種款項及存貨進行定期和不定期的清查盤點，保證賬實相符。農機站占有和使用的房屋和建筑物、專用設備、一般設備、圖書等固定資產要計價建賬，登記注冊，明確權屬，加強管理，應當定期和不定期地對固定資產清查盤點，借助計算機信息管理軟件，建立信息可檢索和分析數據庫，監督資產的流人與流出。
2. 5材料及電子歸檔檔案管理
檔案一般是完成了文書處理程序，完成了傳達和記述使命而備查的歷史文件。因此將以上各種檔案類型發生在工作中的相關文件、資料、報表、照片、錄像、等材料進行整理并且用電子檔案歸檔是以后檔案發展的方向。相關文件主要有紅頭文件請示、報告、申請、通知等，將本單位與相關單位的各類收、發公文分別放置，并做成臺賬統一管理。本單位工作中的各類工作報表及要求存檔的資料包括本縣農機購置補貼實施方案、政策公示材料也要分門別類，按時間、類型分別放置。還有國家政策性文件及省、市下發的通知、公告，全縣各鄉鎮購機補貼匯總表、明細表、公示明細表，全年農機化工作內容等，對這些電子信息檔案分別建立各自的文件夾，實行專門電腦保存管理，進行備份，確保電子檔案的安全。
關鍵詞：高校；財務會計；檔案管理；內控制度
當前，國家財務部門對高校的內部控制規范建設做出了明確的規定，高校應該積極響應財務部門的號召來建設內部控制規范。高校財務會計檔案管理是財務管理的重要內容，在學校的內部控制建設中也具有非常重要的作用，成為了高校內部控制的重要防控對象。但是，從實際的高校財務會計檔案管理的現狀來看，內控現狀不容樂觀，這就要求高校要引起高度重視，要積極探索有效的策略來做好內控制度的建設。
一、高校財務會計檔案管理對內部控制中的重要性
高校財務會計檔案是指會計核算過程中產生和接收的會計資料，包括各種圖表形式、文字形式的資料，能夠有效反映高校的經濟業務事項。1.高校財務會計檔案在內控過程中的重要性。內部控制建設在高校的財務會計檔案管理中具有非常重要的作用，財務會計檔案在高校的內部控制建設中也發揮著非常重要的作用。財務會計檔案本身形成的過程就能夠有效體現內部控制，財務檔案客觀記錄了高校財務管理等各種經濟活動，全面覆蓋了各類經濟活動的全過程，無論是預算管理、事中核算還是事后的決算、對賬，記錄都非常詳細，并且檔案具有嚴肅性和真實性，不能篡改。因此，會計檔案形成過程的本身就體現了內部控制的過程。2.高校財務會計檔案管理體現了內部控制的原則。高校的財務會計檔案管理過程中體現了內部控制的原則，行政事業單位響應國家財務部門的號召，注重內部控制，在實施內部控制的過程中要遵循重要性、適應性、全面性和制衡性的原則。因此，在具體的內部控制實施過程中，要對所有的經濟活動和業務事項進行全面的控制。同時，要記載各種具有保存價值的圖表、文字等會計資料，這凸顯了全面性和重要性的原則。在不同的社會背景下，高校的財務會計檔案管理要采用不同的方法和模式，例如，在當前信息技術不斷發展的背景下，高校的財務會計檔案管理也出現了一定的改變，財務會計檔案的記載方式也更加先進和科學，這就體現了內部控制的適應性原則。3.內部控制方法指導高校財務會計檔案管理。內部控制方法中對財務會計控制做出了明確的規定，指出行政事業單位要建立完善的財務管理制度，建設會計機構，不斷提升相關工作人員的業務水平和工作技能，落實會計人員的崗位責任制度，并對會計的基礎工作做出規范，重視會計檔案管理工作，并對會計憑證處理、財務會計報告處理以及會計賬簿處理程序做出了明確的規定。高校財務會計檔案管理本身就是內部控制的一種重要途徑和方法，這就要求檔案管理要確保質量，保障所有的會計資料都是準確和客觀的，這樣才能真正落實高校的內部控制。因此，高校內部控制的方法對高校的財務會計檔案管理有重要的指導作用，能夠為高校的財務會計檔案管理提供重要的方向和有效的手段。
二、當前高校財務會計檔案管理內控存在的不足
1.沒有正確認識到高校財務會計檔案管理的功能。高校的財務部門在高校中具有非常重要的地位，可以說高校所有重要功能的體現都離不開財務部門，無論是科學研究還是人才培養過程中，財務部門都發揮著非常重要的服務作用，是高校的核心部門之一。但是，從實際的情況來看，大部分的高校財務人員都將工作重點放在和財務相關的工作上，包括財務預算、核算和決算等，但是卻沒有充分認識到檔案管理的重要性，對會計檔案的認知程度不夠，這樣就導致在財務會計檔案管理過程中投入的精力和時間比較少，沒有對會計檔案進行有效的管理，領導層和相關的檔案管理人員的檔案管理意識比較薄弱，這和高校的內部控制建設的要求不相符合。2.高校會計檔案管理系統有待升級。近年來，隨著我國高等教育的普及化，導致很多高校都在不斷擴招，學生數量越來越多，高校的各種經濟活動也越來越多樣化。所以，會計檔案的資源信息也在日漸增多。當前，高校的會計檔案管理系統主要是針對以紙質為載體的檔案信息和數據進行管理，隨著信息技術的不斷發展和進步，這種落后的會計檔案管理系統凸顯出很多的問題和不足，無法對海量的數據存儲進行處理。近年來，內部控制規范建設也在不斷進步，財務核算系統也正朝著電子化建設的方向發展，由于信息技術的介入，導致檔案信息的儲存介質也變得更加多樣化，而當前高校使用的會計檔案管理系統和其他部門的信息化管理系統還很難實現兼容，存在著信息孤島和兼容性的問題。不僅如此，高校會計檔案管理系統在電子存儲方面還具有一定的提升空間，在對紙質會計檔案進行存檔時雖然比較穩定，但是，對于紙質會計檔案的利用和查詢具有較大的難度。內部控制規范建設工作需要查詢大量的賬目，當前的高校會計檔案管理系統還很難實現，這就要求要采用電子查詢系統，發揮電子查詢系統的功能和優勢來快速檢索大量賬目，同時還可以調取打印已經成像的原始憑據，并且對于電子檔案還能夠進行加密，能夠確保電子檔案的真實性和可靠性，這就要求會計檔案管理系統要及時升級。3.高校會計檔案管理缺乏健全的制度。當前，大部分的高校會計檔案管理都歸于獨立的檔案管理部門，但是，由于會計檔案管理對管理人員的專業性要求比較高，所以檔案部門對會計檔案的管理只是流于形式，真正來對會計檔案進行管理的還是財務人員。財務人員對會計檔案進行管理時，一般是以我國的會計檔案管理法來開展工作，高校自行制定的會計檔案管理的制度比較少，這就導致了高校會計檔案管理缺乏健全的制度的情況。高校的財務工作具有特殊性，并非是純粹的行政性也不是盈利性，所以，高校的會計檔案管理在實際的工作中，不知道是按照行政會計來執行還是按照企業會計來執行，陷入了兩難的境地。由于高校財務檔案管理的特殊性，導致高校對會計檔案的存檔內容以及檔案的保存標準都做出了獨立的規定，而很多高校并沒有結合自身發展的具體情況，來制定健全的財務會計檔案管理的制度，最終導致了會計檔案管理出現各種問題。4.高校會計檔案管理人員的管理水平有待提升。高校會計檔案管理對管理人員的專業化水平要求比較高，但是，從實際的情況來看，部分高校財務部門并沒有專業的會計檔案管理人員，并且也只有極少數的高校在財務部門設置了獨立的檔案管理科室，和其他的業務科室相比，會計檔案管理受到的重視不夠，缺乏專業的會計檔案管理人員，很多都是勤工助學的人員或者是其他部門的人員來兼職，導致會計檔案管理的專業化水平比較低。近年來，隨著信息技術的不斷發展，檔案管理也朝著數字化的方向發展，這就對會計檔案管理人員的信息化水平提出了更高的要求。但是，由于會計檔案管理人員的專業化水平比較低，導致會計檔案的信息化建設和數字化管理難以實現，不符合內部控制建設的要求。
三、高校財務會計檔案管理的內控制度建設
1.重視會計檔案管理的內控建設。高校要對會計檔案管理的內控建設給予高度重視，深刻認識到內部控制貫徹在會計檔案管理全過程的重要性和必要性，重視預算管理，并在預算管理的過程中做好各項經費預算，結合高校往年的情況以及當年的工作計劃和活動計劃來做好預算。在分配經費預算時，一定要將會計檔案管理中的各項必要的支出都充分考慮進去，對于系統維護、設備添置以及平臺建設等各項工作都要做好充足的預算，確保基本建設有充足的經費，建立經費內部控制的有效機制。制定會計控制內控的規范，并建立健全的會計檔案管理制度，以制度為導向，讓各項檔案管理的相關業務都能夠有章可循。高校可以結合最新的會計檔案管理辦法來制定會計檔案管理制度和辦法，同時，也要結合高校的實際情況來進行調整，詳細規定會計檔案的入冊、登記、保管和交接等一系列的工作，形成系統、規范工作流程，通過有效的會計檔案管理機制來促進會計檔案管理工作的科學性和有效性。2.會計檔案管理實現專人專管。高校會計檔案管理的專業性比較強，因此，應該由專門的人員來進行專業管理。高校要對會計檔案管理實施專人專管的制度。在實際工作中，可以由業務科室的工作人員來做好會計檔案的收集和整理工作，然后由專業的會計檔案管理人員來審核業務科室提交的原始數據，將符合要求的會計檔案入冊并進行裝訂。裝訂之后進行歸檔，歸檔也應該由專業的人員來進行專管，各個環節的專業管理人員要做好交接工作，交接完之后才能進行下一個流程。在會計檔案的專人專管過程中，一定要充分結合會計檔案的管理制度來完成對應的工作，對于會計檔案的管理要制定崗位責任制，對于每一個環節的檔案管理人員的工作職責和工作要求都做出明確的規定。為了取得更好的效果，可以建立考核機制，通過獎懲制度來調動會計檔案人員的工作積極性和崗位責任意識，從而高質完成對應的工作。3.做好會計檔案管理的組織建設。高校會計檔案管理的內部建設離不開好的組織建設，在會計檔案管理的過程中，如果管理的層級比較多，那么將會導致管理的力量分散，會嚴重影響管理的效果。當前，高校會計檔案在管理過程中，檔案職能在業務科室，在管理過程以及傳達指令時要經過科室來進行轉達，這樣就導致了會計檔案管理的執行力比較分散。內部控制制度具有制衡性的特點，要按照制衡性的原則來進行管理，而會計檔案的管理當前功能不獨立，沒有形成平等的關系，這樣業務科室容易對會計檔案管理職能造成一定的影響，使得會計經濟活動等的相關數據和信息很難客觀記錄下來，影響了會計檔案的真實性和可靠性。針對這種情況，就要求高校會計檔案要獨立設置科室，由會計管理部門直接領導，會計檔案管理功能科室應該和預決算功能科室、會計核算功能科室、收費功能科室以及資金管理功能科室等形成平等的關系，相互之間能夠平等制衡。4.以內部控制原則來規范會計檔案管理。在高校的會計檔案管理過程中，一定要嚴格按照內部控制的原則來對會計檔案的管理進行規范，尤其是要針對會計檔案保管和查閱做好規范。高校要建立專門的會計檔案管理科室，并選擇2～3人來做好會計檔案管理的專職工作，會計檔案保存和查詢有專門的人員負責，建立臺賬，會計檔案的查閱都要做好登記備案，建立對應的臺賬和查閱制度流程，想要查賬要先提交申請，經過財務管理部門的人員簽字之后才能查賬，并且只能在檔案室查賬和拍照，以此來確保會計檔案的安全性。如果有一些特殊的用途和原因一定要外借的，一定要經過內部授權審批才能執行，會計管理相關的負責人同樣需要簽字，并且要約定好歸還的時間，使用完之后一定要及時歸還。會計檔案管理人員要對相關的會計檔案進行定期的清點和整理。5.升級會計檔案管理系統，提升管理人員專業素質。要做好會計檔案管理的內部控制，升級會計檔案管理系統和提升管理人員的專業素質是基礎。因此，會計檔案管理部門要對檔案管理系統進行升級，使其和財務核算的平臺能夠相適應，將數字存儲技術、數字成像技術、信息化錄入技術以及電子掃描技術等都及時應用到會計檔案的管理過程中，以此來強化內部控制的效果和效率。利用計算機技術來完善存儲設施，不僅要對傳統的紙質檔案進行存檔，同時還應該利用掃描儀掃描原始單據，并進行存檔，這樣在檔案查閱時就更加便捷，只要通過憑證號就能夠快速、準確、便捷地將需要的檔案調取出來。通過電子檔案備份能夠延長檔案的保存期限。另外，還應該提升會計檔案管理人員的專業素質，加強信息化建設，對檔案管理崗位的會計人員進行計算機信息化培訓和會計電算化培訓，不斷提升會計檔案管理人員的綜合素養。
四、結語
當前，高校財務部門面臨著新的挑戰，在內部控制制度的背景下，財務部門要加強對會計檔案的管理工作，將其當成核心的業務，并引入內部控制規范建設來強化會計檔案管理工作，讓會計檔案的管理效率和質量得到顯著提升，以此來適應當前社會的需求和環境變化。
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【關鍵詞】會計檔案；管理
一、會計檔案的內容
1．會計憑證方面。會計憑證包括原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證。每月裝訂一次，在裝訂之前應分類整理，按順序排列，檢查日數、編號是否齊全，摘除憑證內的金屬物，對大的張頁或附件要折疊同記賬憑證大小，避開裝訂線，同時檢查憑證序號，看是否有顛倒，發現缺號要查明原因，檢查附件是否有漏缺。憑證裝訂做到整齊、美觀、堅固。最后，看憑證上的印章是否齊全。
2．會計賬簿方面。會計賬簿包括現金日記帳、銀行存款日記帳、總分類帳和明細分類帳。屬訂本式的帳簿，應貼上封面；屬活頁式的帳簿，應加以整理，將空頁抽出，用線繩裝訂成冊，一年裝訂成一本。使用活頁式帳簿，裝訂后再編寫帳頁順序號。應附“啟用表”和目錄，記明每個帳戶的名稱和頁次。每本帳簿立為一卷。賬簿應牢固、平整，封面應齊全、平整，已經實現會計電算化的帳簿，年終必須打印出全套總帳和明細賬本，會計主管人員簽章后裝訂。為了防止拆毀已經裝訂成冊的會計憑證應在裝訂處加貼封簽，并由會計主管人員簽章。
3．會計報表方面。會計報表會計報表是反映單位會計財務狀況和經營成果的書面文件，包括會計報表、附表、附注及文字說明、月度增值稅納稅申報表、季度年度企業所得稅納稅申報表以及匯算清繳表等等。季度和年度會計報表按一、二、三季度和年度分別裝訂成冊，每冊為一卷。
4．其他會計檔案。（1）文書部分包括各種經濟合同、協議及其附件；財務工作計劃，財務工作總結，財務決算資料，財務會議文件；財務分析資料；資信證明；工程決算資料等等；（2）報表部分：年度各項經濟技術指標完成情況報表；內部審計報告和其他重要會計檔案；（3）各類企業證照：包括企業稅務登記證，銀行開戶許可證；各類資格證明；以上這些會計資料和報表，由經辦人在每一項業務完成時及時整理存檔；也可以以年度一次整理，分類裝訂。
二、會計檔案的保管
（1）會計檔案由檔案保管人員收集歸檔。存檔前，經辦人要整理裝訂，分類填制會計檔案目錄，寫明案卷號，一切手續完備后，保管人員才能接收。（2）會計檔案的存放應該做到：防火、防潮、防蟲、防盜、防霉爛。保證會計檔案完整無損。（3）實現會計電算化的，必須定期對硬盤上的會計數據建立備份。每月備份不得少于一次。恢復系統數據必須使用最新的正式備份。每年末對所有需備份數據采取刻錄光盤的形式備份，統一交檔案室編號歸檔管理。（4）必須妥善保管好會計數據的移動備份硬盤，移動備份硬盤應貼上標簽并用印章或封條簽封。存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所，并定期進行轉儲。移動備份硬盤不得隨便亂放和外借。（5）會計檔案的移交。負責會計檔案的保管人員，應相對穩定。如果保管人員有變動，必須辦理交接手續后才能離開。（6）會計檔案保管年限。會計檔案的保管年限，按財政部有關會計檔案保管年限執行。一是會計憑證保管15年。二是會計賬簿保存15年，其中現金和銀行存款日記賬保存25年。三是會計報表保存10年，其中年度決算表永久保存。四是發貨票保管5年。保管年限期滿后方能銷毀。（7）會計檔案借閱的批準權限。本單位財務部內部人員借閱會計檔案。會計檔案存在財務部的，經財務部負責人批準后，由檔案保管人提供；會計檔案存在檔案管理部檔案庫的，經財務部負責人準后，由檔案庫保管人員提供。查閱過程中檔案管理人員不得離開現場。本單位其他部門借閱會計檔案。會計檔案存在財務部的，要經財務部負責人批準，方能借閱；會計檔案存在檔案庫的，要經檔案管理部和財務部負責人批準，方能借閱。（8）會計檔案的銷毀。公司會計檔案的銷毀。應由檔案、審計和財務部對應銷毀的會計檔案共同進行鑒定，經公司主管領導審查后，編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。報批準方能銷毀。會計部門保管的會計檔案的銷毀。應由會計部門編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。由檔案、審計部門鑒定、審批和監銷。會計檔案保管期滿應銷毀時，其中有的原始憑證還有使用價值的，應單獨抽出另行立卷保管。直至保管到確無使用價值時再銷毀。會計檔案銷毀后經辦人應在銷毀清冊上簽章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，同時將監銷情況寫出書面報告，一式兩份，一份報本單位領導，一份歸檔備查。
總之，隨著市場經濟的不斷發展，會計檔案管理工作也應不斷創新，以適應會計發展的需要。
參 考 文 獻
關鍵詞：影響 電算化 財會
在財務檔案管理工作中，電算化財務檔案是一項龐大而復雜的社會工程，隨著社會的進步與發展，財務檔案和財務檔案管理也呈現出許多新特點，電算化財務檔案管理系統占據著重要位置。
一、我國電算化財務檔案現狀
我國電算化財務檔案信息管理系統起步較晚，在電算財務檔案的管理上還存在著諸多問題。這表現在思想認識滯后，管理、支持力度不夠，制度不健全，管理手段落后。財務部門和檔案管理部門對于建立完整的財務信息系統及管理系統缺乏強有力的支持力度，沒有一個完整的電算化財務檔案管理的規范制度。缺乏業務指導，又沒有很好的管理措施，導致電算化財務檔案管理的歸檔工作處于無序狀態；財務檔案管理人員業務素質普遍不高，計算機維護、網絡管理人才匱乏。電算化財務檔案管理有著極為重要的經濟意義與法律意義，電算化財務工作人員，沒有認識到電算化財務管理是經濟業務的歷史記錄和重要依據。
針對這些問題，財務部門和檔案部門必須要加強電算化檔案管理。做到加強財務檔案數據和資料的存儲與調用，完善各種防范措施，適應新型財務檔案管理系統的發展，同時加強保密意識。使用廣泛的數據庫系統，建立安全保障機制等手段，樹立保密意識。在數據庫強大的安全體系下，提高處理財務數據的數量和質量，并把電算化財務檔案管理工作的網絡化建設放在首要位置，提高財務部門和檔案部門的整體水平，推動財務軟件和更多的領域聯系起來，調整財務部門和檔案部門的專業知識結構，使電算化財務檔案管理工作開展得更順利通暢。
二、電算化財務檔案管理特點
1.電算化財務檔案工作的外部特征。
電算化財務檔案工作的外部特征包括當前財務檔案工作外部的技術特征和社會環境特征，新時期財務檔案工作的外部環境呈現出信息化、數字化、網絡化的發展態勢。信息環境是社會環境的重要組成部分，隨著社會信息環境的變遷，現代信息技術作為現代社會活動的技術基礎，使檔案作為人類社會活動的產物，必然伴隨著社會活動運行方式的轉變，在形成、傳遞、存儲和利用等自身運動規律上發生本質的變化。檔案數字化、網絡化的發展為檔案信息化提供了必要的物質基礎和技術基礎，也使財務檔案的發展突飛猛進。
數字技術就是用二進制編碼表達和傳輸各種信息的技術，它使財務檔案工作所處的技術環境更為多變和復雜。它運用數學方法進行信息壓縮和傳輸，把模擬信號轉變成數字信號，改變了我們的生活方式。尤其是在財務檔案的生成方式上，將傳統紙質形式過渡到了數字化形式。網絡技術是近年來異軍突起的新技術，現代網絡技術把信息網絡環境中的開放式和互動式融合為一個整體，財務檔案工作的開展創造了更為廣闊的社會環境空間。
2.電算化財務檔案內部特征
電算化財務檔案內部特征，是給檔案工作帶來了前所未有的新發展的財務檔案工作的自身領域。數字技術是一種決定性的力量，使財務檔案信息要求數字化，使檔案發生質的變化，并成為電算化財務檔案管理中信息的主要記錄形式。
互聯網絡是計算機技術與通信技術相互結合的產物，隨著信息技術的發展，財務檔案網絡化管理是財務檔案信息化的重要標志之一。財務檔案網絡建設是社會信息網絡建設的一個組成部分和子網，為財務檔案事業的未來鋪平道路，為社會化檔案信息的采集和利用提供服務，高效、廣泛地實現價值，是檔案事業發展的大勢所趨。
三、電算化模式對財務檔案管理的影響
電算化模式,是指計算機技術在財務檔案管理工作中的應用，要使財務檔案工作邁入一個新的臺階，就要管好用好電算化財務檔案。
電算化模式對財務檔案載體形式的影響。電算化財務檔案存儲于硬盤、磁盤、光盤等具有磁性的媒介當中，因此不具備直觀可視性，需要軟硬件系統環境。若要讀取，必須在特定的計算機，這種特點會使電算化財務檔案信息容易被篡改，它要求電算化財務檔案的存放，需要注意環境因素，而財務部門的信息經常涉及到各個單位的商業機密，所以安全的電腦系統是電算化財務軟件正常運行的基礎，這就要求管理人員加強防范，避免財務檔案或機密文件外泄，采取各種安全防護手段，建立相應的軟硬件系統。
保存受到財務檔案本身多因素的影響。電算化管理軟件有著眾多突出的優點：電算化財務管理軟件的數據存儲于磁盤介質上，降低了人為的錯誤因素，電算化財務信息檔案的存儲所需空間更小，節省了勞動力，避免了重復勞動，節約了資源，減少了浪費現象，大大提升了財務工作的工作效率。但磁性媒介存儲財務檔案信息涉及到信息安全，它要求檔案管理人員做好各種防護工作，必須對重要檔案進行備份，防止因環境原因導致的存儲設備被破壞，使風險降至最低。
電算化模式對財務檔案歸檔范圍的影響。計算機操作系統是一種特殊的程序系統，作為企業管理者，要時時做到不斷提高電算化財務檔案管理者的素質，應當特別注重對檔案管理人員的選拔與培養，高度重視電算化財務檔案資料的科學化管理，保證電子財務檔案數據的完整性與可讀性，做到各項業務產生的票據、賬目、報表等由專人進行管理。盡量讓存儲設備等處于相對安全的環境中，實現財務檔案管理的動態化管理，建立相關的電算化財務檔案管理的法律法規，使電算化財務檔案的管理工作都有法可依，有法可循。
一、加強組織領導
高校應建立以分管領導為核心的會計檔案領導小組，將會計檔案管理納入學校管理流程、納入各部門的日常工作；結合高校體制改革和事業崗位重新劃分工作，制作崗位說明書，將會計檔案管理工作納入各部門和相關人員的職責范圍；依據《檔案法》的要求，建立健全適合本校實際的規章制度，如立卷歸檔制度、保管制度、鑒定銷毀制度、查閱利用制度等。單以銷毀制度為例，會計檔案除人員工資表、年度決算報表、會計檔案保管和銷毀清冊等需要永久性保存外，未結清的債權、債務的原始憑證和未完工的工程檔案在債務結清和工程完工之前也要永久保存，其他會計檔案則要按照《會計檔案管理辦法》的規定的保管期限進行銷毀。在銷毀前必須由會計檔案管理機構和會計機構共同提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，需要保留的要抽出單獨裝訂存放，并作相應記錄。然后將銷毀清冊報分管校領導批準，分管領導及檔案部門、財務部門相關人員都要在銷毀清冊上簽字。銷毀前應按清冊所列內容認真核對和清點，防止出現誤銷。在銷毀時除檔案部門、財務部門外，還要有審計部門人員參加監督，保證會計檔案銷毀制度的嚴肅性。
二、完善歸檔流程
高校檔案機構應根據本校實際，結合財務工作特點，制定會計檔案歸檔流程和規范，在會計檔案的形成、整理、保存、歸檔流程中建立質量保證體系，并將會計檔案的完整、準確和系統作為工作的重點。對會計檔案歸檔過程實施經常化檢查。有一定規模的高校（可以設置檔案館的）財務部門應設立會計檔案人員協同財務總監（財務負責人）監督校、院二級管理的財務活動運轉狀況，嚴格規范會計檔案歸檔程序。會計檔案在歸檔前，應改變目前直接歸檔的模式，先由高校審計部門審計合格后才可移交給檔案部門。高校財務部門應配專人進行及時地整理歸檔。首先，記賬憑證的整理。審查核對、排序，確保不遺失、不缺號、不漏號，按月整理齊全后，裝訂、粘貼封面，并把封面上要求填寫的內容填寫完整，加蓋印章。其次，會計賬簿歸檔時要在首頁內填齊《賬簿啟用表》的內容，按不同類別裝訂成冊；會計報表則按年報、季報、月報分別整理立卷；工資發放花名冊要在工資發放完畢后及時整理，按月裝訂成冊；銀行對賬單收集齊全后按年裝訂成冊。高校財務部門、審計部門、檔案部門應認真清點移交的會計檔案。
三、建立會計檔案信息公開機制
學校檔案部門應會同財務、審計部門定期出具財務檔案質量報告，就會計檔案的準確性、完整性、系統性出具相關意見；對學校重大基建項目、科技專項等出具會計檔案專項驗收意見并在一定范圍公布；對會計檔案利用者的異議，檔案部門應高度重視，逐件落實，通過相關的利用監督機制，確保會計檔案信息不泄露。
四、加大監管力度
檔案部門和財務部門應聯手，共同加大對會計檔案的監管，將會計檔案規范化管理要求具體化，檔案部門、財務部門要與審計部門加強合作，在審計和專項檢查中進行突擊檢查，同時發揮審計事務所等社會中介機構的作用，依法加強高校財務檢查和審計監督，對弄虛作假、偽造、變造、篡改會計檔案資料的違法行為要嚴肅處理，構成犯罪的應及時移交紀檢、公檢法等機關查處并依法追究刑事責任。
五、加強電算化會計檔案管理
傳統會計的信息載體是紙介質，對存儲在磁盤、光盤等磁介質計算機環境中形成的電算化會計檔案，高校還應制定專門的管理制度，推行電子檔案與紙質檔案雙套管理制度，根據各自載體形態和保護要求分別整理保存。由于電算化會計檔案數據保存期長，易受到人為或自然破壞且難留痕跡的特點，因此，要建立電算化會計檔案收集制度，按時將計算機處理的會計信息進行雙備份，脫離原計算機系統環境，分別存放在不同的地點，以確保會計檔案資料的安全。另外，由于軟盤易受質量、溫度、濕度、磁場等因素影響，應采用光盤存放，并定期檢查、定期復制。所有備份的會計檔案數據應采用質地優良的光盤刻錄，以保證數據信息的安全。年終要將全年的會計檔案信息整理歸檔并進行編號，標明日期、目錄、備份人員姓名等內容。
1.1會計檔案收集與整理階段
會計檔案收集是會計檔案工作的基礎性工作，它要求收集會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計核算資料，這些都是記錄經濟發展和業務情況的重要指標，是會計檔案工作的基礎。因此，在此階段，檔案管理人員要熟悉會計檔案的收集范圍，根據會計檔案工作要求，規整重要檔案，以備后用。
1.2會計檔案形成與保管階段
會計檔案形成與保管是會計檔案管理的重點。在收集與整理會計資料后，要對會計檔案進行整理立卷，并按要求裝訂成冊。把會計檔案放在財務資產保管部保存1年，期滿后，由財務資產部編制移交清冊，然后由檔案機構統一保管。會計檔案要放在干燥防水的地方，并遠離易燃品堆放地，此外，還要注意防蟲蛀，保持清潔衛生。
1.3會計檔案移交階段
《會計檔案管理辦法》規定：“財務部門和經辦人必須按期將應當歸檔的會計檔案全部移交檔案管理部門，不得自行封閉保存。”因此，檔案部門要嚴格遵照國家法律規定，按期點收，不得找借口托辭。財務資產部門要將保存滿1年的會計檔案即時移交給檔案管理部門，并做好交接手續，及時編制好會計檔案移交清冊。
1.4會計檔案借閱階段
《會計檔案管理辦法》規定：“當年會計檔案，在會計年度終了后，可暫由單位的財務部門保管1年。”企業要加強會計檔案管理，避免出現會計檔案丟失的現象。因此，財務部門要建立嚴格的會計檔案借閱制度。內部人員借閱會計檔案的管理標準：內部人員查閱會計檔案，需經財務部門負責人批準，按照檔案管理有關規定，辦理借閱手續。填寫會計檔案借閱審批表，注明借閱人姓名、時間和會計檔案名稱，經由會計機構負責人、檔案管理部門負責人簽字，可提供復印件，并在專設的登記簿上登記。外部單位借閱、查詢會計檔案時，除執行內部借閱條款外，還要借閱單位出據介紹信，并由負責人簽字方可借閱。借閱人歸還會計檔案時，會計檔案管理人員要認真檢查檔案的完好性，仔細核實有無涂改、損壞情況，防止會計檔案在流動過程中散失、缺損、抽換或任意銷毀，確保會計檔案的安全性和完整性，避免秘密文件丟失、泄密。
1.5會計檔案銷毀階段
會計檔案銷毀是會計檔案管理的最后一個階段。在該階段，企業要按照一定原則和標準，對會計檔案的鑒定和銷毀做出明確要求，對過期的會計檔案進行價值估算，并銷毀沒有價值的會計檔案。檔案管理部門要提出鑒定意見，和財務部門共同組成鑒定工作小組，對檔案逐冊、逐頁進行鑒定，對確無保管價值的會計檔案編制銷毀清冊。銷毀情況形成書面文件和銷毀清冊一同存入檔案。
2會計檔案的管理策略
第一，結合財務管理實際需求，建立完善的會計管理機制，以全面規制會計工作內容，從而保證會計工作流程的規范性、有效性。第二，把所有經濟活動都歸入會計監督管控的范圍，按照制度要求，保持會計檔案工作特色，實施精細化、電子化管理模式，嚴控會計檔案歸口，確保會計檔案的真實性、有效性、準確性和時效性。第三，企業要做好教育和專業培訓工作，努力提高會計檔案管理人員的素質和專業水平，以保證會計管理工作有效進行。
3會計檔案管理創新實踐
3.1會計檔案電子化、信息化革新
紙質檔案仍然是當今會計檔案的主要載體，但是，隨著電算化的跨躍，財務系統軟件從遠光到FMIS，再到ERP、財務管控系統等多系統并行，將會計電子檔案的推行提上日程。依據會計檔案管理的最新要求，2014年，財務資產部協同財務管控組，將成立以來的全部賬目編制成電子檔案，以電子檔案盒為載體，設立內部局域網管理，對電子檔案進行專項管理，滿足會計電子檔案異地、防災存儲的要求。在地市沒有服務器網絡的情況下，實現對以前年度會計信息進行電子查詢，為查詢紙質檔案起到“衛星定位”的作用。
3.2優化人員配置，確保會計檔案專業專職管理
財務資產部設置會計檔案管理崗位，配備專業財務人員負責會計檔案管理，在保證會計檔案質量的同時，提升會計檔案管理水平。注重會計檔案人員的職業素質和業務水平，要求會計檔案管理人員必須具備會計從業資格證書，大學專科及以上學歷，且有5年以上會計工作經驗，政治表現好，具有良好的道德品行。建立會計崗位輪換制，采用A、B崗機制確保會計檔案管理有序進行，工作銜接流暢，財務管理職能進一步強化。
3.3重視業務水平，加強培訓管理
會計檔案管理人員除應兼顧財務會計專業和文書檔案專業知識外，還要具備計算機方面的專業知識。因此，對會計檔案管理人員的專業素質要求也相對高于其他崗位。定期或不定期地對會計檔案管理人員進行專業培訓，提高其業務能力和道德素質，使其能勝任檔案管理工作。
4未來的設想和發展方向
本標準規定了xxxxxx會計檔案管理管理的管理職責、管理內容與要求、檢查與考核
。
本標準適用于xxxxxx會計檔案的管理。2引用標準
下列標準所包含的條文通過在本標準中引用而構成為本標準的條文。
財政部會第4號《企業財務通則》。
財政部會第5號《企業會計準則》。
財政部財工字(92)574號《工業企業財務制度》。
華中電力集團電力工業企業成本管理辦法(試行)
3管理職責
會計檔案管理工作由局長工作部負責，會計(文書)檔案管理人員負責日常具體管理。
4管理內容與要求
××1基本任務
×××1負責接收、編目、保管、查閱、鑒定、銷毀與統計本局形成的會計檔案，做到保
管妥善、存放有序、查閱方便。
×××做好會計檔案的查閱、復制利用工作，為全局經營管理工作服務。
×××負責對本局形成的財務檔案的歸檔工作進行業務指導。
×××負責對已超過保管期限的或無保存價值的會計檔案提出存毀意見，并監銷經批
準銷毀的會計檔案。
××2歸檔范圍
×××1會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反
映本局經濟業務的重要史料和證據，具體包括:
1)會計憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證。
2)會計帳簿類：總帳，明細帳，日記帳，固定資產卡，輔助帳簿，其他會計帳簿。
3)財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其
他財務報告。
4)其他類：銀行存款余額調節表，銀行對帳單，其他應當保存的會計核算專業資料，會計
檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊。
×××2局財務部采用電子計算機進行核算的會計材料，除應當歸檔打印出的紙質會計檔
案外，還應將磁盤、光盤等磁性介質移交局檔案館保管。
×××會計檔案具體歸檔范圍詳見本局標準：《文件材料歸檔管理規定》。
××3歸檔要求和時間
×××1本局每年形成的會計檔案，應由局財務部按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成
冊(做到卷內無裝訂金屬物，紙張無破損)，并編制會計檔案保管清冊。
×××2當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，暫由局財務部保管一年，期滿之后，
第二年由局財務部編制移交清冊，向局檔案館移交。
×××3編制會計檔案移清冊時，應列明移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度等
內容。
×××會計檔案人員接收會計檔案時，須按照移交清冊所列容逐項交接，交接完畢后，
交接雙方經辦人在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。
×××已歸檔的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，
檔案人員應會同局財務部經辦人共同拆封整理，以分清責任。
××4會計檔案的管理
×××1會計檔案管理人員對已歸檔的會計檔案，按照《供電企業檔案分類表》(試行)
、《會計檔案管理辦法》的規定進行編號、劃分保管期限。
×××2根據計算機檔案管理程序的要求，對已歸檔的會計檔案，按會計名稱、案卷號的
順序，逐卷、逐個字段地輸入微機。
×××3使用標準檔案裝具裝盒，填寫好裝具脊背和盒面各欄項目的內容后，按“年度—
—會計名稱——案卷號”的順序排架。
××會計檔案的鑒定與銷毀
×××1會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、15年、
25年4類。
×××2全局職工工資表、年度財務報告(決算)(包括文字分析)、會計檔案保管清冊
、銷毀清冊等，定為永久保管。
×××3現金和銀行存款日記帳、固定資產卡片，其保管期限定為25年。
×××4原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、總帳(包括日記總帳)、明細帳、日記帳、輔
助帳、會計檔案移交清冊等，其保管期限為15年。
×××5銀行余額調節表、銀行對帳單、固定資產報廢清理后的卡片、月、度會計報表其
保管期限定為5年。
×××主要財務指標快報(包括文字分析)，其保管期限定為3年。
×××本規定確保的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
×××保管期滿的會計檔案，由局檔案館會同局財務部提出段意見，編制會計檔案銷毀
清冊，列明銷毀會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期
限、銷毀時間等內容。
×××局分管領導須在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
×××銷毀會計檔案時，會計檔案人員和局財務部派員共同監銷，監銷人在銷毀會計檔案前，按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，須在會計檔
案銷毀清冊上簽字蓋章，并將監銷情況向局分管領導報告。
×××保管期滿后但未結清債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得
銷毀，須單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止；單獨抽出立卷的會計檔案，需在會計檔
案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
××會計檔案的利用
×××1編制會計檔案案卷目錄(含會計憑證目錄、會計帳簿目錄、會計報表目錄等)檢
索工具，積極主動地提供檔案，為全局經濟工作服務。
×××2歸檔保存在會計檔案只供本局財務人員查閱，不得外借；如有特殊需要，經局分
管領導批準，可以提供查閱或復制，并辦理登記手續。
×××3查閱或復制會計檔案的人員，不準在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。
×××4本局的會計檔案任何人不得攜帶出境。
××會計檔案的保管
×××1會計檔案庫房須按國家標準保持適宜的溫濕度，即：溫度控制在14℃～24℃之間
，濕度控制在×××～×××之間。
×××2庫房內每層密集架中須定期投放防蟲藥片(盒)，以防治害蟲對庫存檔案的侵蝕
。
5檢查與考核
現實情況是財務管理部門沒有專職的檔案管理人員，學校檔案管理部門沒有專門的熟悉財會業務的檔案管理人員。作為學校檔案數量最大的部門，在會計管理機構由于兼職人員僅做到一般性的收集整理工作，在學校檔案管理部門也僅僅起到保管的作用。沒有做到對檔案的合理開發利用。
二、加強學校會計檔案管理應采取的對策
1.加強組織領導，建立健全各項規章制度。根據國家會計法律法規的要求，各學校必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。要使學校會計檔案規范化，必須將會計檔案工作作為學校檔案工作的重要內容，制定相應的會計檔案工作管理目標，明確責任，并建立健全檔案管理制度，如《會計檔案管理工作人員職責》、《會計檔案移交、銷毀制度》、《會計檔案查閱制度》等，制定檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用和銷毀等各項工作程序。使會計檔案管理工作有章可循，促進會計檔案工作規范化。
2.加強會計檔案人員上崗培訓。建議進一步明確會計檔案管理兼職人員。會計檔案管理人員既要有豐富的會計專業知識，又要有檔案管理專業知識。因此，業務主管單位要加強對會計檔案管理人員尤其是首次接觸會計檔案管理的人員培訓工作，使他們認識到檔案的價值，只有當他們認識到檔案管理有價值，才能引起他們對檔案管理工作的重視，以為學校決策者提供決策有用信息為主導，主動服務，讓使用者在使用中充分體會到檔案的價值，從而強化對會計檔案的管理，提升檔案管理的力度。
3.加強日常會計資料收集，保證會計資料完整。除隨會計憑證裝訂保存的會計核算原始憑證外，還有大量的與會計核算業務密切相關的資料，這部分資料是會計核算、財務管理、內部審計等所需的資料，人員的調入調出產生的工資變更，公積金、社保基數調整，職務晉升、薪級工資調整，年度預算追加等發生的會計資料。為保證會計資料的完整性，應按業務內容整理歸集為財務報告類和其他會計資料，為日后會計核算、查詢和檢查提供真實的原始依據。
4.加強財會部門與檔案管理部門的溝通。財會部門與檔案管理部門的交流溝通，不僅有利于檔案價值的開發，而且溝通對于檔案資料收集整理移交范圍及時調整確定具有不可估量的作用，只有溝通了，財會部門才能及時收集應收集的資料，只有溝通了，檔案管理部門才能了解財會部門的資料收集是否齊全，從而做好監督工作。在各項業務檢查中，應將會計檔案的規范化管理作為檢查的重要內容之一。業務主管部門應根據年度工作安排，根據國家有關會計法規對學校的會計檔案管理工作進行考核，通過評優爭先促進學校會計檔案管理逐步走向規范化、科學化管理的軌道。
5.強化對電子會計檔案的管理工作。要提高單位領導對電子會計檔案開發利用工作重要性的認識，單位領導的重視是基礎和關鍵，只有建立和落實工作責任制，明確每個人的工作職責，才能保證此項工作的落實。積極組織有關人員認真學習檔案管理的法規，才能提高檔案管理人員對電子檔案開發利用工作重要性的認識，通過提高業務素質，保證電子會計檔案管理工作具有較高的工作效率和工作質量。
6.以人為本、提高開發利用能力。要選拔專職的電子會計檔案管理人員，對管理人員進行專業培訓。電子會計檔案管理人員要懂得檔案管理的基本知識，掌握會計學、管理學以及計算機相關知識，熟練使用相關的財務會計軟件。在專職人員的使用過程中，要建立定期考核制度，確保工作人員有良好的會計職業道德和業務技能，保證電子檔案開發利用工作的順利開展。
7.改善硬件設施。良好的硬件設施，是順利開展電子會計檔案開發利用工作的重要物質保障。對電子信息的分析、加工、整理，需要配
備專門的電子計算機以及適配的軟件系統；會計信息的網上查詢、對賬等功能的實現，需要配置大容量的服務器；為保證電子會計檔案信息的安全，安裝最新的防毒殺毒軟件并做到及時升級。
8.按規定及時移交會計檔案。《會計法》規定，上一年度的會計檔案可由財務部門保存一年后再移交檔案室。會計檔案由財務部門向檔案管理部門移交時，交接雙方按財務部門編制的移交清冊進行清點核對，無誤后在移交清冊單據上簽字蓋章，各存一份備查。移交清冊保管期限為15年，會計檔案保管清冊為25年。
【關鍵詞】 高校;基建會計;檔案管理
高校的基建會計檔案,是會計檔案和基建檔案的重要組成部分,但兩者又有所區別,基建檔案是指記錄和反映高校在基建活動過程中形成的重要歷史資料和證據,包括基建會計憑證、會計賬簿、會計報表、經濟合同和協議、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊等會計核算專業資料。是高校檔案卷宗的重要組成部分,基建會計檔案由于具有信息量大、時效性強、查閱頻繁等的特點,利用傳統的會計檔案管理手段和方法很難滿足所有高校基建財務信息使用者的要求,加上電子檔案的出現也給基建會計檔案的管理提出了新的挑戰。
一、高校基建會計檔案收集范圍
一是基建會計憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。二是基建會計賬簿類:總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿,其它會計賬簿。三是財務報告類:月度、季度、年度財務報告,包括資金平衡表、待攤投資明細表、基建借款情況表、基建投資表和交付使用資產明細表等。四是其它類:銀行存款余額調節表、銀行賬單,其它應當保存的會計核算專業資料,會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。
二、高校基建財務檔案管理的現狀及存在問題。
(一)高校專職檔案管理人員,只注重學校文書檔案管理而不重視會計檔案保管
會計檔案的使用和查閱往往只是局限于會計人員和審計人員,檔案管理人員以不熟悉會計業務為由,認為會計檔案保管就是會計人員的工作,會計檔案移交后,雖然集中于高校檔案管理部門集中保管,但卻置之一旁,無人問津,時有散落現象。會計檔案不同于普通文書檔案保管,高校在文書檔案管理制度上已相對完善,會計檔案在移交時,雖然有移交清單,基建財務人員也按正常要求裝訂會計憑證,但是不可能清點憑證張數,檔案盒沒有封條,出現檔案遺失問題后,會計人員和檔案管理人員責任相互推諉,加大了會計檔案管理的難度,這也是專職檔案管理人員不愿接手會計檔案原因之一。
(二)高校基本建設周期長,難以即時移交基建會計檔案
按照《會計檔案管理辦法》規定會計年度終了后一年內將基建會計檔案移交本單位檔案機構統一保管。由于目前高校基建單獨建賬,與高校事業賬實行的是不同的財務制度,事業和基建會計人員按照崗位設置分工,相互獨立,基建項目沒有竣工結算進行資產移交前,一般不進行合賬處理。再者,由于供應商往來、項目費用查詢、工程預決算審計、項目審計等原因經常需要調閱基建會計檔案,事業檔案會計人員不愿接手基建會計檔案進行編號入檔,增加了中間移交環節,導致基建會計檔案移交不及時。
(三)基建會計檔案保管人員缺乏相應的長期檔案管理經驗,嚴重影響會計檔案保管質量和壽命
財務人員雖然熟悉賬務處理,但是缺乏會計檔案管理常識,加上有些高校領導意識不到財務檔案管理的重要性,不重視財務人員檔案管理的培訓。很多單位的會計檔案都沒有專門的存放地點。由于保管環境不當,造成基建會計檔案霉變、毀壞甚至遺失,加大高校財務管理風險。檔案借出不履行相關手續,不經單位負責人批準,隨意查閱或者復印,致使基建會計檔案可能被涂畫、拆封和抽換。
(四)基建會計人員不熟悉基建業務和會計檔案的分類,致使基建會計檔案查找困難,甚至會造成工程款超付現象
《會計法》規定除結賬和更正錯誤的記賬憑證外,其他記賬憑證必須附有原始憑證。有些會計人員卻不清楚附哪些原始憑證,由于施工合同、驗收報告、工程變更單等原始憑證較厚,難以訂本包裝,會計人員不對這些憑證進行單獨裝訂保管,在封面上注明記賬憑證日期、編號、種類,同時在記賬憑證上注明“附件另訂”和原始憑證名稱及編號。不便于工程付款記錄的查對和竣工結算審計等。會計檔案有不同的保管期限,一味籠統將基建財務管理檔案全部作為原始憑證放之于記賬憑證后裝訂,后繼人員因不了解經濟事項的來龍去脈,增加后繼工作量。
(五)會計電算化高校基建財務人員安全意識淡薄
許多高校基建賬務處理采用電算化形式,有些會計人員用電算化上網,在防火墻有漏洞的情況下,易遭黑客攻擊,導致系統癱瘓,數據泄露和丟失。日常工作中,不做好電子備份工作;銀行存款日記賬和現金日記賬不采用訂本式賬簿,不當日打印核對,只是年末一次性打印裝訂。檔案移交時不注重電子檔案移交和保管,只將紙質檔案移交,不利于高校信息化發展。
三、加強高校基建會計檔案管理的措施
(一)在財務部門配置臨時檔案庫房,指定非出納人員管理基建會計檔案
財務部門檔案庫房門窗要堅固,配備相應的設施做到防盜、防火、防蟲、防塵、防潮、防光、防腐蝕、防失密。財務部門每年形成的基建會計檔案,統一由會計檔案管理員按照歸檔要求,負責整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。當年形成的基建會計檔案,會計年度終了后,在財務部門保管不超過一年。期滿之后,統一由會計檔案管理員編制移交清冊,移交學校綜合檔案室統一保管。移交學校檔案室保管的會計檔案,原則上應當保持原卷冊的封裝,如需要拆封重新整理的,學校綜合檔案室應當會同基建會計檔案經辦人員共同拆封整理,以分清責任。見表1:會計檔案資料移交清冊。
(二)加強基建會計人員崗位培訓,提高基建會計檔案的案卷質量
高校領導和相關人員應提高對基建會計檔案管理的認識,加強和組織基建會計人員認真學習《會計法》、《會計檔案管理辦法》和《高校檔案工作規范》,制定會計檔案管理標準,對會計檔案進行規范管理,將會計檔案管理及操作技能的培訓,納入基建會計人員崗位培訓中,要求從會計檔案整理的基礎業務學起,使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能,進而從源頭上做好會計檔案的整理規范工作,為單位領導的決策提供真實、可靠的依據。同時要求會計人員對基建會計檔案在工程的不同階段進行整理分類,與會計核算同步,可以方便會計人員和審計監督部門人員的頻繁利用,達到了基建財務檔案立卷整理科學和有效利用的目的。另外基建財會人員不僅要熟悉財務會計專業知識,還要掌握基本建設知識, 通過多渠道多層次提高素質和業務水平,使基建會計工作逐步轉向對基本建設投資全過程的決策、控制、核算、反映和監督。基建會計人員熟悉基本建設過程和建設工程方面的知識,便于搜集基建原始憑證和完善基建會計檔案建設。
(三)完善基建會計檔案管理的各項規章制度,確保基建會計檔案的安全與完整
按照相關法律、法規的要求,根據高校自身的特點制定適合本單位的基建會計檔案管理制度,制定基建會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱、保管期限表、移交時間等,確保會計檔案收集的齊全完整。基建會計檔案原則上不得外借,如有特殊需要,必須經單位負責人批準后,方可查詢和復制,并履行登記手續,基建會計人員和借閱人員對基建會計檔案內容除單位負責人同意和司法需要不得對外泄露,否則追究相關人員責任。對高校電算化的電腦杜絕上外網,防止檔案泄密和被篡改。對基建會計檔案的銷毀嚴格履行程序,向單位負責人申請,同意后方可由檔案管理部門和會計人員共同參與,銷毀檔案期滿、不存在未了事項和正在建設的項目的基建會計檔案,并認真填寫基建會計檔案銷毀清冊。見表2:檔案借閱(復印)登記表和表3:會計檔案銷毀申請表。
(四)加強基建會計檔案管理的考核和監管力度,促進高校基建會計檔案優化科學發展
學校財務部門和檔案部門應建立檢查、考核和評估制度,明確崗位職責。不定期組織會計人員到其他高校財務部門和檔案部門參觀學習,對會計檔案管理過程中存在的疑難問題和得力措施進行經驗交流。將基建會計檔案規范化管理納入會計常規業務檢查中,對基建會計工作的整體性和連續性的檢查與監督。對基建會計檔案人員,成績突出的應給予表獎;對不合格的人員應給予批評,限期改進或進行撤換。并對考核的結果記入個人業務檔案,與會計人員的職位和職稱晉升掛鉤,提高基建會計檔案人員的主觀能動性和責任感,以保證高校基建檔案建設的科學可持續發展。
(五)建立高校內部職能部門網絡平臺,實現基建會計檔案管理現代化
在基建會計檔案歸檔和移交時,利用現代化手段將同一份檔案的紙質版和電子版同時歸檔和移交,這也要求檔案管理人員具備保管軟盤、硬盤和光盤的常識。在高校各職能部門之間按照權限建立內部網絡平臺,將電子基建會計檔案上網,通過網絡交流,滿足各職能部門日常查詢、數據分析和編制報表的需要,達到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的,避免原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損,還有利于檔案資源的統一整合,極大地提高了工作效率和工作質量,為高校領導決策層及時做出科學合理的判斷提供信息支持。
(六)加強基建會計檔案管理的宣傳力度,獲取各方支持
基建會計檔案的管理不僅是會計檔案管理人員和基建會計人員的常規工作,還涉及其他各職能部門和施工承建單位,是一項長期艱巨的復雜工作,平時財務和檔案管理部門要加強對外部門的基建會計檔案管理宣傳力度,爭取各方面的支持,以便及時、系統地收集到所需的基建會計原始資料。
總之,高校基建會計檔案是記錄高校基本建設和發展過程中的詳細歷史資料,是具有參考價值和法律效力的書面證明,必須重視和加強對基建會計檔案工作的管理,建立基建會計檔案的立卷、歸納、保管、查閱和銷毀等管理制度,實現高校會計檔案的信息化,保證基建會計檔案安全、完整、方便查閱,更好地為高校可持續健康發展服務。
【參考文獻】
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