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第1篇

【關(guān)鍵詞】 知識(shí)管理；檔案；信息化建設(shè)

一、檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

1、檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

檔案信息化建設(shè)是以檔案工作現(xiàn)代化為導(dǎo)向，堅(jiān)持用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等改造傳統(tǒng)檔案工作，確立傳統(tǒng)檔案在信息化的環(huán)境中得到廣泛的應(yīng)用，不斷促進(jìn)檔案管理方式、方法的升級(jí)改造。檔案信息化建設(shè)主要包括檔案信息的數(shù)字化、檔案網(wǎng)站建設(shè)、數(shù)字檔案館建設(shè)三個(gè)方面的內(nèi)容。

其中，檔案信息的數(shù)字化是在安全性、規(guī)范性的基礎(chǔ)上，用掃描、壓縮等現(xiàn)代技術(shù)將傳統(tǒng)文件如紙質(zhì)文件、音像文件集成為有序的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)；檔案網(wǎng)站建設(shè)主要是面向公眾和用戶的檔案信息公開(kāi)，主要以檔案機(jī)構(gòu)主頁(yè)的形式廣泛傳播檔案工作、檔案資源、檔案利用的信息，是檔案部門(mén)服務(wù)大眾、宣傳政策和聯(lián)系社會(huì)的窗口；數(shù)字檔案館建設(shè)則著眼于無(wú)形的信息利用環(huán)境，實(shí)現(xiàn)檔案資料的網(wǎng)絡(luò)化，利用信息網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件的現(xiàn)代化信息存儲(chǔ)方式，區(qū)別于傳統(tǒng)實(shí)體檔案資料館不可移動(dòng)、不可復(fù)制的特點(diǎn)，數(shù)字檔案館是無(wú)形的信息存儲(chǔ)庫(kù)，與實(shí)體檔案資料館相輔相成，相互促進(jìn)。簡(jiǎn)言之，檔案信息化建設(shè)就是用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案機(jī)構(gòu)，提升檔案管理的現(xiàn)代化水平，是信息時(shí)代檔案管理的特征。

2、檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

上世紀(jì)90年代以來(lái)，隨著信息技術(shù)在我國(guó)各行各業(yè)逐步開(kāi)展應(yīng)用，一批機(jī)讀檔案迅速產(chǎn)生，作為對(duì)實(shí)體檔案的補(bǔ)充，信息化檔案的應(yīng)用仍只是檔案管理的輔助手段。傳統(tǒng)的檔案管理依然是主流，實(shí)體檔案資料依然是主流，信息技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式并沒(méi)有形成根本性的沖擊。

上世紀(jì)90年代中期以來(lái)，各個(gè)領(lǐng)域、各個(gè)部門(mén)紛紛開(kāi)始應(yīng)用各種各樣的信息系統(tǒng)，信息化才真正進(jìn)入到檔案管理之中。隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，信息軟件逐漸取代了傳統(tǒng)的管理系統(tǒng)，信息資源的處置、管理逐步實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化，檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平得到了切實(shí)提高。2004年國(guó)家檔案局《全國(guó)檔案信息建設(shè)實(shí)施綱要》，明確提出要加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動(dòng)館藏檔案的數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，在部分中心城市建設(shè)示范性數(shù)字檔案館，開(kāi)展公眾網(wǎng)上查詢檔案信息服務(wù)，加快推進(jìn)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系、安全保障體系和人才隊(duì)伍建設(shè)。各地區(qū)、各行業(yè)紛紛制定檔案信息化建設(shè)實(shí)施辦法，至此，辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)在機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位得到廣泛應(yīng)用。生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理過(guò)程中的紙質(zhì)資料文件越來(lái)越少，電子文件日益成為主流。

3、當(dāng)前檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

（1）電子文件缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。檔案管理部門(mén)在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)中，往往只注重硬件設(shè)施的配套和完善，缺少了檔案資源的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)，具體體現(xiàn)在檔案分類編碼標(biāo)準(zhǔn)一地一樣、一行一樣，缺乏統(tǒng)一的技術(shù)定標(biāo)配置。電子檔案資源難以順暢流通。

（2）檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)參差不齊。傳統(tǒng)的檔案管理人員有著熟練的紙質(zhì)檔案管理技術(shù)和方法，且知識(shí)更新慢、知識(shí)更新主動(dòng)性不強(qiáng)，新的檔案管理人員則過(guò)度依賴于信息技術(shù)，對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)掌握不全，尤其是檔案的分類管理知識(shí)嚴(yán)重欠缺，成為普通的電腦操作工。檔案管理的鴻溝在新老管理人員之間難以逾越。

（3）檔案信息管理模式有待提升。一些檔案管理部門(mén)只重視檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，卻忽視了檔案信息資源的利用。檔案信息只能夠在單位內(nèi)、部門(mén)間進(jìn)行簡(jiǎn)單的信息傳輸，且大多以單機(jī)運(yùn)行為主，檔案資料只限于簡(jiǎn)單地進(jìn)行查詢。即使進(jìn)行了簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)聯(lián)網(wǎng)，數(shù)據(jù)安全的保障也面臨著一定的風(fēng)險(xiǎn)。

二、知識(shí)管理與檔案信息化的理念融合

1、知識(shí)管理與檔案信息化建設(shè)

知識(shí)管理是指在組織中建構(gòu)一個(gè)人文與技術(shù)兼?zhèn)涞闹R(shí)系統(tǒng)，讓組織中的資訊與知識(shí)，透過(guò)獲得、創(chuàng)造、分享、整合、記錄、存取、更新等過(guò)程，達(dá)到知識(shí)不斷創(chuàng)新的最終目的，并回饋到知識(shí)系統(tǒng)內(nèi)，個(gè)人與組織的知識(shí)得以永不間斷的累積，從系統(tǒng)的角度進(jìn)行思考這將成為組織的智慧資本，有助于做出正確的決策，以適應(yīng)市場(chǎng)的變遷。

知識(shí)管理理論把組織中的知識(shí)明確劃分為顯性知識(shí)和隱性知識(shí)兩個(gè)方面的內(nèi)容。針對(duì)檔案管理部門(mén)的知識(shí)管理而言，顯性知識(shí)是指存在的檔案資料，這些資料以紙質(zhì)、音像、電子形式存在，便于進(jìn)行分類和整理，能夠通過(guò)技術(shù)手段來(lái)進(jìn)行管理，包括文件、書(shū)籍、期刊、情報(bào)、報(bào)告、資料、規(guī)程規(guī)范、法律法規(guī)等。而隱性知識(shí)是指通過(guò)對(duì)顯性知識(shí)的分類和規(guī)范，能夠無(wú)形中給予知識(shí)受眾潛在收獲的知識(shí)等。隱性知識(shí)的存在依賴于精細(xì)化的檔案管理手段，依賴于員工的專業(yè)技能、工作經(jīng)驗(yàn)等，隱性知識(shí)存在于檔案管理者的頭腦中，并通過(guò)相關(guān)的檔案顯性知識(shí)傳達(dá)出來(lái)。知識(shí)管理的理念就是要把相關(guān)的顯性傳遞給受眾的同時(shí)把成熟的經(jīng)驗(yàn)、理念等以固化的方式在組織內(nèi)部傳承。檔案信息化建設(shè)推行知識(shí)管理的理念就是使知識(shí)的受眾能夠在最大的限度和范圍內(nèi)獲得共享信息資源，并通過(guò)促進(jìn)隱性知識(shí)向顯性知識(shí)的轉(zhuǎn)化實(shí)現(xiàn)服務(wù)公眾共享資源的目標(biāo)。這既是檔案管理部門(mén)工作創(chuàng)新的目標(biāo)，也是檔案管理部門(mén)服務(wù)社會(huì)的最終追求。

2、檔案管理呼喚知識(shí)管理理念

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，迅速信息、率先占有信息、平等共享信息成為信息時(shí)代勝負(fù)紛爭(zhēng)的重要籌碼。檔案管理工作者作為重要的公共知識(shí)存儲(chǔ)者應(yīng)及時(shí)把檔案資料、數(shù)據(jù)文件及時(shí)、便捷、準(zhǔn)確地傳播到社會(huì)，相應(yīng)地，檔案工作者的角色也要發(fā)生變化，正如在上世界90年代，加拿大著名的檔案學(xué)者特里·庫(kù)克（Terry Cook ）指出檔案工作者應(yīng)“由實(shí)體資料保管員轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)提供者”，提出檔案工作者不應(yīng)局限于分類整理知識(shí)、保管知識(shí)，而應(yīng)該想辦法傳播知識(shí)、轉(zhuǎn)移知識(shí)、探尋知識(shí)，并提出要“把著眼點(diǎn)從信息轉(zhuǎn)移到知識(shí)上（探尋、傳播、理解），從建立數(shù)據(jù)庫(kù)到建立知識(shí)庫(kù)上”，“引導(dǎo)利用者從泛濫的具體信息過(guò)渡到知識(shí)甚至智慧”，倡導(dǎo)把知識(shí)管理作為檔案工作者的重要職責(zé)。既然涉及到管理，知識(shí)管理的內(nèi)涵就不僅僅是紙質(zhì)文檔的分類保存，更應(yīng)該涉及到知識(shí)的傳播。

同時(shí)，另一位檔案學(xué)者高德·拉伯楚克（Gord Rabchuk ）呼吁檔案管理界要緊緊抓住信息時(shí)代知識(shí)爆炸的特征，把檔案工作同知識(shí)管理革命緊密聯(lián)系，要通過(guò)檔案管理工作為世界各行業(yè)的決策者提供有重要參考價(jià)值的信息，也即“21世紀(jì)檔案工作者將在有關(guān)的知識(shí)管理決策中，承擔(dān)重要責(zé)任。”檔案管理本身就是在對(duì)知識(shí)進(jìn)行管理。檔案管理工作如對(duì)檔案的收集、整理、統(tǒng)計(jì)、檢索實(shí)質(zhì)就是對(duì)顯性知識(shí)進(jìn)行加工和處理以滿足公眾需求的過(guò)程。信息時(shí)代的到來(lái)要求檔案管理從檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)楦雨P(guān)注于通過(guò)隱性能力來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)顯性知識(shí)的管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化，形成顯性知識(shí)和隱性知識(shí)的匯集。

三、知識(shí)管理背景下檔案信息化建設(shè)途徑

1、推進(jìn)知識(shí)編碼化工作

在知識(shí)管理中，顯性知識(shí)通過(guò)傳統(tǒng)和現(xiàn)代的技術(shù)手段均可以獲得，而隱性知識(shí)助推著顯性知識(shí)的可辨性。檔案信息化建設(shè)不僅要求顯性知識(shí)在更大的范圍得到傳播，而且要求在更大的廣度上有相應(yīng)的標(biāo)碼認(rèn)同，同時(shí)要求隱性知識(shí)能夠切實(shí)服務(wù)于顯性知識(shí)的傳播。在這種情況下，傳統(tǒng)的檔案收藏中心就需要轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)創(chuàng)新中心，而知識(shí)編碼化工作為這種轉(zhuǎn)變提供了可能。

知識(shí)實(shí)現(xiàn)編碼的核心思想是將所需的知識(shí)標(biāo)準(zhǔn)化。知識(shí)實(shí)現(xiàn)編碼后能夠提高知識(shí)傳播的效率，能夠使知識(shí)在更大的范圍得到認(rèn)可和利用。運(yùn)用信息化的手段通過(guò)知識(shí)編碼并存儲(chǔ)編碼化的信息能夠把檔案知識(shí)轉(zhuǎn)變?yōu)橛袟l理的顯性知識(shí)傳播方式。編碼的過(guò)程則成為工作流程，在此基礎(chǔ)上，運(yùn)用信息技術(shù)將工作流程規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。最后，建立數(shù)據(jù)庫(kù)，將編碼后的知識(shí)放入數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣，知識(shí)就可以被更廣泛的受眾接收，從而使得知識(shí)從無(wú)序到有序。

2、推動(dòng)檔案工作者實(shí)現(xiàn)隱性知識(shí)相互傳播

檔案是社會(huì)生產(chǎn)、管理、經(jīng)營(yíng)、歷史的原始記錄，而檔案工作者是熟悉并掌握著這些知識(shí)資源。檔案的特殊性決定了檔案工作者的特殊性。在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，如何把檔案工作者長(zhǎng)期工作的隱性知識(shí)作用于檔案資料（屬于顯性知識(shí)）的傳播是十分重要的任務(wù)。在檔案信息化建設(shè)中，重要的任務(wù)是把傳統(tǒng)檔案工作者的工作經(jīng)驗(yàn)與新進(jìn)檔案工作者相對(duì)嫻熟的信息管理技術(shù)相結(jié)合，形成隱性的知識(shí)管理技能。這就要求檔案管理部門(mén)要采取多種形式的學(xué)習(xí)如集體學(xué)習(xí)制度、技術(shù)討論活動(dòng)、電子論壇形式等，促進(jìn)檔案工作者的經(jīng)驗(yàn)交流。促進(jìn)隱性知識(shí)的相互傳播。

此外，檔案管理部門(mén)有必要通過(guò)專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)來(lái)提升檔案工作者的整體素質(zhì)，縮小管理者和普通工作者、不同崗位工作者之間的知識(shí)落差，同時(shí)要營(yíng)造平等和諧的溝通環(huán)境，檔案管理部門(mén)有必要建立平等開(kāi)放的學(xué)習(xí)機(jī)制，建立檔案工作者之間平等分享隱性知識(shí)的激勵(lì)機(jī)制，使得經(jīng)驗(yàn)技能在溝通中得到傳播，新的經(jīng)驗(yàn)技能又在傳播中得到升華，從而形成新的隱性知識(shí)。

3、實(shí)現(xiàn)圖情檔信息資源一體化管理

檔案信息化建設(shè)的一個(gè)目標(biāo)是在信息化技術(shù)的基礎(chǔ)上，使檔案工作被動(dòng)的信息服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)的知識(shí)創(chuàng)新服務(wù)。圖情檔作為不同的信息資源，統(tǒng)一于知識(shí)管理理念下的信息化建設(shè)。圖情檔資源的人為割裂容易造成資源的浪費(fèi)，不利于資源實(shí)現(xiàn)共享，不符合知識(shí)管理關(guān)于知識(shí)傳播共享的信息整合理念。檔案是社會(huì)的原始記錄，包含著原始信息，圖書(shū)是社會(huì)發(fā)展規(guī)律的認(rèn)識(shí)和集成，記錄著人類對(duì)社會(huì)發(fā)展的思考，情報(bào)則是對(duì)社會(huì)新知識(shí)的探索和記載。圖情檔信息資源一體化是數(shù)據(jù)資源共享的需要，是信息化社會(huì)的客觀要求。檔案信息化建設(shè)需要把圖情檔資源通過(guò)信息化技術(shù)進(jìn)行深度整合，能夠更好地使受眾立體化、全方位地進(jìn)行知識(shí)的學(xué)習(xí)。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 國(guó)家檔案局.全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要[R]. 2002-11-25.

[2] 張斌.企業(yè)檔案管理與知識(shí)管理[J].檔案學(xué)通訊，2002.

[3] 柯平.知識(shí)管理學(xué)[M].北京：科學(xué)出版社，2007.

[4] 徐鴻.論我國(guó)檔案管理工作的知識(shí)管理走向[J].檔案學(xué)研究，2004.

[5] 彭明彧.知識(shí)管理背景下檔案工作的定位思考[J].湖北檔案，2004.

第2篇

關(guān)鍵詞：檔案管理；知識(shí)管理；關(guān)系

1、知識(shí)管理提升檔案管理

1.1知識(shí)管理可以拓展檔案管理的領(lǐng)域。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理過(guò)分強(qiáng)調(diào)檔案與文件、檔案與圖書(shū)情報(bào)的區(qū)別，將文件、圖書(shū)情報(bào)等排除在管理職責(zé)之外，從而極大地限制了自身活動(dòng)的范圍。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理拘泥于歷史記錄的保管，而不是為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)，脫離于企業(yè)價(jià)值創(chuàng)造過(guò)程之外，從而極大地限制了自身發(fā)揮作用的領(lǐng)域。知識(shí)管理要求將包括文件、檔案在內(nèi)的一切載體形態(tài)的知識(shí)納入管理范圍，并將不同載體形態(tài)的知識(shí)進(jìn)行整合與集成，建構(gòu)一個(gè)整體的知識(shí)資源體系。知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)在企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)中創(chuàng)造知識(shí)、共享知識(shí)、應(yīng)用知識(shí)，使知識(shí)直接服務(wù)于企業(yè)價(jià)值創(chuàng)造活動(dòng)。這樣，檔案管理就被融入一個(gè)更廣闊的活動(dòng)領(lǐng)域，而與組織的發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)活動(dòng)直接相結(jié)合，成為企業(yè)日常工作中必不可少的組成部分。

知識(shí)管理要求將包括文件、檔案在內(nèi)的一切載體形態(tài)的知識(shí)納入管理范圍，并將不同載體形態(tài)的知識(shí)進(jìn)行整合與集成，建構(gòu)一個(gè)整體的知識(shí)資源體系。知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)在企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)創(chuàng)造知識(shí)、共享知識(shí)、應(yīng)用知識(shí)，使知識(shí)直接服務(wù)于企業(yè)價(jià)值創(chuàng)造活動(dòng)。這樣， 檔案管理就被融入一個(gè)更廣闊的活動(dòng)領(lǐng)域，而與組織的發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)活動(dòng)直接相結(jié)合，成為企業(yè)日常工作中必不可少的組成部分。

1.2知識(shí)管理可以提升檔案管理的價(jià)值。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理重保管輕利用，通過(guò)查卷、借閱、復(fù)印等落后的手段，被動(dòng)地提供簡(jiǎn)單、淺層的檔案服務(wù)，不能充分地滿足用戶對(duì)信息、知識(shí)的需求，不能有效地為企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)服務(wù)。知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)借助先進(jìn)的信息技術(shù)，最終實(shí)現(xiàn)知識(shí)的價(jià)值，提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。檔案管理現(xiàn)代化通常指三方面的含義：一是在檔案管理中運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)和手段；二是檔案管理人員掌握了現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)；三是建立起現(xiàn)代化和科學(xué)的檔案管理機(jī)制。計(jì)算機(jī)時(shí)代下，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)運(yùn)用到檔案管理之中，使得檔案管理具備了硬軟件基礎(chǔ)，如打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備被應(yīng)用到檔案管理部門(mén)，而在查詢、利用、存儲(chǔ)等一系列的應(yīng)用中，都建立了軟件支持，如聯(lián)機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)上信息咨詢平臺(tái)等，這就為現(xiàn)代檔案管理智能化提供了有效支持。[1]檔案工作中的人性化管理是指在檔案管理過(guò)程中，在充分尊重人、信任人、愛(ài)護(hù)人的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)的以人為本的管理理念。具體體現(xiàn)在三個(gè)方面：其一、檔案工作人員的人性化管理，包括檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)、服務(wù)質(zhì)量、工作環(huán)境、獎(jiǎng)懲制度等；其二，檔案基礎(chǔ)工作建設(shè)；其三，檔案工作環(huán)境的改善。[2]

2、檔案管理促進(jìn)知識(shí)管理

2.1檔案管理有助于沉淀、積累知識(shí)。隱性知識(shí)占企業(yè)知識(shí)資源的大部分，而且具有相當(dāng)重要的價(jià)值。但是，隱性知識(shí)存儲(chǔ)于企業(yè)員工個(gè)人的大腦之中，難于管理。根據(jù)野中郁次郎和竹內(nèi)弘高的SCEI模型，對(duì)于隱性知識(shí)的管理有兩種途徑：一是從隱性知識(shí)到隱性知識(shí)的“社會(huì)化”（socialization）；二是從隱性知識(shí)到顯性知識(shí)的“外部化”（externalization）。但是，隱性知識(shí)“社會(huì)化”之后還是隱性知識(shí)，仍處于難于管理的狀況，而且當(dāng)員工流動(dòng)率較大時(shí)，組織的隱性知識(shí)資源就易于流失。因此，一些學(xué)者質(zhì)疑“社會(huì)化”的真實(shí)有效性和普遍適用性。學(xué)者貝克曼就認(rèn)為，“隱性知識(shí)只有通過(guò)外部化、文件化轉(zhuǎn)化為組織的能力才能對(duì)組織產(chǎn)生價(jià)值”。至于“外部化”，就是我們通常所說(shuō)的隱性知識(shí)顯性化，即通過(guò)記錄將隱性知識(shí)“物化”于文件、檔案之中。檔案管理強(qiáng)調(diào)企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生必要的文件，客觀地記錄企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的全部過(guò)程和結(jié)果，防止組織記憶的丟失。員工在工作中會(huì)自然地運(yùn)用其隱性知識(shí)來(lái)認(rèn)識(shí)問(wèn)題、解決問(wèn)題，對(duì)員工工作過(guò)程和結(jié)果進(jìn)行客觀的記錄，形成文件，就可以將其隱性知識(shí)部分“物化”于文件之中。這些文件被歸檔保存下來(lái)，就實(shí)現(xiàn)了組織知識(shí)的沉淀。

2.2檔案管理有助于傳播、交流知識(shí)。信息和知識(shí)的傳播、交流主要有兩種途徑：一是語(yǔ)言，二是書(shū)面。語(yǔ)言交流包括面對(duì)面的口頭交流、會(huì)議交流和電話交流。書(shū)面交流主要是指以文件為載體或工具的交流。語(yǔ)言交流的優(yōu)點(diǎn)是簡(jiǎn)潔、隨意，便于及時(shí)對(duì)某一問(wèn)題進(jìn)行深入探討，易于激發(fā)知識(shí)創(chuàng)新。語(yǔ)言交流的缺點(diǎn)在于：第一，受到時(shí)間、空間的限制，信息、知識(shí)傳播的范圍較小；第二，信息幾經(jīng)傳遞以后，容易發(fā)生損耗或失真，難以保證信息的真實(shí)性；第三，語(yǔ)言交流過(guò)程中，時(shí)常不會(huì)生成相應(yīng)的書(shū)面記錄，從而不利于組織記憶的留存、知識(shí)的沉淀，已故美國(guó)著名檔案學(xué)家謝倫伯格曾經(jīng)批評(píng)電話是“掠奪歷史的大盜”。書(shū)面交流的缺點(diǎn)是過(guò)于正式、規(guī)范，不便于即時(shí)對(duì)某一問(wèn)題進(jìn)行深入探討；文件所要求的規(guī)范統(tǒng)一的格式與處理程序，有時(shí)會(huì)無(wú)形中約束員工的知識(shí)創(chuàng)新思維。但是，借助現(xiàn)代信息技術(shù)的書(shū)面交流（傳感技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)）可以不受時(shí)間、空間的限制，信息、知識(shí)的傳遞速度快，傳播范圍廣；減少發(fā)生信息損耗或失真；便于及時(shí)記錄信息、沉淀知識(shí)。通過(guò)交流，檔案管理人員可以及時(shí)了解信息需求，推動(dòng)檔案管理開(kāi)發(fā)檔案資源，真正實(shí)現(xiàn)“開(kāi)發(fā)信息資源，服務(wù)四化建筑”；知識(shí)管理人員可以針對(duì)檔案管理人員的需求，積極地向他們提供技術(shù)支持，使檔案資源的開(kāi)發(fā)更加高效快捷安全。

2.3檔案管理有助于理解、挖掘知識(shí)。檔案管理的最基本理論和最高原則是“來(lái)源原則”（Principle of Provenance）。來(lái)源原則起源于近代法國(guó)，是在逐步否定事由原則（principal of pertinent）的過(guò)程中產(chǎn)生的。來(lái)源原則在不同國(guó)家表現(xiàn)的模式盡管略有差別，但這并不妨礙各國(guó)對(duì)來(lái)源原則核心思想或者說(shuō)基本內(nèi)容的理解和認(rèn)同。來(lái)源依據(jù)傳統(tǒng)的“來(lái)源”一般是指文件的形成者。電子時(shí)代的“來(lái)源”是指文件的形成者、形成目的、形成活動(dòng)、形成過(guò)程等，“即文件是由誰(shuí)、在什么條件下、運(yùn)用哪些數(shù)據(jù)、為了何種目的、采用怎樣的結(jié)構(gòu)形式等方面的綜合背景，這些來(lái)源信息正是了解、管理和利用電子文件的關(guān)鍵所在”。對(duì)來(lái)源的尊重，使得文件、檔案在記錄“內(nèi)容知識(shí)”之外，還隱含了更深層的“背景知識(shí)”。這種“背景知識(shí)”可以幫助人們更好地理解“內(nèi)容知識(shí)”，也可以為人們提供尋找知識(shí)的線索和評(píng)價(jià)知識(shí)的依據(jù)。因此，加拿大著名檔案學(xué)家特里?庫(kù)克認(rèn)為，來(lái)源維護(hù)了文件、檔案的證據(jù)價(jià)值與相互關(guān)系，“這種證據(jù)和職能的相互關(guān)系是檔案人員的特殊權(quán)限范圍，也是使數(shù)據(jù)變成信息、信息變成知識(shí)的關(guān)鍵”。[3]

結(jié)語(yǔ)

檔案管理和知識(shí)管理工作都是企業(yè)內(nèi)部管理工作中的重要內(nèi)容，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理和知識(shí)管理工作，能夠降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，提高企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的有效性和準(zhǔn)確性，不斷提升自身的價(jià)值，能夠?yàn)樯鐣?huì)提供更好的服務(wù)和發(fā)揮更大的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]趙恩玉.我國(guó)檔案管理智能化發(fā)展趨勢(shì)研究[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2013

[2]徐淑霞.淺談檔案工作中的人性化管理[J].學(xué)術(shù)園地，2009

[3]徐擁軍.檔案管理與知識(shí)管理的關(guān)系研究[J].山西檔案.2008

第3篇

摘要醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的最終目的便是使檔案信息得到更好更全面的利用，以此來(lái)滿足醫(yī)院各方面的需求，為醫(yī)院服務(wù)病人以及更好的發(fā)展創(chuàng)造有力條件。本文通過(guò)對(duì)知識(shí)管理進(jìn)行概況分析，從知識(shí)管理的角度探討醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的重要性以及相應(yīng)的建設(shè)措施。

關(guān)健詞知識(shí)管理醫(yī)院檔案信息化建設(shè)重要性措施

隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，信息化技術(shù)對(duì)各行各業(yè)都產(chǎn)生了深厚的影響，而信息化作為現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的重要考核標(biāo)準(zhǔn)之一，其信息技術(shù)直接關(guān)系到醫(yī)院檔案管理的效果以及服務(wù)水平，現(xiàn)階段，根據(jù)知識(shí)管理對(duì)醫(yī)院檔案實(shí)行信息化建設(shè)，不僅有利于醫(yī)院檔案的管理以及信息資源利用，同時(shí)對(duì)于行業(yè)的發(fā)展也有一定的促進(jìn)作用。

一、知識(shí)管理的概況

知識(shí)管理具體指的是在組織中構(gòu)建一個(gè)量化與質(zhì)化同時(shí)兼?zhèn)涞闹R(shí)體系，讓組織中的資訊與知識(shí)，通過(guò)獲取，創(chuàng)造，分享，整合，記錄，存取以及更新等過(guò)程，達(dá)到知識(shí)不斷創(chuàng)新的目的，并反饋到知識(shí)體系中，使個(gè)人與組織的知識(shí)得到有效的積累，從系統(tǒng)的角度進(jìn)行思考，從而有助于組織的智慧資本做出正確的決策，以適應(yīng)市場(chǎng)的不斷變遷[1]。

而根據(jù)醫(yī)院來(lái)對(duì)知識(shí)管理進(jìn)行分析，就是以人為中心，以信自作為基礎(chǔ)，以知識(shí)創(chuàng)新作為目標(biāo)，將知識(shí)看成是一種可開(kāi)發(fā)資源的管理思想，簡(jiǎn)單的分析，就是在人在管理過(guò)程中對(duì)其集體的知識(shí)與技術(shù)的捕獲與應(yīng)用的一個(gè)過(guò)程，其目的就是讓信息的處理能力與知識(shí)創(chuàng)新能力能夠有效的結(jié)合，從而找出其結(jié)合方式，并在整個(gè)信息管理過(guò)程中以實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享為目標(biāo)，以恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間將恰當(dāng)?shù)闹R(shí)傳遞給最恰當(dāng)?shù)娜耍瑥亩罱K使其做出恰當(dāng)?shù)臎Q策。

二、醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的重要性

在如今的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)不僅可以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院自身的檔案信息系統(tǒng)化，同時(shí)醫(yī)院也可以通過(guò)此平臺(tái)開(kāi)展益民工程，樹(shù)立醫(yī)院自身的良好形象，提升醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益，如今隨著英特爾網(wǎng)絡(luò)的崛起發(fā)展，使醫(yī)院的檔案工作伴隨著發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)也面臨著更多的挑戰(zhàn)，通常情況下檔案信息的收集，整理，存儲(chǔ)以及利用其本質(zhì)上就是信息資源的生產(chǎn)加工，是一個(gè)完整的信息產(chǎn)業(yè)體系，而檔案信息作為一種特殊的知識(shí)結(jié)構(gòu)，其在人類社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步中起著不可替代的作用，就醫(yī)院而言，病人的檔案信息準(zhǔn)確與否，利用是否全面，直接關(guān)系到病人的疹斷效果以及治療情況，因此醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)是醫(yī)院檔案工作發(fā)展之下的必然趨勢(shì)，同時(shí)也是工作重點(diǎn)，其發(fā)展建設(shè)的情況也勢(shì)必會(huì)影響到醫(yī)院的現(xiàn)代化管理。

三、基于知識(shí)管理下醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)措施

在知識(shí)管理的背景下，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的措施需要從檔案工作的技術(shù)層面進(jìn)行分析，具體如下：

（一）建立電子檔案信息庫(kù)

通常情況下，醫(yī)院的檔案室由于空間狹小，里面許多關(guān)于醫(yī)療，教學(xué)，科研等具有重要價(jià)值的活動(dòng)內(nèi)容資源沒(méi)有得到充分的利用，而檔案信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的無(wú)限儲(chǔ)存性，也就意味著可以無(wú)限度的收集醫(yī)療信息資源而不用擔(dān)心儲(chǔ)存問(wèn)題，因此首先要建立一支具有專業(yè)技術(shù)水平的信息管理人才隊(duì)伍，能夠在關(guān)健時(shí)刻及時(shí)找出檔案庫(kù)中需要的信息資源，同時(shí)要對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的分類，錄入并管理，解決傳統(tǒng)檔案管理中立卷難，工作效率低下等問(wèn)題，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)實(shí)質(zhì)上就是建立電子檔案信息庫(kù)，利用電子設(shè)備空間的無(wú)限性來(lái)完成檔案息化的建設(shè)。

（二）建立與發(fā)展聲像檔案

通過(guò)聲像檔案可以將一些臨床，教學(xué)，科研活動(dòng)內(nèi)容等完好無(wú)損的保留下來(lái)，一般情況下醫(yī)院的檔案信息具備多層次，多結(jié)構(gòu)以及多視角的特點(diǎn)，為了使這些檔案信息的存在意義與價(jià)值能夠可視化的體現(xiàn)出來(lái)，可將最有意義的一個(gè)瞬間鏡頭或者一段畫(huà)面通過(guò)錄像的方式記錄下來(lái)，這樣聲像的記錄方式其價(jià)值意義遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于單純的文字記錄，雖然醫(yī)院的聲像檔案較之文字檔案要少，但其特過(guò)殊的證明作用卻是文字檔案所不具備的，其可視性以及感觀性是文字檔案不可替代的，因此建立與發(fā)展聲像檔案也是醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的重要手段。

（三）利用互聯(lián)網(wǎng)共享檔案信息

隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，大量的網(wǎng)絡(luò)信息鋪天蓋般的向著網(wǎng)民沖擊而去，而且隨著電腦與移動(dòng)電話的普及，醫(yī)院的檔案信息資源從以前的封閉狀態(tài)過(guò)渡到現(xiàn)在網(wǎng)上資源共享，這就是醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的有力證明。利用互聯(lián)網(wǎng)的特性將其作用發(fā)揮出來(lái)，然后構(gòu)建醫(yī)療信息平臺(tái)，以此開(kāi)設(shè)信息服務(wù)窗口，不僅可以醫(yī)院?jiǎn)挝坏姆?wù)水平，同時(shí)對(duì)于醫(yī)院的聲譽(yù)也可以相應(yīng)的得到提升，而且隨著醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的逐步完善，醫(yī)院檔案信息的管理對(duì)于醫(yī)療改革來(lái)說(shuō)也會(huì)起到一定的促進(jìn)作用。

四、結(jié)語(yǔ)

在知識(shí)管理的條件，醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)具有重要意義，不僅關(guān)系到醫(yī)院醫(yī)療水平的提高，同時(shí)對(duì)于醫(yī)院的健康發(fā)展也起到了一定的監(jiān)督促進(jìn)作用，而且通過(guò)建立電子檔案信息庫(kù)以及聲像檔案等方式可實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)，達(dá)到資源信息共享的目的。綜上所述，本文通過(guò)對(duì)知識(shí)管理進(jìn)行概況分析，從知識(shí)管理的角度探討醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的重要性以及相應(yīng)的建設(shè)措施，以期對(duì)我國(guó)的醫(yī)院檔案信息化建設(shè)提供相應(yīng)的參考意見(jiàn)。

參考文獻(xiàn)：

第4篇

一、檔案管理與知識(shí)管理具有一定的相通性

之所以說(shuō)檔案管理與知識(shí)管理具有一定的相通性，主要表現(xiàn)在二者在管理的對(duì)象、目的、流程和技術(shù)等方面體現(xiàn)出來(lái)。

（一）管理對(duì)象的相通性

各類文件是檔案管理的主要對(duì)象，知識(shí)是知識(shí)管理的主要對(duì)象。知識(shí)的來(lái)源主要有兩個(gè)方面，一方面是通過(guò)自身的各種活動(dòng)收集進(jìn)而整理而得到的知識(shí)，另一方面是通過(guò)購(gòu)買、贈(zèng)送等各種方式獲得的文件、書(shū)籍等。從這個(gè)意義上來(lái)看，各類文件、書(shū)籍是屬于知識(shí)的范疇。由此可見(jiàn)，文件屬于知識(shí)，而文件又是檔案管理的主要對(duì)象，因此，文件也就成為了檔案管理與知識(shí)管理的共同管理對(duì)象。所以檔案管理與知識(shí)管理在管理對(duì)象上具有相通性。

（二）管理目的的相通性

檔案管理的目的是方便社會(huì)的利用，滿足用戶的需求。知識(shí)管理的目的在于讓知識(shí)實(shí)現(xiàn)價(jià)值，更好的為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)，并把知識(shí)傳遞給其他人。從這一點(diǎn)上來(lái)看，檔案管理的目的和知識(shí)管理的目的在于讓人或者社會(huì)更好的利用，從而達(dá)到一定的目的。因此，檔案管理和知識(shí)管理的目的具有相通性。

（三）管理流程的相通性

檔案管理的流程一般主要為接收與征集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等，知識(shí)管理的流程是對(duì)文件予以收集存儲(chǔ)、加工整理、鑒定評(píng)價(jià)、實(shí)現(xiàn)價(jià)值等。通過(guò)對(duì)比二者的管理流程，發(fā)現(xiàn)二者極具相似性，都是從文件的接收開(kāi)始，到文件的利用實(shí)現(xiàn)價(jià)值結(jié)束，因此，檔案管理和知識(shí)管理在管理流程想具有相通性。

（四）管理技術(shù)的相通性

在信息化環(huán)境下，檔案管理工作依賴于信息技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)檔案進(jìn)行有效收集、整理等。而知識(shí)管理也是如此，知識(shí)管理離不開(kāi)現(xiàn)代技術(shù)條件的支撐，比如網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、電子郵件、搜索引擎等，這些都是完成知識(shí)管理必不可少的重要條件。由此可見(jiàn)，檔案管理與知識(shí)管理都需要在信息化的條件下才能完成技術(shù)管理工作。因此，檔案管理和知識(shí)管理在管理技術(shù)上具有一定的相通性。

二、檔案管理與知識(shí)管理具有一定的差異性

之所以說(shuō)檔案管理與知識(shí)管理具有一定的差異性，主要體現(xiàn)在管理層面、管理范圍、管理特點(diǎn)等幾個(gè)方面表現(xiàn)出來(lái)。

（一）管理層面的差異性

檔案管理僅是專業(yè)類型的活動(dòng)，或者管理技術(shù)的相關(guān)辦法。而知識(shí)管理并非僅僅如此，還包括價(jià)值觀層面和管理理念層面上的內(nèi)容，甚至還包括更高層次的管理體系或者管理的方法論等問(wèn)題。因此，檔案管理與知識(shí)管理在管理層面具有一定的差異性。

（二）管理范圍的差異性

檔案管理的范圍主要是文件、檔案等，而知識(shí)管理涉及到的范圍就較為廣泛，知識(shí)管理不僅要管理到文件、檔案，還要管理到圖書(shū)情報(bào)、員工的綜合素質(zhì)和基本要求等各方面。因此，檔案管理與知識(shí)管理在管理范圍方面具有一定的差異性。

（三）管理特點(diǎn)的差異性

檔案管理是對(duì)文件和檔案的管理，更側(cè)重于對(duì)文件、檔案的規(guī)范性、程序化等方面的管理。而知識(shí)管理則鼓勵(lì)運(yùn)用知識(shí)進(jìn)行較為寬松境遇的管理，二者的側(cè)重點(diǎn)與管理的特點(diǎn)因此也就不同。由此可見(jiàn)，檔案管理與知識(shí)管理在管理特點(diǎn)上有一定的差異性。

三、檔案管理與知識(shí)管理相輔相成

之所以說(shuō)檔案管理與知識(shí)管理是相輔相成的，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（一）知識(shí)管理可以有效提升檔案管理

知識(shí)管理對(duì)檔案管理有著一定的促進(jìn)和提升作用，主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面。

一是知識(shí)管理可以有效拓寬檔案管理的管理范圍和管理領(lǐng)域。傳統(tǒng)的檔案管理強(qiáng)調(diào)的是文件和檔案的管理，忽略了文件、檔案對(duì)圖書(shū)情報(bào)等的重大作用，因而限制了檔案管理的工作范圍。知識(shí)管理要求把所有的知識(shí)納入到自己的管轄范圍內(nèi)，并將知識(shí)進(jìn)行有效整合，因此，在知識(shí)管理的帶動(dòng)下，檔案管理可以有效的參與到圖書(shū)情報(bào)管理或者知識(shí)管理中去，因而擴(kuò)大了自身的管理范圍。

二是知識(shí)管理可以提升檔案管理的重要價(jià)值。傳統(tǒng)的檔案管理就是通過(guò)復(fù)印、傳真等各種形式的方式對(duì)檔案進(jìn)行利用，而知識(shí)管理則要求運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行人性化的運(yùn)用。因此，在知識(shí)管理的帶動(dòng)下，檔案管理可以向著更為人性化的方向發(fā)展，更好的去完成自身的工作使命，提升檔案管理的重要使用價(jià)值。

（二）檔案管理可以促進(jìn)知識(shí)管理的科學(xué)化發(fā)展

檔案管理可以促進(jìn)知識(shí)管理的科學(xué)化發(fā)展，主要從以下兩個(gè)方面表現(xiàn)出來(lái)。

一是檔案管理的沉淀可以豐富知識(shí)管理的內(nèi)容。目前，傳統(tǒng)的檔案管理中的很多文件都存放時(shí)間較為長(zhǎng)久，但是這些并不是古董，科學(xué)合理的利用反而會(huì)成為巨大價(jià)值是知識(shí)。因此，正是因?yàn)橛辛藱n案管理，才有了更為合理的保管這些資料，也更可能為知識(shí)管理豐富內(nèi)容。

二是檔案管理有助于知識(shí)管理的傳播和運(yùn)用。在檔案管理的作用下，很多知識(shí)得以保留下來(lái)。一般來(lái)說(shuō)，知識(shí)的傳播主要通過(guò)書(shū)面和語(yǔ)言的方式進(jìn)行。而檔案管理恰恰具備這兩個(gè)方面的優(yōu)勢(shì)。所以也就能為知識(shí)管理的進(jìn)一步傳播和運(yùn)用做好了前提準(zhǔn)備工作。

第5篇

關(guān)鍵詞：知識(shí)管理 管理技術(shù) 檔案管理 數(shù)字化

一、檔案管理與知識(shí)管理相近相通

（一）管理對(duì)象重疊

如今，在檔案管理中，對(duì)檔案的分類十分的細(xì)致，主要是按照文件或檔案的內(nèi)容進(jìn)行不同程度的劃分，而且并對(duì)不同年限的的檔案進(jìn)行明細(xì)的標(biāo)記，并且排列好順序，以方便讀者在進(jìn)行閱讀時(shí)，可以詳細(xì)的對(duì)檔案進(jìn)行了解。而知識(shí)管理則與文檔管理有很大不同，它主要是對(duì)知識(shí)進(jìn)行不同的分析、解釋和研究，也是文件最基礎(chǔ)的組成部分。組織的知識(shí)的知識(shí)為顯性知識(shí)和隱性知識(shí)。顯性知識(shí)是通過(guò)組織自身工作和活動(dòng)中逐步形成的非文件和收買其他各個(gè)組織信息以及通過(guò)其他外部因素得到的文件和檔案；主要由收集、購(gòu)買、交換等方式從外部獲取的圖書(shū)、報(bào)紙、期刊、數(shù)據(jù)庫(kù)等。目前在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，我們主要很大一部分是進(jìn)行知識(shí)管理。換句話說(shuō)其實(shí)知識(shí)管理其實(shí)包含著檔案管理，而且在進(jìn)行檔案管理和知識(shí)管理時(shí)，我們所面對(duì)的對(duì)象其實(shí)都是文件和檔案。雖然從表面上這兩個(gè)管理方式是有著不同的管理模式，但是隨著科技的發(fā)展，這兩個(gè)不同的方式，都以及相互聯(lián)系和相互包含。

（二）管理目的相近

檔案是以知識(shí)形態(tài)為世界做出服務(wù)的一種方式，是為了滿足社會(huì)各界在需要某些知識(shí)時(shí)能夠提供到相應(yīng)的檔案的一種管理模式。為組織各項(xiàng)活動(dòng)提供檔案服務(wù)，滿足用戶的檔案需求，是檔案管理工作中的根本目的和管理模式，也是檔案管理工作在應(yīng)用中的主要出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。知識(shí)管理的最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)知識(shí)的價(jià)值、提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，為此在知識(shí)管理過(guò)程中必須通過(guò)將知識(shí)模式應(yīng)用在恰當(dāng)?shù)牡胤剑悄軌騻鬟f給需要這些知識(shí)的人們，以便于其在工作中能夠?qū)ζ洚a(chǎn)生良好的幫助和制定出最佳決策。

（三）管理流程類似

長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)檔案界將傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)劃分為六個(gè)環(huán)節(jié)：檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用服務(wù)。實(shí)現(xiàn)文件、檔案一體化管理、集成管理，則還包括文件的制作或接收、傳遞、處理、歸檔等環(huán)節(jié)。知識(shí)管理的流程是知識(shí)的產(chǎn)生、收集、存儲(chǔ)、加工、整理、評(píng)價(jià)、利用等。檔案管理和知識(shí)管理的管理流程相當(dāng)類似：都是對(duì)散布在各個(gè)角落的文件或知識(shí)進(jìn)行識(shí)別，收集，集中在一起。之后再整理，歸納，辨別。最后使之大眾化，可以被所有人利用學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值；而在利用過(guò)程中又會(huì)產(chǎn)生新的文件、檔案或知識(shí)，需要對(duì)其進(jìn)行收集、存儲(chǔ)。

（四）管理技術(shù)相同

受信息技術(shù)全球化的整體趨勢(shì)影響下，科學(xué)技術(shù)越來(lái)越發(fā)達(dá)，信息傳遞越來(lái)越迅速，文件和檔案在管理中逐步的出現(xiàn)相互交流和相互的改革控制，各種信息形式的日益復(fù)雜化。對(duì)于從古代流傳下來(lái)的羊皮或絹帛或紙質(zhì)的文件和檔案，為了能在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)一體化的管理模式下適應(yīng)發(fā)展，應(yīng)當(dāng)對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化處理，使其所傳遞的知識(shí)能讓現(xiàn)代人所了解學(xué)習(xí)。同時(shí)也可以保證檔案管理工作和知識(shí)管理能夠進(jìn)行綜合應(yīng)用。因此，現(xiàn)代檔案管理的全部活動(dòng)——文件、檔案的制作或接收、傳遞、處理、歸檔、整理、鑒定、保管和提供利用等都依賴于現(xiàn)代信息技術(shù)。而知識(shí)管理更是信息技術(shù)飛速發(fā)展的產(chǎn)物，知識(shí)管理的實(shí)現(xiàn)離不開(kāi)計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的應(yīng)用。

二、檔案管理與知識(shí)管理相差相異

1、管理的對(duì)象不同

從管理的對(duì)象上來(lái)看，檔案工作的管理對(duì)象是對(duì)文本文檔、文獻(xiàn)資料等相關(guān)的可記錄與記載的信息進(jìn)行管理，不論是在傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式中，還是在現(xiàn)代化技術(shù)下的檔案信息化管理模式中，其所要進(jìn)行管理與工作的具體對(duì)象都是可見(jiàn)、可聞的信息或者數(shù)據(jù)；但是在知識(shí)管理中，它所管理的具體對(duì)象有可能是無(wú)法用文字或數(shù)據(jù)經(jīng)記錄于記載的，比如企業(yè)員工在生活實(shí)踐中所領(lǐng)悟出的經(jīng)驗(yàn)之與知識(shí)管理的對(duì)象的范圍度進(jìn)行比較，前者是應(yīng)該被包涵于后者中的，即：信息包含于知識(shí)，知識(shí)包含信息。

2、管理的具體流程的不同

檔案管理工作的具體流程主要有信息資料的收集、整理、鑒定、保管、編目和檢索、統(tǒng)計(jì)、編輯研究、提供利用等等，其管理流程中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都是極其重要的，這主要是檔案信息化管理工作的具體流程，相對(duì)較復(fù)雜，傳統(tǒng)的檔案管理工作程序就簡(jiǎn)單很多了，它只有其中信息資料的收集、整理、館藏與利用四大環(huán)節(jié)；而知識(shí)管理工作中，它所包括的具體工作主要有：建立知識(shí)庫(kù)；促進(jìn)員工之間知識(shí)的交流；在企業(yè)內(nèi)部建立起尊重知識(shí)的良好環(huán)境；將知識(shí)作為企業(yè)的資產(chǎn)進(jìn)行管理，知識(shí)管理需要在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建一個(gè)完整的、量化與質(zhì)化的知識(shí)系統(tǒng)，讓企業(yè)員工通過(guò)不同途徑獲得相關(guān)的知識(shí)，并將所獲取的知識(shí)轉(zhuǎn)化為工作績(jī)效，最后回饋給企業(yè)，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展

三、檔案管理與知識(shí)管理相輔相成

（一）知識(shí)管理提升檔案管理

1.知識(shí)管理可以拓展檔案管理的領(lǐng)域

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理過(guò)分強(qiáng)調(diào)檔案與文件、檔案與圖書(shū)情報(bào)的區(qū)別，將文件、圖書(shū)情報(bào)等排除在管理職責(zé)之外，從而極大地限制了自身活動(dòng)的范圍。而在管理內(nèi)容上，現(xiàn)今的大多數(shù)企業(yè)檔案都只是記錄歷史，保留已有的文件，其實(shí)這些對(duì)于企業(yè)的發(fā)展來(lái)說(shuō)，已經(jīng)成為過(guò)去式，并不能帶來(lái)太大的利用價(jià)值，在當(dāng)今的時(shí)代潮流下，檔案管理應(yīng)該服務(wù)于現(xiàn)實(shí)，與時(shí)俱進(jìn)，積極的搜集各種有利于企業(yè)進(jìn)步發(fā)展的信息，進(jìn)而歸檔研究分析，最大的發(fā)揮檔案管理的作用，為企業(yè)創(chuàng)造更多的價(jià)值。

知識(shí)管理要求將包括文件、檔案在內(nèi)的一切載體形態(tài)的知識(shí)納入管理范圍，并將不同載體形態(tài)的知識(shí)進(jìn)行整合與集成，建構(gòu)一個(gè)整體的知識(shí)資源體系。知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)在企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)創(chuàng)造知識(shí)、共享知識(shí)、應(yīng)用知識(shí)，使知識(shí)直接服務(wù)于企業(yè)價(jià)值創(chuàng)造活動(dòng)。

2.知識(shí)管理可以提升檔案管理的價(jià)值

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理重保管輕利用，大部分都是將企業(yè)過(guò)往的資料保存，所提供的信息自然也都是過(guò)時(shí)的，不能滿足企業(yè)發(fā)展的信息。而知識(shí)管理可以再分析研究知識(shí)的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)新的信息，這樣一來(lái)，知識(shí)管理體現(xiàn)了檔案管理的意義，進(jìn)而也提升了檔案管理的價(jià)值。。

（二）檔案管理促進(jìn)知識(shí)管理

1.檔案管理有助于沉淀、積累知識(shí)

檔案管理可以保留從人類文明開(kāi)始的一切知識(shí)和信息，通過(guò)文件或檔案的方式流傳下來(lái)，使后來(lái)者可以學(xué)習(xí)借鑒，豐富自身的知識(shí)，在此基礎(chǔ)上創(chuàng)新發(fā)展，這也是世界能夠得以發(fā)展的基礎(chǔ)。

2.檔案管理有助于傳播、交流知識(shí)

信息、知識(shí)的傳播、交流主要有兩種途徑：一是語(yǔ)言，二是書(shū)面。語(yǔ)言交流包括面對(duì)面的口頭交流、會(huì)議交流和電話交流。書(shū)面交流主要是指以文件為載體或工具的交流。

在語(yǔ)言交流的過(guò)程中對(duì)檔案管理分析與應(yīng)用是最為關(guān)鍵的，但是語(yǔ)言交流也存在一些缺點(diǎn)，比如受時(shí)間空間的限制，容易失真，不能以書(shū)面的方式流傳下來(lái)等。對(duì)于書(shū)面交流來(lái)說(shuō)，費(fèi)時(shí)費(fèi)力和文化限制又成為其主要的缺點(diǎn)。

3.檔案管理有助于理解、挖掘知識(shí)

檔案管理的最基本理論和最高原則是“來(lái)源原則。也就是說(shuō)文件是在何種條件下被誰(shuí)用什么方式為達(dá)到哪種目的而產(chǎn)生出來(lái)的。這些來(lái)源信息正是了解、管理和利用電子文件的關(guān)鍵所在。

第6篇

關(guān)鍵詞: 教育實(shí)習(xí)質(zhì)量控制檔案管理

教育實(shí)習(xí)是培養(yǎng)合格師資的必由之路,對(duì)學(xué)生的教師職業(yè)意識(shí)、教學(xué)態(tài)度、教學(xué)風(fēng)格、教學(xué)方法、教學(xué)能力等都會(huì)產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。教育實(shí)習(xí)質(zhì)量既反映學(xué)生質(zhì)量,又反映學(xué)校的辦學(xué)水平,是高等學(xué)校本科教學(xué)工作水平評(píng)估的必查項(xiàng)目[1],因此,搞好教育實(shí)習(xí)的質(zhì)量控制與相關(guān)檔案的規(guī)范管理是極其重要的。

一、教育實(shí)習(xí)的質(zhì)量控制

教育實(shí)習(xí)包括課堂教學(xué)實(shí)習(xí)、班主任工作實(shí)習(xí)、課外活動(dòng)指導(dǎo)實(shí)習(xí)等內(nèi)容,本文主要探討課堂教學(xué)實(shí)習(xí)的質(zhì)量控制措施。

(一)教育實(shí)習(xí)指導(dǎo)老師的遴選。

教育實(shí)習(xí)指導(dǎo)工作應(yīng)選派具有講師以上職稱(含講師)或具有碩士學(xué)位、教育教學(xué)經(jīng)驗(yàn)豐富、思想作風(fēng)好、工作責(zé)任心強(qiáng)的教師擔(dān)任。指導(dǎo)老師應(yīng)為人師表、教書(shū)育人、嚴(yán)格要求學(xué)生,重視對(duì)學(xué)生獨(dú)立工作能力的培養(yǎng)。

(二)備課會(huì)。

備課是教學(xué)工作的一個(gè)基本而重要的環(huán)節(jié)。備好課是上好課的前提。對(duì)于實(shí)習(xí)生來(lái)說(shuō),盡管他們已經(jīng)學(xué)了相關(guān)的專業(yè)知識(shí)和心理學(xué)、教育學(xué)、教學(xué)法等課程,但憑借個(gè)人的力量要備好課還是比較困難的,必須借助集體力量、發(fā)揮集體智慧。備課會(huì)就是集思廣益、共同提高的一條有效途徑。

在編寫(xiě)教案之前,備課小組在組長(zhǎng)的組織下,開(kāi)一個(gè)有指導(dǎo)老師參加的備課會(huì),對(duì)教學(xué)涉及的一系列問(wèn)題進(jìn)行廣泛而深入的討論。備課會(huì)上討論的問(wèn)題包括:這節(jié)課教學(xué)內(nèi)容在整個(gè)學(xué)科知識(shí)體系中的地位和作用;教學(xué)目的及達(dá)成措施;教學(xué)重點(diǎn)、難點(diǎn)各是什么,以及如何突出和突破;應(yīng)采用哪些教學(xué)方法;如何引入新課;如何設(shè)計(jì)教學(xué)過(guò)程;應(yīng)使用哪些教具;如何設(shè)計(jì)板書(shū);如何理論聯(lián)系實(shí)際;應(yīng)提出哪些問(wèn)題讓學(xué)生思考和討論;應(yīng)滲透哪些思想教育以及如何滲透;應(yīng)培養(yǎng)哪些能力以及如何培養(yǎng);如何分配課堂時(shí)間;如何鞏固新課;應(yīng)布置哪些作業(yè),等等。在備課會(huì)上,教師對(duì)發(fā)言積極的實(shí)習(xí)生要予以表?yè)P(yáng),對(duì)有益的看法充分肯定,尤其要鼓勵(lì)實(shí)習(xí)生提出創(chuàng)造性意見(jiàn),對(duì)實(shí)習(xí)生的不當(dāng)之處也要組織討論、總結(jié)、完善。

(三)教案的撰寫(xiě)、修改與熟悉。

教案是教師實(shí)施教學(xué)活動(dòng)的具體方案,優(yōu)秀的教案是上好課的重要保證,實(shí)習(xí)教案必須是詳案,即教師在課堂上的所有言行均要得以體現(xiàn)。教案一般包括課題、教學(xué)目標(biāo)、教學(xué)重點(diǎn)、教學(xué)難點(diǎn)、教學(xué)用具、教學(xué)方法、教學(xué)過(guò)程、板書(shū)設(shè)計(jì)等內(nèi)容。

在教案初稿完成后,實(shí)習(xí)生要根據(jù)這節(jié)課的教學(xué)目的和要求反復(fù)修改,直到自己和指導(dǎo)老師滿意為止,然后交原任課老師審批。在教案定稿后,實(shí)習(xí)生要反復(fù)熟悉,做到心中有數(shù)、運(yùn)用自如,即使在課堂上遇到突發(fā)事件,也能處變不驚。

(四)試教過(guò)關(guān)。

備好課是不是就等于可以上好課了呢?對(duì)于實(shí)習(xí)生來(lái)說(shuō),回答是否定的。在備好課和上好課之間還存在一定距離,只有反復(fù)演練才能填充。反復(fù)演練不僅能使自己熟悉教案,而且能發(fā)現(xiàn)原來(lái)教案中的一些不足,從而起到檢驗(yàn)教案、完善教案的作用,此外,反復(fù)演練使自己胸有成竹,能增強(qiáng)自己上好課的自信心。那么,怎樣檢驗(yàn)實(shí)習(xí)生的演練效果呢?得力措施莫過(guò)于試教過(guò)關(guān)。

所謂試教過(guò)關(guān),就是在上課前兩三天,指導(dǎo)老師聽(tīng)實(shí)習(xí)生試講,以檢驗(yàn)實(shí)習(xí)生的試講是否達(dá)標(biāo)。要搞好試教過(guò)關(guān),首先必須使實(shí)習(xí)生清楚試教過(guò)關(guān)的標(biāo)準(zhǔn),其次要對(duì)實(shí)習(xí)生嚴(yán)格要求,嚴(yán)格把關(guān)。雖然實(shí)習(xí)生清楚了試教過(guò)關(guān)的標(biāo)準(zhǔn),努力有了方向,演練有了目的,但效果到底如何,還受他們自身素質(zhì)和主觀努力程度的影響,所以要真正使實(shí)習(xí)生達(dá)到試教過(guò)關(guān)的標(biāo)準(zhǔn),指導(dǎo)老師還須對(duì)他們的備課和自我演練提出要求,并進(jìn)行督促、檢查和指導(dǎo),對(duì)試教時(shí)出現(xiàn)的問(wèn)題予以糾正,對(duì)達(dá)不到要求的試教重試。

試教過(guò)關(guān),對(duì)實(shí)習(xí)生既是壓力,又是動(dòng)力。因?yàn)橐嚱踢^(guò)關(guān),實(shí)習(xí)生就要更加認(rèn)真地鉆研課程標(biāo)準(zhǔn)和教材,更加深入地了解學(xué)生和研究教學(xué)方法,更加精心地編寫(xiě)教案和修改教案,更加主動(dòng)地反復(fù)演練,這有利于提高教學(xué)水平。

(五)上課。

上課是教育實(shí)習(xí)最基本最重要的環(huán)節(jié)。實(shí)習(xí)生一定要精心準(zhǔn)備,認(rèn)真上好每一堂課。在上課時(shí),要精神飽滿,全神貫注。在講課過(guò)程中,把注意力集中到學(xué)生身上,實(shí)現(xiàn)師生之間感情和信息的交流,不低頭看教案,不照本宣科,更不東張西望,而要穩(wěn)重、親切、耐心、熱情、循循善誘,語(yǔ)言簡(jiǎn)潔、流暢、生動(dòng),沒(méi)有口頭禪,聲音宏亮、清晰,讓所有學(xué)生都能輕松入耳。另外,既要尊重教案,又要根據(jù)課堂實(shí)際靈活調(diào)整教學(xué)方案。

(六)課后評(píng)議與自我小結(jié)。

每一次上課后,聽(tīng)課教師與上課教師都要一起召開(kāi)評(píng)議會(huì),評(píng)議的項(xiàng)目包括教學(xué)內(nèi)容是否正確,重點(diǎn)是否突出,難點(diǎn)是否突破,教學(xué)組織是否恰當(dāng),教學(xué)方法是否合適,教學(xué)語(yǔ)言是否簡(jiǎn)潔、生動(dòng),教學(xué)效果如何等。總之,在評(píng)議會(huì)上,教師既要充分總結(jié)實(shí)習(xí)生的優(yōu)點(diǎn),又要指出存在的不足,并探討改進(jìn)的措施。實(shí)習(xí)生要充分聽(tīng)取大家的評(píng)議意見(jiàn),總結(jié)自己在教學(xué)上的長(zhǎng)處,明確自己的不足及今后改進(jìn)的措施,真正做到一步一個(gè)腳印,一課一個(gè)臺(tái)階。

(七)實(shí)習(xí)成績(jī)考核。

實(shí)習(xí)生必須按照實(shí)綱的要求,完成實(shí)習(xí)的全部任務(wù),提高實(shí)習(xí)報(bào)告等實(shí)習(xí)材料方可參加考核。實(shí)習(xí)成績(jī)應(yīng)根據(jù)學(xué)生的實(shí)習(xí)態(tài)度、出勤與任務(wù)完成情況等項(xiàng)目進(jìn)行綜合評(píng)分,實(shí)習(xí)成績(jī)?cè)u(píng)定應(yīng)采用“優(yōu)、高、中、及格、不及格”的五級(jí)記分制。實(shí)習(xí)不及格者需要重修,并經(jīng)考核合格后方能獲得教育實(shí)習(xí)學(xué)分。

二、教育實(shí)習(xí)的檔案管理

每個(gè)學(xué)生的實(shí)習(xí)材料裝訂成冊(cè),然后按學(xué)號(hào)從小到大順序存檔。每個(gè)學(xué)生的實(shí)習(xí)材料包括實(shí)習(xí)手冊(cè)、一份規(guī)范的教案、一份班主任工作計(jì)劃、一份實(shí)結(jié)、一份實(shí)習(xí)論文等內(nèi)容。實(shí)習(xí)手冊(cè)內(nèi)容包括實(shí)習(xí)生基本情況、實(shí)習(xí)學(xué)校基本情況、實(shí)習(xí)班級(jí)基本情況、實(shí)習(xí)班級(jí)學(xué)生名單、實(shí)習(xí)日志、聽(tīng)課記錄、實(shí)習(xí)情況匯總表等。每個(gè)實(shí)習(xí)生都要認(rèn)真填寫(xiě)實(shí)習(xí)手冊(cè),其中的每一項(xiàng)內(nèi)容都要填全。此外,每個(gè)實(shí)習(xí)隊(duì)的實(shí)習(xí)計(jì)劃、實(shí)結(jié)與優(yōu)秀實(shí)習(xí)生名單也要?dú)w檔。

建立自我完善、自我約束的教學(xué)(包括教育實(shí)習(xí))質(zhì)量監(jiān)控體系是質(zhì)量控制的重要保證[2],是高校本科教學(xué)工作水平評(píng)估的主要目的之一[1],高質(zhì)量的教育實(shí)習(xí)和相關(guān)檔案的規(guī)范管理是一個(gè)學(xué)校辦學(xué)水平高的重要憑證[3]。因此,教育實(shí)習(xí)的質(zhì)量控制與相關(guān)檔案的規(guī)范管理工作,值得每個(gè)高校認(rèn)真對(duì)待、積極探索、不斷完善。

參考文獻(xiàn):

[1]教高廳[2004]21號(hào).普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作水平評(píng)估方案(試行)[Z].2004-8-12.

第7篇

關(guān)鍵詞：知識(shí)管理；企業(yè)檔案管理；傳統(tǒng)檔案管理；困境分析

企業(yè)檔案管理能夠起到穩(wěn)固企業(yè)發(fā)展、為企業(yè)指明前進(jìn)方向的作用。通常情況下，企業(yè)的檔案具有數(shù)據(jù)龐大、資料繁多的特點(diǎn)，尤其是公司規(guī)模較大的企業(yè)，檔案數(shù)量更為龐大[1]。然而，當(dāng)前大部分企業(yè)在進(jìn)行檔案管理時(shí)，仍然存在一些問(wèn)題有待解決。

1 企業(yè)檔案管理所面臨的問(wèn)題與困境

1.1 傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)落后

傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)明顯與現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展程度存在落差，造成企業(yè)管理水平較為落后。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，已經(jīng)逐漸滲透到我們的日產(chǎn)生活、生產(chǎn)之中。傳統(tǒng)的檔案管理方法通常是采用人工記錄、紙質(zhì)記錄的方式對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行管理。而這種管理方式很容易造成企業(yè)檔案丟失或損壞的情況，不利于企業(yè)人員進(jìn)行管理[2]。除此之外，對(duì)于具有悠久歷史的大型企業(yè)而言，長(zhǎng)久積累之后，所擁有的檔案資料數(shù)量巨大。而在管理過(guò)程中，當(dāng)管理人員出現(xiàn)交替時(shí)，容易出現(xiàn)交接漏洞，導(dǎo)致某些企業(yè)重要檔案在此過(guò)程中遺失。

1.2 企業(yè)檔案管理重視度不夠

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視度不足，會(huì)大大降低檔案管理水平。根據(jù)調(diào)查顯示，我國(guó)大部分企業(yè)對(duì)檔案管理工作的投入力度均相對(duì)較弱，很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理僅僅只是資料的收集與儲(chǔ)存，而忽略了檔案管理所能帶給企業(yè)的指向作用。當(dāng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理重視不足時(shí)，會(huì)影響檔案管理工作人員的工作態(tài)度。有可能會(huì)讓檔案管理人員出現(xiàn)懈怠的工作情緒，極大的影響了檔案管理工作效率。

1.3 企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)不高

企業(yè)在選擇檔案管理人員時(shí)，通常只會(huì)關(guān)注人才的耐心、細(xì)心度，而不會(huì)特意選擇具有專業(yè)檔案管理能力的人才。甚至在很多企業(yè)，為了節(jié)省人力成本，會(huì)選擇從其他部門(mén)，如辦公室部門(mén)調(diào)任或兼任檔案管理工作。當(dāng)檔案管理工作人員能力不足時(shí)，會(huì)降低檔案管理工作的所應(yīng)有的效果，導(dǎo)致企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)更加不重視檔案管理工作，呈現(xiàn)出惡性循環(huán)的狀態(tài)。在檔案管理人員管理制度方面，大多數(shù)采用同樣酬勞雇傭人才。長(zhǎng)久下來(lái)，會(huì)讓表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員慢慢變得失去工作積極性，認(rèn)為無(wú)論做多少工作都會(huì)得到相應(yīng)酬勞，導(dǎo)致工作效率與質(zhì)量的降低[3]。

1.4 檔案管理搜索性差

在傳統(tǒng)的檔案管理方法中，通常會(huì)對(duì)所收集的檔案資料進(jìn)行檔案盒歸納與整理。當(dāng)需要尋找某份資料時(shí)，即便是檔案管理人也很難在短時(shí)間內(nèi)將檔案資料快速搜索出來(lái)。當(dāng)資料年份較長(zhǎng)時(shí)，甚至可能出現(xiàn)“無(wú)跡可尋”的狀況，極大的降低了檔案管理水平。檔案管理中，檔案資料管理的搜索性較差，在關(guān)鍵時(shí)刻無(wú)法及時(shí)提供必需資料，可能會(huì)對(duì)企業(yè)造成巨大的損失與影響。

2 基于知識(shí)管理的企業(yè)檔案管理模式應(yīng)用

2.1 構(gòu)建企業(yè)檔案文化管理模式

企業(yè)檔案管理水平需要良好的企業(yè)文化背景進(jìn)行支撐，先進(jìn)的企業(yè)文化背景可以改變企業(yè)人員落后的思想觀念，讓企業(yè)員工能夠主動(dòng)學(xué)習(xí)新知識(shí)與新事物。為了更好的建設(shè)企業(yè)檔案文化管理制度，企業(yè)應(yīng)當(dāng)為檔案管理工作人員建立能夠進(jìn)行知識(shí)共享的交流平臺(tái)，還可以將檔案管理的相關(guān)知識(shí)以講座的形式定期在企業(yè)進(jìn)行宣講，讓檔案管理人員能夠接觸到新信息與新知識(shí)，以此來(lái)提高企業(yè)檔案管理水平。

2.2 采用企業(yè)檔案信息管理模式

為了能夠滿足知識(shí)時(shí)代的需求，在基于知識(shí)管理的基礎(chǔ)上，將企業(yè)的檔案資料信息進(jìn)行整理與分類[4]。傳統(tǒng)的檔案管理模式下，會(huì)出現(xiàn)檔案信息混亂的狀態(tài)，導(dǎo)致企業(yè)各個(gè)部門(mén)不能得到良好溝通，檔案信息共享實(shí)現(xiàn)困難。而構(gòu)建完全的企業(yè)檔案信息管理制度，可以為企業(yè)的檔案資料設(shè)立不同類型、專題等進(jìn)行信息分揀，以求最大程度能夠利用企業(yè)檔案，充分利用知識(shí)管理優(yōu)勢(shì)，提升企業(yè)檔案管理質(zhì)量。

2.3 充分實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的服務(wù)性

企業(yè)檔案管理的目的之一，就是為了能夠滿足后續(xù)人員對(duì)資料的查閱與經(jīng)驗(yàn)的獲取。在所收集的檔案資料中，包含人事管理資料、企業(yè)經(jīng)手項(xiàng)目詳細(xì)資料等很多內(nèi)容，相當(dāng)于是企業(yè)的成長(zhǎng)日記。在企業(yè)的成長(zhǎng)過(guò)程中，通常不會(huì)一帆風(fēng)順，每一次磕絆、損失都能成為后期發(fā)展的借鑒。企業(yè)檔案管理應(yīng)當(dāng)在企業(yè)人員需要時(shí)提供有用信息，才能充分實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的服務(wù)性。而基于知識(shí)管理的企業(yè)檔案管理模式，可以利用現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)，改變傳統(tǒng)紙張管理，將檔案管理移動(dòng)依附于計(jì)算機(jī)技術(shù)中。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠快速搜索所需資料，還可以對(duì)重要檔案進(jìn)行多重備份，避免出現(xiàn)檔案的遺失或損壞，確保了檔案的完整性。

2.4 提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視度

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)加大對(duì)企業(yè)檔案管理的重視度，改變傳統(tǒng)管理觀念，充分融合知識(shí)管理理念，運(yùn)用先進(jìn)信息管理技術(shù)，將企業(yè)檔案管理的效用充分發(fā)揮出來(lái)。當(dāng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)企業(yè)檔案管理工作具有足夠的重視度時(shí)，能夠給予企業(yè)檔案管理工作更多支持。首先，在資金投入方面。有足夠的資金，檔案管理工作人員才能更主動(dòng)、更積極的開(kāi)展工作，還能購(gòu)買足夠的工作所需設(shè)備，充分滿足檔案管理工作需求。然后，在影響力方面。當(dāng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)企業(yè)檔案管理工作足夠重視時(shí)，會(huì)感染檔案管理工作人員，讓檔案管理人員能夠在工作時(shí)感受到自己對(duì)企業(yè)的貢獻(xiàn)，挖掘自身的價(jià)值[5]。只有這樣，才能顯著提升企業(yè)檔案管理質(zhì)量。

2.5 加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理人員的培養(yǎng)力度

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在定崗時(shí)，為了充分實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的實(shí)際作用，不得S意選擇檔案管理人員。在選擇檔案管理人員時(shí)，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行綜合性思考，觀察招聘人才的檔案整理能力、檔案收集能力、檔案分析能力以及總結(jié)歸納能力。優(yōu)秀的檔案管理人才不僅能夠?qū)n案進(jìn)行有序管理，還能在將檔案資料有序管理的同時(shí)，還能從企業(yè)的歷史檔案資料中，對(duì)企業(yè)過(guò)去的不足進(jìn)行總結(jié)，進(jìn)而能夠幫助企業(yè)獲得更長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。除了在初始選擇需要慎重外，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)當(dāng)定期開(kāi)展基于知識(shí)管理的檔案管理相關(guān)講座，聘請(qǐng)專家進(jìn)行定期講解。知識(shí)在不斷進(jìn)步，技術(shù)在不斷提升，檔案管理人員只有不停歇的進(jìn)行學(xué)習(xí)，才能保障自己不會(huì)處于落后狀態(tài)，才能更好的完成檔案管理工作。同時(shí)，對(duì)于檔案管理能力強(qiáng)，工作質(zhì)量高的工作人員，企業(yè)應(yīng)當(dāng)給予適當(dāng)?shù)木瘛⑽镔|(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，以此來(lái)激發(fā)其他工作人員的積極性，讓全體員工能夠保持積極向上、努力工作的狀態(tài)。對(duì)于管理能力差、工作狀態(tài)不良的員工，應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行了解，給予幫助，讓員工可以早日恢復(fù)狀態(tài)。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足我國(guó)企業(yè)的發(fā)展需求。因此，為了能夠真正實(shí)現(xiàn)檔案管理在企業(yè)中的作用，應(yīng)當(dāng)早日進(jìn)行改革，選擇基于知識(shí)管理的企業(yè)檔案管理模式，以此來(lái)提升企業(yè)檔案管理效果，確保企業(yè)能夠朝著健康、繁榮方向發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[2]徐擁軍，周艷華，李剛.基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的理論探索[J].檔案學(xué)通訊，2011，02（10）：24-28.

[3]李穎.檔案記憶觀視野下的企業(yè)檔案管理探析[J].檔案學(xué)通訊，2013，01（16）：31-34.

第8篇

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館；知識(shí)管理；知識(shí)服務(wù)

1檔案知識(shí)管理的服務(wù)方向

知識(shí)管理的核心是通過(guò)對(duì)知識(shí)本身的管理（包括顯性知識(shí)和隱性知識(shí)的管理）和對(duì)知識(shí)過(guò)程的管理(包括知識(shí)生成、知識(shí)積累、知識(shí)分類、知識(shí)整理、知識(shí)組織、知識(shí)挖掘、知識(shí)開(kāi)發(fā)、知識(shí)服務(wù)、知識(shí)共享、知識(shí)交流和知識(shí)評(píng)估等)，充分挖掘知識(shí)的內(nèi)在潛力，提高創(chuàng)新能力。

2檔案知識(shí)管理的服務(wù)模式

2.1主動(dòng)式知識(shí)服務(wù)模式：通過(guò)檔案用戶需求建模，刪除與主題無(wú)關(guān)的知識(shí)資源，提高知識(shí)資源的篩選效率，為檔案用戶提供全過(guò)程、全智能化的主動(dòng)式知識(shí)服務(wù)。2.2交互式知識(shí)服務(wù)模式：依托信息管理平臺(tái)，通過(guò)跟蹤服務(wù)，發(fā)現(xiàn)和挖掘用戶的潛在需求，以主動(dòng)提問(wèn)的方式引導(dǎo)用戶更有效地利用知識(shí)。2.3推送式知識(shí)服務(wù)模式：充分發(fā)揮知識(shí)庫(kù)中知識(shí)地圖的效用，記錄和分析用戶以往的檢索需求，通過(guò)知識(shí)單元之間的語(yǔ)義關(guān)聯(lián)自動(dòng)發(fā)現(xiàn)相關(guān)需求，定制性地推送急需的知識(shí)資源。2.4導(dǎo)航式知識(shí)服務(wù)模式：面對(duì)海量的檔案知識(shí)資源，需要通過(guò)導(dǎo)航式的服務(wù)方式為用戶提供服務(wù)。

3檔案知識(shí)資源的科學(xué)規(guī)范管理

各類知識(shí)資源的科學(xué)規(guī)范管理不僅能真實(shí)反映企業(yè)發(fā)展歷程，而且對(duì)有效保存企業(yè)知識(shí)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)知識(shí)共享，提供有效信息服務(wù)，保持企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力等方面起到了重要基礎(chǔ)保障作用。3.1重視核心知識(shí)資源的科學(xué)規(guī)范管理，保證歸檔文件的系統(tǒng)完整、安全可靠與長(zhǎng)期可讀。3.2加強(qiáng)電子檔案管理：嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894-2002)，確保電子文件的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，格式一致，數(shù)據(jù)規(guī)范等。同時(shí)綜合管理信息平臺(tái)的應(yīng)用，保證了對(duì)電子文件的全程控制。3.3做好紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作。首先要進(jìn)行重新鑒定。根據(jù)本單位實(shí)際，將永久、長(zhǎng)期和短期檔案進(jìn)行一次全面系統(tǒng)鑒定，剔除無(wú)保存價(jià)值的檔案。其次，做好優(yōu)選工作。把利用率高、價(jià)值高、社會(huì)需求大的檔案優(yōu)先數(shù)字化，進(jìn)行全文錄入。最后，要建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，方便檢索。在數(shù)字化工作中，要嚴(yán)格遵循規(guī)范性、安全性和效益性原則。

4建立符合用戶需求的檔案知識(shí)管理體系架構(gòu)

4.1獲取與轉(zhuǎn)換：從用戶角度進(jìn)行組織建設(shè)，圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理決策等核心工作，尤其是重點(diǎn)項(xiàng)目的需求，先建選題目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，按照主題或?qū)I(yè)等多種分類原則；后建選題內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)，采集相關(guān)數(shù)字信息，并按照知識(shí)化管理的要求進(jìn)行加工處理，轉(zhuǎn)換成結(jié)構(gòu)化數(shù)字信息，包括信息整理、格式轉(zhuǎn)換、知識(shí)分類、知識(shí)編碼等過(guò)程。4.2挖掘與發(fā)現(xiàn)：構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)和相關(guān)知識(shí)鏈接，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的整合、組織、存儲(chǔ)和更新。同時(shí)利用先進(jìn)的隱性知識(shí)挖掘工具，將信息管理系統(tǒng)中的元數(shù)據(jù)信息、背景數(shù)據(jù)和用戶信息作為一個(gè)集合體，從中發(fā)現(xiàn)隱含的有規(guī)律的信息，應(yīng)用特定的算法工具，找出相關(guān)的知識(shí)聯(lián)系。4.3分類和建模：按照分類標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)建有序化的數(shù)字檔案信息資源分類體系。充分利用專題數(shù)據(jù)庫(kù)的功能優(yōu)勢(shì)，立足用戶需求建設(shè)企業(yè)各類知識(shí)庫(kù)，如院史庫(kù)、文檔庫(kù)、資料庫(kù)、規(guī)章制度庫(kù)、榮譽(yù)庫(kù)等，成為企業(yè)知識(shí)資源管理與知識(shí)服務(wù)平臺(tái),實(shí)現(xiàn)集成化和智能化管理。在檢索方面實(shí)現(xiàn)了目錄檢索，全文檢索和空間檢索，提高了檔案的查全率和查準(zhǔn)率。4.4反饋和更新：用戶反饋就是判斷、評(píng)價(jià)知識(shí)的價(jià)值，將有用的知識(shí)信息輸入知識(shí)庫(kù)。用戶可以將知識(shí)服務(wù)過(guò)程中的任何問(wèn)題提供給檔案管理員，并提出意見(jiàn)和建議。這樣有助于更好地挖掘用戶需求，提供有針對(duì)性的服務(wù)，將隱性知識(shí)顯性化，并轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，具有高邊際效益，成為知識(shí)服務(wù)的重點(diǎn)。

5知識(shí)服務(wù)的有效應(yīng)用

5.1專題服務(wù)。充分利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)進(jìn)行整序和知識(shí)重組，將檔案的歷史價(jià)值體現(xiàn)出來(lái)，形成知識(shí)密集型的服務(wù)內(nèi)容。檔案編研員通過(guò)對(duì)檔案用戶的需求偏好分析，查閱相關(guān)檔案資料編撰成為系統(tǒng)性強(qiáng)，參考價(jià)值高的專題。利用電子檔案舉辦展覽，形式新穎多樣，紙質(zhì)、照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案等都可以通過(guò)數(shù)字化后完整地展現(xiàn)其原貌，使展覽內(nèi)容豐富，有身臨其境之感。5.2咨詢服務(wù)。數(shù)字檔案館咨詢服務(wù)是利用現(xiàn)代化服務(wù)軟件，包括電子郵件、留言表單及在線實(shí)時(shí)通訊等，解決檔案用戶在尋找相關(guān)信息和知識(shí)過(guò)程中遇到的各種問(wèn)題，幫助其更好地利用館藏資源，找到所需的信息和知識(shí)，實(shí)現(xiàn)有一定深度和知識(shí)含量的服務(wù)。

6促進(jìn)信息共享與知識(shí)創(chuàng)新

知識(shí)庫(kù)建設(shè)是在數(shù)字化前提下，向網(wǎng)絡(luò)化、合作化和集成化方向發(fā)展。創(chuàng)新信息資源建設(shè)模式，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)通訊、協(xié)同工作、共享文件等功能。充分發(fā)揮專業(yè)用戶的作用與積極性，同時(shí)加強(qiáng)館際間的交流與合作，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息資源共建共享。

7對(duì)企業(yè)知識(shí)管理者的新要求

7.1在知識(shí)層面上，要兼?zhèn)錂n案學(xué)專業(yè)知識(shí)及相關(guān)學(xué)科知識(shí)。對(duì)數(shù)量龐大的檔案進(jìn)行科學(xué)管理，具備發(fā)現(xiàn)和尋找信息的能力；組織和管理信息的能力；評(píng)估和傳遞信息的能力。不僅讓用戶更有效率地使用檔案資源外，還可根據(jù)檔案提供者的背景資料，找到該主題領(lǐng)域內(nèi)的知識(shí)專家，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)企業(yè)知識(shí)的交流和共享。7.2在技能層面上，要具備信息管理技能與溝通協(xié)調(diào)能力。知識(shí)庫(kù)建設(shè)是數(shù)字檔案館的中樞工程，是成功實(shí)施知識(shí)管理戰(zhàn)略的先決條件之一，其規(guī)劃、實(shí)施、管理、維護(hù)、標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)等都需要相關(guān)人員具備較高的綜合素質(zhì)，不僅要熟悉館藏，還要掌握數(shù)據(jù)庫(kù)管理的基本技能和業(yè)務(wù)流程。加強(qiáng)知識(shí)管理的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，營(yíng)造合作與研究的環(huán)境和氛圍。7.3在態(tài)度層面上，要具有良好的人格特質(zhì)。知識(shí)管理者具有敬業(yè)精神，工作細(xì)心、耐心，工作積極主動(dòng)，樂(lè)于學(xué)習(xí)新知識(shí)，有一定的創(chuàng)新能力。總之，在大數(shù)據(jù)時(shí)代晨曦初現(xiàn)的當(dāng)口，檔案部門(mén)在創(chuàng)新性地開(kāi)展知識(shí)管理建設(shè)工作中，為社會(huì)提供了一種全新的服務(wù)模式，使檔案管理工作真正適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的要求，為企業(yè)的發(fā)展做出更大更多的貢獻(xiàn)，不斷開(kāi)創(chuàng)檔案工作的新局面。

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第9篇

一、合并高職院校干部人事檔案管理與利用存在的問(wèn)題

1.領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，專業(yè)人員缺乏

合并的高職院校，干部檔案管理實(shí)現(xiàn)了由被動(dòng)式管理向主動(dòng)式管理轉(zhuǎn)變的模式，師資隊(duì)伍迅速膨脹，干部人事檔案管理的工作任務(wù)加重，然而，部分高職院校沒(méi)有配備專用的檔案庫(kù)房，沒(méi)有設(shè)立單獨(dú)的人員編制，這樣勢(shì)必影響組織人事部門(mén)其他工作的順利開(kāi)展。

2.制度不規(guī)范，管理手段落后

合并高職院校由于先前的隸屬關(guān)系、辦學(xué)規(guī)模、管理方式不同等歷史原因，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案管理制度規(guī)范不一，質(zhì)量參差不齊、人員構(gòu)成復(fù)雜、管理手段落后等問(wèn)題。如歸檔材料沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)格；收集過(guò)程中紙張大小不統(tǒng)一；檔案材料沒(méi)有進(jìn)行規(guī)范整理，有的甚至沒(méi)有進(jìn)行科學(xué)的分類和裝訂；現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段尚未得到有效的應(yīng)用。

3.信息開(kāi)發(fā)利用率差，發(fā)揮服務(wù)作用程度低

干部人事檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態(tài)和被動(dòng)服務(wù)局面，人事檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用程度不高，往往大多只限于干部考察和發(fā)展黨員等方面，在師資培養(yǎng)、人才選拔、人才穩(wěn)定與年度考核等方面未能真正起到應(yīng)有的作用。

4.升級(jí)達(dá)標(biāo)工作任務(wù)繁重

很多學(xué)校合并升格后，就趕上了中央組織部要求開(kāi)展干部“三齡一歷”審核工作，這對(duì)干部檔案管理提出了很高要求，而原先幾所學(xué)校檔案工作起步不同，有的學(xué)校已經(jīng)經(jīng)過(guò)了上級(jí)部門(mén)的檢查驗(yàn)收，達(dá)到干部檔案管理目標(biāo)一級(jí)、二級(jí)或三級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，有的規(guī)模甚至都沒(méi)有按新標(biāo)準(zhǔn)整理過(guò)，檔案管理人員的工作任務(wù)繁重。

二、解決問(wèn)題的途徑

1.領(lǐng)導(dǎo)高度重視，提高檔案管理人員素質(zhì)

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，尤其是主管組織人事工作的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)充分樹(shù)立起檔案意識(shí)，合并高職院校應(yīng)在機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員編制上給以充分保證；在檔案經(jīng)費(fèi)上落實(shí)到位，增添必要的硬件設(shè)施；主動(dòng)關(guān)心檔案工作者的工作、學(xué)習(xí)、生活，當(dāng)他們?cè)诠ぷ髦腥〉昧顺煽?jī)或圓滿完成了工作任務(wù)時(shí)，主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時(shí)給以表?yè)P(yáng)和認(rèn)可，同時(shí)還要讓他們享受同等的升遷機(jī)會(huì)，促進(jìn)人事檔案工作績(jī)效的提高。提高檔案管理人員素質(zhì)，是做好這項(xiàng)工作的重要依據(jù)。安排在崗人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)黨和政府制定組織人事工作的政策、法規(guī)和檔案專業(yè)理論知識(shí)，以適應(yīng)新時(shí)期高等職業(yè)教育事業(yè)發(fā)展對(duì)高校干部人事檔案管理的新要求。

2.加強(qiáng)規(guī)章制度建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平

建立健全一套完整科學(xué)的干部人事檔案管理工作規(guī)章制度，真正發(fā)揮人事檔案“見(jiàn)證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度，及時(shí)收集、補(bǔ)充、更新和完善人事檔案材料，對(duì)收集檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精練，觀點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實(shí)。順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，增加資金投入，嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)，注重信息的準(zhǔn)確性、唯一性，做到劃分準(zhǔn)確、排列有序、條目清楚、查找便捷。

3.建立信息網(wǎng)絡(luò)，充分發(fā)揮服務(wù)效能

干部人事檔案管理信息化包括兩層含義：一是要把檔案中的手寫(xiě)文字信息電腦化、數(shù)字化；二是要把數(shù)字化的信息網(wǎng)絡(luò)化，要能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上人事信息的接收、傳遞、儲(chǔ)存和資源共享。這樣可大大提高檔案的利用效率。

4.充實(shí)干部檔案管理隊(duì)伍

為切實(shí)做好干部“三齡一歷”審核工作，順利實(shí)現(xiàn)干部檔案升級(jí)達(dá)標(biāo)任務(wù)，組織人事部門(mén)應(yīng)當(dāng)按照政策規(guī)定配備適當(dāng)數(shù)量的專職干部從事此項(xiàng)工作，適當(dāng)時(shí)間抽調(diào)部分政治素質(zhì)高、原則性強(qiáng)的同志協(xié)助從事那些耗費(fèi)時(shí)多、工作量大、技術(shù)性強(qiáng)的工作，這樣可以保證干部檔案工作的長(zhǎng)效性，促進(jìn)干部人事檔案管理上水平。