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一、引言

人事檔案是存儲員工個人信息的單元。再通過收集、整理后儲存起來，為以后的考察做備用資料。人事部門必須準(zhǔn)確選拔人才，合理安排員工的職位。人力資源管理的一個關(guān)鍵組成部分是人事檔案的管理和運作。不可分割的是，人事檔案提供的信息對人力資源管理非常重要。并保持高質(zhì)量的人事檔案工作。

二、人事檔案與人力資源管理的關(guān)系

人事檔案可以提供有關(guān)人力資源管理的最基本信息。人力資源管理是通過使用現(xiàn)代科學(xué)方法組織、協(xié)調(diào)、培訓(xùn)和部署與物質(zhì)資源有關(guān)的人力資源。在最合理的狀態(tài)下保持人力和物力資源，同時適當(dāng)?shù)丶詈捅O(jiān)督人們的思想、心理和行為。使員工充分發(fā)揮主觀能動性和創(chuàng)造性，充分發(fā)揮自身能力，從而使人力資源管理更加合理。最后，使公司的發(fā)展和個人能力的發(fā)展相適應(yīng)。人力資源管理活動，即人力資源規(guī)劃、招聘和部署、培訓(xùn)和發(fā)展、績效管理、薪酬和福利管理以及勞動關(guān)系管理一體化。所以，人事檔案與人力資源管理的關(guān)系是分不開的，是緊密聯(lián)系的。人力資源管理中信息的載體就是人事檔案，人力資源在各個領(lǐng)域應(yīng)用能使人事檔案的發(fā)展越來越往前走，同時人事檔案的管理，又會使人力資源的使用更加準(zhǔn)確。所以說這兩者之間是相輔相成的。

三、人事檔案在人力資源管理中的作用

（一）積極作用：

1.人力資源管理中的人事檔案提供真實可靠的信息。人事部門經(jīng)過查看人事檔案，能夠全方位地了解職員的具體狀況，了解職員目前情況，從而對其未來的發(fā)展以及潛在能力進(jìn)行預(yù)測，安排各個員工在合適的位置工作，充分發(fā)揮各自優(yōu)勢，實現(xiàn)公司內(nèi)部平衡，最大限度地發(fā)揮人才效益。2.人事檔案促進(jìn)人才的合理配置。在查看員工的人事檔案后，我們可以根據(jù)不同員工的才能和特點了解員工的更多信息。合理安排崗位，促進(jìn)部門人員有序流動，避免人才濫用。提高員工工作的效率和價值，并最有效地利用人力資源。3.人事檔案可以避免人力資源需求的盲目性。有效利用員工人事檔案在研究公司的人力資源是否能夠適應(yīng)組織變革和發(fā)展要求方面發(fā)揮著重要作用。如果忽略人事檔案所需的人力資源，則很難避免這些缺點。4.有利于員工更好的職業(yè)規(guī)劃。通過員工的檔案資料，以反映員工的教育水平、專業(yè)性、薪酬及日常表現(xiàn)等方面。選擇您所在組織所需的人才，充分發(fā)揮自己的優(yōu)勢，為員工制定正確的職業(yè)規(guī)劃和發(fā)展道路。5.人事檔案可以給予有效的激勵措施。人這一生有很多需求，包括身體、安全、社交、尊重和自我滿足的需求。不同的人在不同的時間有不同的需求，因此員工的需求水平也不同。因此，我們可以研究員工的檔案和材料，了解員工的實際需求，然后對個人使用個性化的激勵。

（二）負(fù)面作用：

由于社會的發(fā)展人力資源管理產(chǎn)生了新的走勢，比如流通性、信息化，但是現(xiàn)在的人事檔案管理存在發(fā)展遲緩的問題，因此，它已經(jīng)無法滿足人力資源開發(fā)的需要并產(chǎn)生了負(fù)面影響。1.檔案材料的不準(zhǔn)確性阻礙了人力資源的分配。人事檔案的基本特征是真實性。在工作中，一些檔案中謊報年齡，不把自己真實的年齡寫入資料中，學(xué)歷方面也存在不實的填寫，甚至謊報真實工作年齡，甚至一些檔案材料存在明顯的修改痕跡。這些情況的出現(xiàn)使檔案失去了真實性、權(quán)威性和嚴(yán)謹(jǐn)性，人力資源計劃中的計劃也無法準(zhǔn)確制定。這肯定會對人力資源的未來地位和發(fā)展產(chǎn)生負(fù)面影響。2.文件內(nèi)容類似，減少了人事檔案的價值。人事檔案是一個人在社會實踐中發(fā)展的真實反映，因此它應(yīng)該是一個人的真實情況的全面和客觀的表達(dá)。讓考察者在翻閱時可以清楚的了解到信息。但是，目前人事檔案資料單一，內(nèi)容缺乏真實性，資料空白、沒有個人特色表現(xiàn)，失去了真正的價值。它損害了員工的積極性，使整個組織承擔(dān)了不必要的損失。

四、提高人事檔案在人力資源管理中的作用

由于社會的發(fā)展，目前的人事檔案管理模式已不能滿足人力資源開發(fā)的要求，人力資源管理對人事檔案管理提出了新的要求。只有順應(yīng)社會發(fā)展，不斷完善人事檔案，才能為人力資源的發(fā)展提供有力的保護(hù)。

（一）切實提高人事管理人員素質(zhì)

由于現(xiàn)代社會的發(fā)展和不斷完善，舊的管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代人力資源管理的需要。要將高素質(zhì)的員工引入人事檔案管理部門，加強(qiáng)檔案管理人員對現(xiàn)代信息技術(shù)的培訓(xùn)，不能只依靠舊的檔案管理措施。要使用新的管理措施，逐步實現(xiàn)文檔管理的信息管理和自動化，更好地為整個組織服務(wù)人力資源管理和解決問題。

（二）完善人事檔案內(nèi)容

從人事檔案的集合中，我們可以看到每個文件中提到的材料幾乎相同。如果可以增加個人數(shù)據(jù)的有效補(bǔ)充，并能夠反映權(quán)威部門的個人綜合能力、質(zhì)量或評估數(shù)據(jù)，個人特征，能力，興趣等信息，我們就可以通過具體的信息明確的了解職員的綜合素質(zhì)，因此完善人事檔案內(nèi)容對人事檔案的有效使用具有重要影響。

（三）提升人事檔案的針對性

社會實踐活動中的職員真正情況就反映在人事檔案中。但是，當(dāng)我們查看當(dāng)前的人事檔案時，我們會發(fā)現(xiàn)材料是單一的，內(nèi)容是抽象的，并且材料表達(dá)的內(nèi)容都是大空話，人格特征沒有反映出來，因此人事檔案在真正意義上失去了參考價值。為了使人事檔案對人力資源管理產(chǎn)生積極影響，應(yīng)在檔案資料形成時改變以前檔案的情況，有效提高人事檔案的針對性。

（四）增強(qiáng)人事檔案的真實性

真實性是人事檔案的重要特征。檔案材料缺乏真實性已經(jīng)失去了人事檔案存在的意義。所以就意味著我們必須要求真實有效的檔案，為人力資源管理提供可靠的基礎(chǔ)。

（五）加強(qiáng)人事檔案的及時收集和識別

首先，人事檔案的歸檔過程是一個整體，它們是相互關(guān)聯(lián)的。在長期文檔管理工作中，通常存在不可避免的情況，例如文件的缺失部分。因此，文件管理員應(yīng)及時組織員工文件信息的上交，以確保完整的收集和準(zhǔn)確的信息。為整個業(yè)務(wù)部門的工作順利開展創(chuàng)建條件，并以此來準(zhǔn)確的掌握每個員工的狀態(tài)。其次嚴(yán)格對待上交的個人資料，對于不符合要求的及時給予返回，改正后再收入檔案，做到人事檔案管理的有序性。

（六）建立完整的人事檔案管理制度

為人力資源管理提供真正基礎(chǔ)的重要保證是合理的人事檔案管理系統(tǒng)。在審查文件的過程中，我們應(yīng)遵守規(guī)則和法規(guī)，依靠法律來確保檔案材料的安全。

（七）完善文件管理方法，實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)管理，提高文件管理的信息管理水平

由于社會的不斷發(fā)展，檔案材料只增不減．以前的管理方法是存在很大問題的，比如時間成本大，正確率不高。通過計算機(jī)建立系統(tǒng)，檢索系統(tǒng)以及使用系統(tǒng)，充分利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢進(jìn)行文件管理。

五、人事檔案在機(jī)關(guān)和事業(yè)單位人力資源管理中的應(yīng)用

在機(jī)關(guān)和事業(yè)單位的發(fā)展過程中，擁有一支高素質(zhì)，高水平的團(tuán)隊是機(jī)關(guān)和事業(yè)單位發(fā)展的必然選擇。這要求機(jī)關(guān)和事業(yè)單位人事部門完全把握員工的具體信息。所以我們首先應(yīng)該建立人事檔案，在選擇這些員工的過程中，人事部門通過人事檔案提供有效的數(shù)據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供真實的數(shù)據(jù)，因此在機(jī)關(guān)和事業(yè)單位管理中發(fā)揮著重要作用。機(jī)關(guān)和事業(yè)單位選擇人才時給予其真實數(shù)據(jù)依據(jù)，并為機(jī)關(guān)和事業(yè)單位提供了各種用人信息，是機(jī)關(guān)和事業(yè)單位在發(fā)展過程中發(fā)揮重要作用的部門。其次人事檔案還給予專業(yè)人才的職稱等準(zhǔn)確的、有效地參考數(shù)據(jù)，不僅為整個機(jī)關(guān)和事業(yè)單位組織提供信息，還同時能夠使各職員的未來發(fā)展更好，所以我們可以得出機(jī)關(guān)和事業(yè)單位的人事部門在機(jī)關(guān)和事業(yè)單位的重要性，從機(jī)關(guān)和事業(yè)單位反映出不論在哪個行業(yè)領(lǐng)域里，人事部門與人力資源管理是重要的，相輔相成的，值得我們?nèi)ブ匾暤摹?

六、結(jié)束語

本文簡要闡述了人事檔案與人力資源管理的關(guān)系，重點介紹了人力資源管理中人事檔案的正反兩面。我們可以發(fā)現(xiàn)，人事檔案為人力資源管理提供了真實可靠的信息，促進(jìn)了人才的合理配置，有助于避免人力資源需求的預(yù)測。更好地為員工提供更好的職業(yè)規(guī)劃并促進(jìn)有效的激勵。并且內(nèi)容簡單且類似，這降低了人事檔案的參考價值。在此問題的基礎(chǔ)上，再提出我們可以通過提高人事檔案的質(zhì)量，提高人事檔案的內(nèi)容。提高人事檔案的針對性和真實性，提高人事檔案的及時性，建立健全科學(xué)的人事檔案管理制度等途徑來加強(qiáng)人事檔案的作用。最后，簡要介紹了機(jī)關(guān)和事業(yè)單位人事檔案在人力資源管理中的實際應(yīng)用。通過研究分析，我們可以知道機(jī)關(guān)和事業(yè)單位人事檔案管理是機(jī)關(guān)和事業(yè)單位管理過程的重要組成部分，人事檔案管理的重要性，是不可以忽視的，它會隨機(jī)關(guān)和事業(yè)單位的發(fā)展而變得更加重要。因此，隨著新時代的發(fā)展，我們必須不斷創(chuàng)新人事檔案管理的方法，以跟上時代的步伐。

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作者:李旺 單位:深圳市藥品檢驗研究院