時間：2023-03-13 11:23:55
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一、加強人事檔案管理基礎工作的意義
高校人事檔案管理工作是高校人事工作的重要組成部分，是一項集政治性、政策性、專業性、技術性為一體的工作，涉及集體和個人雙重利益，在學校人事管理工作及學校發展中起著重要的作用。隨著國家人事制度改革的深化，人才市場的不斷擴展，對人事檔案管理規范化要求更加迫切，人事檔案基礎工作規范化，是實現干部人事檔案管理規范化、信息化的前提，能真正使檔案在組織人事工作中達到“觀其卷，知其人，用其長”之效果，為高校的人才選拔和人才交流提供祥實的信息，進而有利于高校干部人事管理工作的順利進行。基礎工作的規范能提升干部人事檔案的價值，人事檔案作為“人的管理”的基本信息的主要依據，它既存儲了組織人力資源信息，又是管理的核心，是“人”的歷史和現狀的一個真實反映，二十一世紀的競爭是人才的競爭，真實準確、完整系統的人事資源信息，有利于進一步與社會接軌，加快人才流動頻率，提高人們的就業自由度。
二、做好高校人事檔案基礎工作的方法
1.健全和完善人事檔案工作的各項規章制度
按照干部人事檔案管理工作的條例、規定，結合實際制訂和完善本校干部人事檔案工作的規章制度，如《高校干部人事檔案管理工作實施辦法》、《高校干部人事檔案材料收集歸檔規定》、《高校干部人事檔案整理工作細則》，制定材料的審核、檔案的保管和保護、查（借）閱、轉遞等工作的規定、辦法、制度，實行依法治檔，依法管檔。
2.規范人事檔案材料的收集工作
人事檔案材料收集要做到完整、齊全。在具體收集工作中要明確人事檔案材料的形成來源，理清收集渠道，這是做好檔案材料收集工作的前提條件。材料形成來源有組織人事部門形成的，有個人形成的；基層單位形成的，上級機關形成的；本部門形成的，其他部門形成的。檔案管理人員要根據《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，盡可能將各級層、各部門、社會群團組織等形成的材料，如：干部履歷表、年度考核表、晉升工資審批表、干部調動審批表、干部轉正定級審批表、職稱評審呈報表、教師資格審批表、優秀教師、教育工作者登記表、（離）退休審批表、教師公開招聘錄用、聘用干部、續聘解聘、辭職、干部任免、入黨入團、政審、公派出國、出境、各類獎勵、處分、學歷學位、教育、教學、科研材料，以及記載干部個人德、能、勤、績、廉等各方面材料。這些方面材料形成量大，有規律，時間性強，檔案管理人員必須抓住時機，第一時間收集齊全，成套材料必須保持其完整性，不可缺頭少尾，對于因歷史原因而無法收集完整的材料要按規定寫出書面說明。要建立人事檔案材料收集工作網，確保檔案材料收集的保障性，各部門在材料形成之日起一個月內及時歸檔，做到隨辦、隨收、隨審、隨歸。所收集的材料數量要精選，內容質量要好，有一定保存價值。
人事檔案材料收集要真實準確。人事檔案材料必須是由法定作者形成，材料文字清楚、所指對象明確，材料內容符合檔案人的客觀實際，材料內容沒有涂改造假，沒有模棱兩可的語言。凡頭尾不清、來源不明，又查不清或對象不明確的材料不能歸檔。
收集的人事檔案材料要規范，手續要完備。收集的材料必須是辦理完畢的正式材料，凡規定需由組織蓋章的必須有組織蓋章，審查結論、處分決定、組織鑒定、民主評議、年度考核和干部考察中形成的綜合性材料，要求本人簽署意見者，本人必須簽署意見或由組織注明本人已閱知。任免、評審等之類的審批表須注明任免或評審職務的批準機關、批準時間及批準文號。出國出境審批表須注明出去的任務、目的和往返時間等。
3.做好人事檔案的整理工作
首先，整理人事檔案時要根據材料形成的歷史條件、主要內容、用途，辯證唯物的甄別材料的真偽和保存價值，并確定其是否屬于歸檔范圍。其次，對鑒別、分類、排序、編目、技術加工、裝訂六個步驟，嚴格遵循《干部檔案整理工作細則》，嚴格把關，既不能整“欠”也不可整“過”，做到嚴格審核、準確分類、排列有序、目錄清楚、裝訂整齊。
檔案材料審核鑒別工作必須以《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案收集歸檔規定》等有關規定為依據。
一是審查檔案材料是否齊全、完整。對原已歸檔且歷史上形成的材料可維持原狀，對新歸檔的材料屬于成套的必須齊全，屬于單份的必須完整。凡時間、來源和對象不明確或查不清的材料，一律不得歸檔。
二是審查材料手續是否完備。凡不符合歸檔要求或手續不完備的材料不可歸檔，要審核登記后統一到材料形成部門補辦手續后方可歸檔。
三是要審查鑒定檔案中的材料是否屬于所管人員的材料及應歸入人事檔案的內容。有同名異人、張冠李戴者，及時糾正調整。有不屬于歸檔范圍的內容和重復的材料，要清理出去，并在《剔除檔案材料登記表》中登記后，按照銷毀規定集中銷毀，不得擅自處理。
四是審查人事檔案歸檔材料的載體和記錄材料是否符合檔案保護要求。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，歸檔材料必須統一使用16開規格的辦公用紙，字跡材料應是耐久或比較耐久的，不得使用圓珠筆、復寫紙、紅墨水、純藍墨水及鉛筆書寫，不采用噴墨打印件、傳真件歸檔，應選用激光打印件或靜電復印件歸檔，歸檔材料采用原件，一般不得使用復印件。對歷史上形成的且已歸檔的有保存價值的材料，可在維持原貌下進行必要的裱糊或復制。
干部人事檔案分為十大類，即：履歷；自傳；考核鑒定材料；學歷學位、職稱、職業資格、個人科研學術水平、培訓材料；政審、三個時間認定；黨、團組織材料；獎勵；處分；工資待遇（轉正定級、招聘、任免調動、退（離）休、、辭職、退職、出國（境）、黨代會、人代會、政協、派、群團會議等形成的審批表、登記表）；其他材料。排列順序為：干部（專業技術）職務變動表、目錄、檔案材料、備考表。而每類檔案材料要根據材料內容的內在聯系和材料之間的銜接或材料形成的時間排列順序。一般情況下第一、二、三、四、七、九、十類適用于按時間排序，但特殊情況可特殊處理，如第四、九類中含有不同性質的材料，采取二級分類法排序，先將性質相同的材料集中后，再按時間順序排列。而第五、六、八類適用于按材料內容和材料之間內在聯系排序。分類是檔案整理工作的重要一步，要做到認真鑒別，準確歸類。
技術加工即對一些字跡材料不符合要求或紙張破損，以及紙張不規則或卷角、折皺等的檔案材料，在保持其原貌狀態下采用復印、掃描、拍攝、拆剪、補粘、折疊的方法進行復制、加工。在技術加工過程中不得損毀文字、照片，不得涂改、圈劃、污損、撤換。
4.規范高校人事檔案的日常管理工作
人事檔案的日常管理是檔案基礎工作的環節之一。如檔案的傳遞、接收、保管和保護、查借閱、檔案檢索等，要嚴格按照干部人事檔案管理八項制度操作，實行依法管檔，科學管理。
檔案歸檔入庫后排架是一個重要環節，科學合理的排架有利于檔案管理人員快速準確的查閱到檔案，提高工作效率。目前高校人事檔案均根據各自實際選擇其排架方法，常用的有：部門+姓氏筆畫排架法、籍貫+姓氏筆畫排架法、姓氏拼音排架法、漢字結構排架法、新的拼音排架法五種方法。筆者單位總結各方法利弊后采用的方法是：部門+姓氏編碼排架法，即以學校各學院或部門劃分為類區，再采用四角號碼對姓名進行編碼，取每字四碼中的任意碼組成一組x位數的號碼（依習慣而取），用阿拉伯數字表示，兩字姓名用0補齊，從0—9的順序往下排。重名重姓者可通過部門區分，另外可在檔案盒脊附上標簽，除編碼、姓名外，再加上籍貫，查閱起來更加科學方便快捷，此方法簡單明了，只要掌握四角號碼編碼口令即可，案卷間不必預留空余，易于隨時增加或減少，便于Excel下操作。
一、增強檔案法制意識，健全檔案管理制度
我國的《檔案法》第十條規定：“對國家規定應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何人不得據為己有。”學校檔案是全校員工勞動智慧的結晶，是重要的信息資源和歷史憑證，所以，凡屬職務工作中形成的多種載體的文件材料，盡管是自己的心血所獲，但不為己有，應按規定向本單位檔案部門歸納。因此，加強《檔案法》的宣傳和學習，提高全體員工的檔案意識，是我們各級領導和檔案工作者義不容辭的責任。檔案的收集工作又涉及學校工作的方方面面，文件材料收集能否齊全完整，特別需要各科室和老師的緊密配合和協助支持。各科室要切實落實兼職檔案員，負責本科室文件材料的收集、整理、歸類，并按時將檔案材料統一移交學校檔案室保管。檔案工作人員要提防部分“賬外”材料的流失情況出現，即重視收集紅頭文件，而忽略了如無文頭、無編號、不蓋章的文件或材料，如教師在其他報刊雜志上發表的教學或教育的文章、教學手記等，或使用后需要歸檔的材料當垃圾隨便丟棄，這都會造成檔案的不完整性。要建立完善的文件材料歸檔制度、檔案保管制度等，要利用各種會議、宣傳欄宣傳《檔案法》，讓員工都知曉檔案是怎么一回事。學校要重視檔案工作，要指定一名副校長分管檔案，在人力、物力、時間上給予協助支持，對檔案員在收集資料過程中遇到的難題，要及時給予幫助解決。作為檔案工作人員，也要提高自身的政治素質和業務素質，要不斷學習新技術、新方法，掌握新的技巧，還要有創新意識，跟上時代的步伐。要學會熟練操作計算機管理檔案，懂得規范準確地使用檔案軟件，隨時將手中的資料錄入計算機中。
二、注意收集辦學方向的文件材料
學校在貫徹教育方針，樹立現代教育觀念時，根據每個學校具體的環境條件制定適合學校總體發展的規劃，年度工作計劃和專題工作總結，會議記錄，專題材料，簡報，還有各處室依據學校的總體發展規劃和年度工作計劃制定的實施辦法、工作細則等。學校檔案工作人員，隸屬學校辦公室，對及時了解學校重大活動有得天獨厚的有利條件，應充分發揮自己的優勢，主動跟蹤學校的重大活動，了解學校長期規劃和年度計劃的主要內容，預測各類文件材料的形成規律，制定文件材料收集計劃，特別要在各項重大活動結束之后，及時向有關部門和人員收集應歸檔的文件材料，其中圖片、相片、錄音、錄像等聲像材料應該請有關部門和人員做好文字說明。有關辦學方向的檔案材料，體現了一個學校的辦學水平和學校管理的總體能力，是上級對學校工作進行考核時必查的檔案材料，因而是學校檔案工作中的一個重點，其特點是不能按常規在學年結束后進行文件材料的收集，而應在學校重大活動結束后，隨時收集，以保證歸檔文件材料的完整性、針對性和實效性。
三、常規管理文件材料是學校檔案的重要組成部分
學校檔案管理是學校常規管理的組成部分，學校常規管理的主要內容有：各學科教學計劃、教學大綱；課程要求及安排、課程表：教師編寫的教案；教學階段教學質量分析、總結；儀器設備購置造冊登記；學校進行基本建設文件資料及各項建筑物質量達標驗收等過程中形成了專門的基本建設檔案；學校進行財務管理，會計核算時形成了會計檔案；安全工作是學校管理一個不可缺少的環節，每學期都制定了一系列安全管理制度、責任書等。學校常規管理過程中形成的各種文件材料，是學校檔案管理的重要組成部分，它對提高學校日常管理質量和工作效率有著重要的參考作用，但這些檔案材料一般分散在學校各職能部門，要有效地提高學校檔案的利用效率，學校所有檔案就必須實行集中統一管理，以便統一開發檔案信息資源，有小弟為學校領導和學校各項工作服務。
四、教學文件材料是學校檔案的主體
學校教學質量是學校檔案全宗至關重要的內容。當前學校在進行素質教育實踐中，大力開展以“學會做人、學會生活、學會學習、學會發展”為主線的系列活動，從《大學生守則》、《大學生日常行為規范》入手，舉辦有關知識競賽，培養學生從遵紀守法的良好的行為習慣，養成愛國家、愛人民、愛學習、有理想、守紀律的政治素質，學校在德育方面形成的文件材料為學校教學質量檔案增添了新的內容；學校在日常教學實踐中，形成的課程安排，教學計劃，學生各科成績冊，體能、技能測試的材料及學生入學、畢業名冊等文件材料，是學校正常教學管理和教學質量的重要檔案。學校的根本職能是引導學生德、智、體、美、勞全面發展。建立完善的教學質量檔案，是分析教學質量、提高教學質量不可或缺的第一手資料。學校檔案管理應根據學校教學工作的規律在學年結束后及時收集有關材料，按年段、班級進行分門別類，編制檢索工具。
不斷提高學校檔案管理水平，直接關系到學校的辦學質量，完整齊全的檔案材料并經系統整理的檔案能科學地、系統地位學校各項工作服務，學校檔案室要發揮前端調控功能，從立卷歸檔起，就注意有重點、有計劃地收集，整理學校各門類的檔案，把基礎打牢，發揮學校檔案資源建設的基地作用，把對學校和社會有保存價值的檔案集中管理，采取切實有效的措施，改進工作思路，拓展工作對象，創新工作手段，豐富學校檔案資源，使檔案信息有取之不盡，用之不竭的來源，確保檔案資源開發利用工作的質量和效率。
民族醫學院校檔案工作是一種默默無聞的幕后輔工作，因而常常被人忽視，但檔案工作又是學院領導決策、事業發展不可缺少的重要組成部分。隨著信息化社會的到來，檔案開放性要求越來越高，檔案工作內容越來越細，從對傳統檔案的保護到新型載體的應用，從檔案史料的分析研究到現代生活、工作需要的檔案咨詢，檔案工作不斷拓展，工作的空間越來越大[1]。如何使民族醫學院校檔案事業做到創新發展，是檔案工作人員義不容辭的責任。我院綜合檔案室既是檔案工作的職能部門，又是永久保存和提供利用各類檔案的科學文化事業機構，在履行檔案管理職責過程中經常要與各職能部門發生關系，協調工作的好壞直接影響學院整體檔案工作計劃的實施。因此，筆者認為協調是檔案管理工作的一項重要內容，其水平高低直接制約著檔案事業的健康發展，在此淺談幾點建議措施。
1 不斷創新學習是提高協調能力的基礎
現在已進入信息時代，學院檔案工作要適應新時期經濟社會發展的需求，服務經濟建設，服務學院發展。面對接收保管的檔案內容、數量、種類、載體等越來越多，越來越復雜，檔案工作人員必須更新觀念，樹立創新意識，適應時代變化的速度和節奏，最大限度地滿足利用者的檔案信息需求[2]。并加強創新學習，認真學習實踐科學發展觀，努力鉆研檔案業務，充實協調基礎，不斷提高檔案綜合管理技能。在創新學習中修養語言藝術，提高個人素質，在日常檔案管理工作中尤其重要。學院綜合檔案室主要面對教職工和學生，這一群體的特殊性，對檔案工作者在做好協調工作中提出了更高的要求。因此在日常工作中要特別注意語言、語氣及禮貌用語，對到檔案室要求提供服務的人員，不論職位高低，都應一視同仁，以熱情、誠懇的態度對待每一位查閱和咨詢者。并根據不同對象的喜好、個性，盡量用討論的語氣，在討論過程中做到真實、誠懇、和諧，使雙方感到滿意和信服。另外，電話聯系方式也是日常檔案管理工作中常用的方法之一，要堅持用“您好”開頭、“請”字在中、“謝謝”結尾等禮貌用語，使對方理解和支持您的工作，有利于樹立檔案人員和檔案部門的良好形象。
2 發揚團隊精神是提高協調能力的保證
堅持為學院領導服務、為教學科研服務，為全院師生員工服務是學院綜合檔案室的根本指導思想。檔案工作是一項涉及全院各職能部門的專門性業務工作，檔案管理工作者要主動深入各部門熟悉情況、收集材料、指導業務、對外交流等，不僅要和本單位的人打交道，而且還要經常與各兄弟院校甚至機關、企、事業單位的同行探討業務及進行學術交流活動。這就要求檔案人員要善于社會交往和靈活處理各方面的關系，增強協調和協作意識。比如在實際工作中，經常遇到部分職能部門領導及各處室兼職檔案員因工作變動的關系，由此出現工作步驟不協調，沒有按規定時間移交合格檔案，影響學院檔案工作計劃實施。這時專職檔案人員要深入調查，積極協助，解決職能部門的實際困難，使檔案部門和職能部門之間合作協調融洽。檔案室工作人員還必須在思想上和行動上統一起來，樹立服務、協作的意識，與時俱進，開拓創新，積極奉獻。要善于處理好個人和集體等關系，互相配合，互相支持，形成一個召之能來、來之能戰、戰之能勝的團隊，使團隊精神發揚光大，協調能力增強，推進學院檔案工作的健康發展。
3 實行目標管理是提高協調能力的關鍵
檔案目標管理為傳統的檔案管理注入了生機和活力，要實現檔案工作目標管理，最根本的就是要依靠學院各級領導的大力支持和全院專兼職檔案人員的密切配合，制定出切實可行的檔案目標管理工作方案，有了一個符合本單位、本部門發展的目標，才能更好地組織和協調大家做好檔案工作的積極性、主動性、創造性[3]。如果職能部門沒有實行檔案目標管理，就很難統一大家的意志和步伐，有些人就可能會出現檔案意識薄弱，不思進取的被動工作局面。實踐工作中認為檔案目標管理工作應把握要點，從檔案形成部門的源頭抓起，因為檔案來自各職能部門，產生于各項工作之中，只有從檔案形成部門的源頭抓起，才能使各職能部門的領導和兼職檔案人員個個明確目標內容各自要達到的標準，做到“千斤重擔層層挑，人人肩上有指標”。人人樹立實現目標的中心意識與觀念，使每位工作人員心往一處想，勁往一處使，相互協調一致，團結合作，避免在檔案管理工作各環節中出現漏洞，使學院檔案工作由被動變為主動，提高了檔案部門的管理地位，促進了學院檔案管理水平的全面提高。
4 建立健全規章制度是提高協調能力的源泉
要建立健全學院檔案綜合規章制度，制定好學院及各職能部門檔案工作崗位責任制，各崗位職責清楚、分工明確，力求把合理的分工和有效的協作統一起來，使每個部門檔案工作都圍繞著學院中心工作積極開展，始終圍繞中心，服務大局是做好協調工作的源泉。同時在日常檔案管理工作與各部門工作關系中，協調工作一定要貫徹平等合理的原則，所謂平等，就是要把自己、被協調對象以及參與協調各方擺在平等的位置上，以熱情、誠懇的態度進行協調，堅持協調通氣，商量為主，以理服人，才能把協調工作做好。同時檔案室協調工作既要堅持原則性，又要注意靈活性，例如實行部門立卷是保證歸檔材料齊全和完整，提高案卷質量的關鍵所在。而檔案部門應根據檔案法規賦予的權利，依法幫助兼職檔案員更多的了解黨和國家有關檔案工作的法律法規，掌握文件材料形成、積累的規律，以及立卷歸檔的基本方法和操作技能。更重要的是要做好涉及到交叉性文件材料歸檔的部門與部門之間的協調工作，讓全體兼職檔案員都能共同遵守檔案管理規章制度，使學院檔案工作在法制軌道上前進。
參考文獻
[1] 許桂清，王志.信息化變革的檔案管理探析[J].中國檔案，2006，389(3)：7-8.
關鍵詞 高職院校檔案工作“兩個體系”建設
中圖分類號：G271.6文獻標識碼：A文章編號：1002-7661（2011）09-0023-03
高校檔案資源的建設和利用是體現檔案存在價值的重要途徑，是檔案事業發展的動力源泉，也是檔案工作賴以存在的基本依據。加強“兩個體系”建設，提升檔案服務能力是當前建設和諧社會檔案管理工作的必然要求。
一、建立覆蓋全院師生的檔案資源體系是提升高職院校檔案工作服務能力的重要前提
檔案資源具有客觀性、真實性、有效性的特點，與其它信息資源相比，其主體優勢不言而喻，在領導決策中往往占有非常重要的不可替代的地位。因此，建立科學合理的檔案資源體系，全面開發檔案資源，有利于學校組織層面和領導層面進行科學決策和管理。
1.注重信息收集，加強檔案管理。一方面要根據學院檔案管理的要求，抓好上級單位發給本校的材料的傳閱和歸檔，定期對文件材料進行清理檢查，確保材料齊全；另一方面，強化文書管理，抓好學院活動所形成的文件材料的收集，使“帳外”材料的作用得到充分發揮。高職教育發展迅猛，一些新建或合并重組的高職院校，檔案工作普遍不規范，檔案館藏結構又不盡合理，檔案資源的現狀遠遠不能滿足廣大教職員工的需求。因此，應當對那些沒有多大利用價值的檔案材料及時清理，同時及時豐富與學校教學、科研、管理等工作密切相關的檔案信息資料，豐富與教職員工利益密切相關的檔案信息資料，將這些檔案資料優先整理編目，方便教職員工利用。
2.強化業務培訓，提高檔案管理能力。學院檔案管理工作的好壞，關鍵在于檔案工作人員的素質。因此，必須加強對檔案工作人員的業務培訓，尤其是對現代檔案管理知識的學習。這就要求檔案工作人員一方面積極參加檔案業務培訓，學習檔案專業知識理論，另一方面建立檔案工作網絡，運用現代化管理知識和先進技術設備，提高管理水平，使學院的檔案工作跟上辦公自動化步伐，為學院教學、科研和其他工作服務。
3.實施學院檔案二級管理模式。學院檔案室是檔案管理的一級單位，各處、室、系、部為檔案管理的二級單位。各系部因為工作需要，在條件允許的情況下，可考慮建立系部檔案室，院級檔案室對檔案歸檔范圍和歸檔目錄進行全面修訂和完善，在廣泛征求各處室系部意見和建議基礎上，形成學院一級檔案歸檔范圍和歸檔目錄，經學院領導班子審訂后正式實施，各處室系部要在規定期限內向學院檔案室如數上繳檔案，嚴格履行檔案逐份交接手續。各處室系部根據實際工作需要，在學院檔案室專業人員指導下，制定本處室系部檔案歸案范圍和歸檔目錄（二級檔案），建立相應的管理制度，處室系部檔案要單獨編號，將實際目錄索引上繳學院檔案室備案，二級檔案以3年為周期，周期滿后3個月整體移交院檔案室，進行專區管理。各處室系部要設專兼職檔案管理員，院檔案室負責對專兼職檔案員進行業務培訓和日常工作指導。實施檔案二級管理模式，就是為了明確院級檔案室和各處室系部的工作職責，細化管理，最大限度地保證檔案資料保全，切實發揮檔案資料對教學和管理工作的參考、借鑒作用。
4.推進檔案資料的標準化、規范化。適當擴大院校文印室規模，增加必要的設備，對工作人員進行必要的培訓，學院及各處室系部的文件經主管院領導或部門領導審核批準定稿后，向文印室提供電子稿，由文印室按照統一格式進行印刷，這樣既可以實現文件資料的標準化和規范化，又可節約紙張等能源，符合國家和省倡行的節能降耗的要求，更為重要的，可使檔案管理規范化，方便查閱。
二、建立方便全院師生的檔案利用體系是提升高職院校檔案工作服務能力的重要基礎
構建新時期覆蓋師生員工的高校檔案利用體系是高校檔案部門落實科學發展觀的集中體現，是促進檔案事業又好又快發展的必然要求。
1.一切以教職工為中心，加強教職工需求調研工作。檔案工作人員要經常深入基層，密切聯系全院師生，由于高職院校以教學育人為核心，以教師為主導，因而調研也要以教師為主，要充分了解教師群體的學術需求、實際需求和普遍需求，同時，也要區分學院不同類別的檔案用戶，需求也會有所不同，因此，調研要全面兼顧，而又不失針對性。
2.創新檔案服務機制，深化檔案資源的開發利用。學院檔案管理部門應當通過設立公共查閱室和網上公開等方式，為全院師生利用檔案創造便利條件。要加強檔案信息化建設，依托數字檔案館、電子文件中心等平臺，將不同部門的查卷檔案信息進行整合利用。要穩步推進實施檔案信息數據庫建設工程，按照“突出重點、分步實施、統一格式、整合共享”的要求，為建立全院統一的檔案資源體系打下扎實基礎。
3.把握學校工作規律，超前做好檔案信息收集整理工作。學校很多工作是有周期和規律性的，檔案部門要善于把握學校工作的周期性和規律性，提前做好相關信息的收集整理工作，就會在方便廣大教職員工利用方面取得較好成效。
三、完善檔案工作“兩個體系”建設的條件是提升高職院校檔案工作服務能力的重要保證
筆者認為，高職院校要充分發揮“兩個體系”建設在學院發展中的作用，關鍵是要強化檔案管理制度建設、建立一支素質優良的檔案工作隊伍和加快檔案工作信息化的進程。
1.加強檔案管理制度建設。切實建立起檔案管理“三納入，四同步”有效監督和保障機制。“三納入”即把檔案管理工作納入學院及各處室系部的工作計劃，納入管理制度，納入專兼職檔案人員的職責范圍；“四同步”即學院及各處室系部在布置、檢查、總結、驗收工作的同時，要布置、檢查、總結、驗收檔案管理工作。
2.加強檔案工作隊伍建設。高校檔案人員要在不斷提高自身素質上下功夫，為做好檔案利用工作夯實基礎。首先要有超前意識，掌握新時期高校檔案工作規律，把握高校檔案工作動態，抓住時機，主動出擊，為學校各類利用主體提供優質服務。其次，要強化學習，通過學術交流等方式，不斷更新知識，提高自身分析問題和概括問題的能力，特別是檔案編研能力，提高檔案資源可利用的價值。再次，要與時俱進，特別是要掌握現代信息技術在檔案開發利用中的應用技能，提高檔案開發利用的本領。
3.加快檔案工作信息化建設。隨著計算機技術、網絡技術、通訊技術等高新技術手段的廣泛使用，高校各種信息逐步實現了網絡化、數字化，電子檔案與日俱增。高校檔案部門應充分采用現代化技術手段，將現有館藏檔案進行數字化處理，加快檔案局域網的建設進程；盡快做好與校園網和互聯網的有效鏈接，使檔案館通過聯機系統，實現檔案信息資源收集和傳遞方式的網絡化；通過多媒體技術改善利用電子檔案的環境，解決目前檔案信息提供少、傳遞慢、效率低的問題，進而提高服務速度和質量。
總之，高職院校檔案管理工作是學院基礎工作的重要組成部分，一個學校的管理水平、發展軌跡、文化積淀、辦學特色，常常可以從檔案中反映出來。因此，我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時，又要做到主動提供服務，使檔案的價值得以充分體現，使之在學校的發展中發揮出更大的作用。
參考文獻
一、高校科研檔案管理工作存在的主要問題
1.檔案意識淡薄，歸檔不齊全。高校科研檔案收集的準確性與完整性的統一是保證存檔材料質量的前提，然而由于高校科研人員對檔案知識和管理法規知之甚少，普遍存在檔案意識淡薄的傾向，出于對技術成果保密原因，科研人員往往將科研活動中形成的重要記錄、原始數據與關鍵材料等過程性文件料私自留存，如有的科研課題有開題報告，缺論證意見，或者只有研究總結或成果論文，缺乏科研計劃、技術報告、實驗記錄、成果鑒定及推廣等方面的資料。還有科研人員不了解歸檔范圍，只知紙質材料需歸檔，不知其他載體如光盤、照片、錄像帶等材料也要歸檔。也有些科研人員擔心獲獎證書、專利證書、鑒定結果等原件上交了自己用起來不方便，所以自留原件，只交復印件，導致科研檔案材料復印件過多。諸如此類現象勢必影響科研檔案的完整性、系統性和利用價值。
2.制度不到位，職責不明確。目前，大多數高校雖制定出科研檔案歸檔辦法，但沒有建立健全的科研檔案管理規章制度和對課題組進行檢查的約束機制，未明確科研檔案管理過程中科研管理部門、科研檔案管理員、課題負責人的職責，管理部門的人員只能是要求課題負責人把他們的成果歸納完整，材料上交齊全，但主辦人交與不交根本無法控制，他們拿什么材料就歸什么材料，檔案管理人員對歸檔要求也只能在口頭上作一些說明、解釋而不能強求，監管力度非常小，這使得高校的科研檔案管理工作時常處于半失控狀態之中，從而造成科研管理工作與科研檔案管理工作嚴重脫節，“四同步”管理原則無法從根本上得到貫徹落實。
3.科研檔案的過程管理未受重視。高校科研管理部門是科研課題主管部門與課題組、課題組與檔案管理部門之間的橋梁與紐帶，是來源性文件和成果性文件的匯集點，在科研檔案建設中本應發揮主導作用。但是在高校科研管理工作評估中往往把科研課題級別、經費、成果鑒定或獲獎成果、成果轉化和推廣情況等作為衡量高校科研水平的重要標志和考核高校科研管理工作的重要指標，因此這些立項、經費及成果管理等受到高校科研管理部門的高度重視，成為高校科研管理工作的重點和核心，而科研檔案的過程管理往往由于其長期性、事務性、瑣碎性的特點而不受重視，從而造成科研管理過程中科研檔案建設力度不夠。
二、加強高校科研檔案管理工作的對策
1.加強宣傳，提高各級人員檔案意識。要使科研檔案工作順利開展，必須堅持廣泛、深入、持久的檔案法規宣傳，通過多種形式宣傳《檔案法》、《科學技術研究檔案管理暫行規定》和《普通高等學校檔案管理辦法》等法律、法規及檔案知識，使各級領導、科研管理部門和科研人員提高檔案法制觀念，認識科研檔案管理工作的重要意義，尤其認識到科研檔案管理工作對保證和促進高校科研工作所起到的重要作用，從根本上理解、支持、參與科研檔案的歸檔工作。尤其讓科研人員明確“負責科研文件材料的形成、積累、立卷、歸檔”是其應盡的職責和義務，從而在思想上重視科研檔案工作，自覺承擔積累科研檔案資料的義務，主動履行科研檔案歸檔的職責。
2.加強學習，提高科研檔案管理人員綜合素質。提高科研檔案管理人員整體素質是做好科研檔案管理工作的前提。科研檔案管理人員不僅要有端正的工作態度，高度的責任感，還要能不厭其煩、主動加強與課題負責人的聯系，認真檢查、指導和督促課題負責人收集、整理各類科研材料并及時歸檔。這就需要科研檔案管理人員具備較高的思想政治素質、科研管理素質和豐富的檔案管理知識。為此，檔案管理部門應注重加強科研檔案管理人員的檔案法規學習，并定期組織其參加業務知識和計算機網絡化培訓，幫助科研檔案管理人員及時掌握新形勢下科研檔案管理規范程序。
3.強化管理，建立健全的科研檔案管理制度。建立健全的科研檔案管理制度是科研檔案管理工作走向規范化的關鍵。高校科研管理部門和檔案管理部門應明確職責，密切配合，履行各自的職能，建立健全適應新形勢下的科研檔案管理制度，對科研檔案的歸檔時間、保管期限、歸檔范圍、整理要求、保密規定等要做出明確規定。在制度中真正落實“三納入”即將科研檔案工作納入科研管理制度，納入科研工作計劃，納入科研人員的工作職責范圍；同時做到“四同步”，即下達科研任務與提出科研文件材料的歸檔同步，檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成同步，驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科研檔案同步，上報登記和評審獎勵科研成果與檢查科技檔案歸檔情況同步。如要求結題的項目須持科研檔案員開具的歸檔情況證明才能召開結題鑒定會，評優的項目須持科研檔案管理員開具的歸檔情況證明才能參加評優。此外，還要制定科研檔案保密及知識產權保護的相關規定，強調須嚴格遵守保密法規，在利用時限定使用范圍，對于一些有產權的，要保護其產權不受侵犯，還要保證他們隨時都能便捷地利用到所需的科研檔案，從而使科研人員放心地將檔案材料移交到檔案部門。同時，在制度中還要制定一些制約措施，如把個人科研檔案的歸檔情況與年終工作實績考核掛鉤。
4.充實力量，設立專門科研檔案室和配備專（兼）職檔案員。隨著高校科研事業的發展，科研檔案越來越多，為了加強科研檔案建設的過程管理，充分發揮高校科研管理部門在科研檔案建設中的主導作用，可在高校科研管理部門設立專門的科研檔案室，配備專（兼）職檔案員。科研工作具有其特定的規律，科研管理與科研檔案管理工作也必須與之相適應，從研究課題立項到總結、驗收，然后申報成果和獎勵，最后進行成果推廣應用，整個過程周期較長，且每個階段在時間上并非連貫的過程，所以為適應科研管理部門對科研檔案邊管理邊使用的特點，每一階段完成后形成的檔案文件應由科研部門的檔案室保存，待課題全部工作結束后再移交至學校檔案管理部門，既可保證檔案材料的及時歸檔，不至于因過早移交到檔案管理部門而影響科研管理部門的后續管理工作。科研管理部門設立專門的檔案室和配備專（兼）職檔案員是實現科研管理部門與檔案管理部門業務銜接的有效途徑。
【關鍵詞】二級學院 教學檔案 管理
1 教學檔案管理的類型和內容
1.1綜合管理類檔案
包括上級部門下達的教學指導材料；學校教學管理；學院教學會議記錄；教學管理制度；教師教研活動；教學工作計劃；專業建設規劃；師資隊伍建設情況；教學管理隊伍情況等。
1.2專業實驗室建設類檔案
包括實驗室建設的材料及實驗室的論證、評估、申報及審批材料、儀器設備的購置計劃、報告、安裝調試、保修單、移交文件、檢修使用故障記錄、使用情況統計等。
1.3教學與實踐類檔案
包括教學計劃、教學大綱；教學日歷；教案、多媒體課件；教學任務書；課表、學生測評；試卷管理；調課記錄；期末考試安排；學生成績；畢業論文；畢業實習考核表等。
1.4學生管理類檔案
包括專業學生名冊；學籍更改；各門課程成績冊；學生個人檔案，學位清冊；就業指導；畢業生去向；畢業生調查等。
2 教學檔案的作用
2.1查考與憑證作用
教學檔案是高校教學活動和教學管理工作狀態的記載。它是全體師生員工在教學活動中直接形成的。因此，在查考材料和處理問題時，它可以為人們提供無可質疑的證明材料。高校在開展教學研究活動、編寫校史、查閱學生情況等都起著重要的歷史憑證作用。
2.2為提高教學質量提供依據
一所學校和學院的教學質量如何，這些都與教學檔案息息相關。有完整的教學檔案也就有了比較多的經驗和成果，并加以完善和提高，為教學活動提供借鑒和分析，才有可能提高教學質量。
2.3為加強教學管理提供參考
教學管理水平在很大程度上得依靠教學檔案。通過對教學檔案中有關內容的分析、總結、從宏觀上明確學校的發展方向，制定教學計劃，更好地安排師資，并可根據實際需要制定短期規劃和長遠規劃。
2.4教學檔案是教學經驗交流的有利工具
學校要發展，有時需要接受兄弟院校的建設經驗，要了解學校的規劃、專業設置、教學計劃、教學大綱等等。將這部分檔案進行科學地集中統一管理后，勢必方便兄弟院校間的經驗交流，促進教育事業的發展。
3 二級學院教學檔案管理存在的問題
3.1教學檔案材料收集不全面
二級學院教學檔案工作規范程度低，層級歸檔機制不明，師生員工的檔案意識不強，不少教學檔案散存于部門或個人手中，沒有定時收集整理；檔案材料不歸、漏歸現象嚴重。
3.2數據不統一，材料不規范
統計數據繁多，相互間不一致現象嚴重。諸如學生學籍異動、畢業論文答辯、科研獲獎統計、歷年考研學生人數統計等各類數據出處甚多，相互不一；有的教學檔案未按檔案歸檔要求進行規范。
3.3教學檔案服務方式落后
當今的時代是一個利用計算機網絡技術的全新時代，但很多學院的教學檔案信息仍停留在運用傳統的紙質檔案管理方式，信息化管理手段明顯滯后。
4 二級學院教學檔案管理策略
4.1樹立正確的教學檔案管理思想
教學檔案的管理應由主管教學的院長具體領導負責。加強教學檔案工作應從幾個方面著手:一是要建立教學檔案室，按照集中統一管理的原則，把分散在教學部門和個人手里應歸檔保存的教學文件材料集中起來，進行統一管理；二是要配備專職教學檔案管理人員；三是要把教學檔案工作真正納入學院教學工作計劃，把教學檔案工作作為教學管理工作中的一項重要內容來抓。
4.2建立健全完善合理的教學檔案管理制度
制定嚴格的制度，使檔案管理能夠做到按章辦事。將教學材料的歸檔工作同年終考核及職務晉升、職稱評聘等掛鉤，從而增強檔案工作的責任感和歸檔的積極性。教學檔案要確定保管價值與保管年限，同時要從長遠利益出發，不斷依據變化了的實際情況對庫存資料、分類原則、目錄編碼等進行調整，使教學檔案在數量與質量兩方面保持動態平衡，以便于開發利用。
4.3提高教學管理人員素質與水平
教學檔案管理人員的素質直接關系到檔案工作質量的好壞，檔案人員不僅要精通檔案管理業務，還要了解所涉及的專業知識；不僅要熟悉手工管理方式，還要掌握檔案現代化管理的基本技能；不僅要會立卷歸檔保管，還要有科學管理、主動服務、有效提供信息資源的意識。為此，就要加強對高校檔案管理人員的業務培訓工作，提高其業務素質，以掌握新的檔案管理技能和方法。
4.4教學檔案信息化管理，提高工作效率
充分利用計算機進行檔案的編目管理，實現自動檢索，提高查詢效率。建立了一批電子教學檔案數據庫。另外要充分利用校園網絡資源優勢，實現檔案材料的遠程檢索與鑒定利用，真正實現資源共享，從而提高教學檔案的利用價值。
二級學院教學檔案管理是高校管理的重要組成部分，它是改進教學工作、促進教學交流、提高教學質量的信息資源。
參考文獻
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第一條為規范高等學校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法，制定本辦法。
第二條本辦法所稱的高等學校檔案（以下簡稱高校檔案），是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。
第三條高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，學校應當加強管理，將之納入學校整體發展規劃。
第四條國務院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區域內高校檔案工作。
國家檔案行政部門和省、自治區、直轄市人民政府檔案行政部門在職責范圍內負責對高校檔案工作的業務指導、監督和檢查。
第五條高校檔案工作由高等學校校長領導，其主要職責是：
（一）貫徹執行國家關于檔案管理的法律法規和方針政策，批準學校檔案工作規章制度；
（二）將檔案工作納入學校整體發展規劃，促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發展；
（三）建立健全與辦學規模相適應的高校檔案機構，落實人員編制、檔案庫房、發展檔案事業所需設備以及經費；
（四）研究決定高校檔案工作中的重要獎懲和其他重大問題。
分管檔案工作的校領導協助校長負責檔案工作。
第二章機構設置與人員配備
第六條高校檔案機構包括檔案館和綜合檔案室。
具備下列條件之一的高等學校應當設立檔案館：
（一）建校歷史在50年以上；
（二）全日制在校生規模在1萬人以上；
（三）已集中保管的檔案、資料在3萬卷（長度300延長米）以上。
未設立檔案館的高等學校應當設立綜合檔案室。
第七條高校檔案機構是保存和提供利用學校檔案的專門機構，應當具備符合要求的檔案庫房和管理設施。
需要特殊條件保管或者利用頻繁且具有一定獨立性的檔案，可以根據實際需要設立分室單獨保管。分室是高校檔案機構的分支機構。
第八條高校檔案機構的管理職責是：
（一）貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，綜合規劃學校檔案工作；
（二）擬訂學校檔案工作規章制度，并負責貫徹落實；
（三）負責接收（征集）、整理、鑒定、統計、保管學校的各類檔案及有關資料；
（四）編制檢索工具，編研、出版檔案史料，開發檔案信息資源；
（五）組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作；
（六）開展檔案的開放和利用工作；
（七）開展學校檔案工作人員的業務培訓；
（八）利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發揮檔案的文化教育功能；
（九）開展國內外檔案學術研究和交流活動。
有條件的高校檔案機構，可以申請創設愛國主義教育基地。
第九條高校檔案館設館長一名，根據需要可以設副館長一至二名。綜合檔案室設主任一名，根據需要可以設副主任一至二名。
館長、副館長和綜合檔案室主任（館長和綜合檔案室主任，以下簡稱為高校檔案機構負責人），應當具備以下條件：
（一）熱心檔案事業，具有高級以上專業技術職務任職經歷；
（二）有組織管理能力，具有開拓創新意識和精神；
（三）年富力強，身體健康。
第十條高等學校應當為高校檔案機構配備專職檔案工作人員。
高校專職檔案工作人員列入學校事業編制。其編制人數由學校根據本校檔案機構的檔案數量和工作任務確定。
第十一條高校檔案工作人員應當遵紀守法，愛崗敬業，忠于職守，具備檔案業務知識和相應的科學文化知識以及現代化管理技能。
第十二條高校檔案機構中的專職檔案工作人員，實行專業技術職務聘任制或者職員職級制，享受學校教學、科研和管理人員同等待遇。
第十三條高等學校對長期接觸有毒有害物質的檔案工作人員，應當按照法律法規的有關規定采取有效的防護措施防止職業中毒事故的發生，保障其依法享有工傷社會保險待遇以及其他有關待遇，并可以按照有關規定予以補助。
第三章檔案管理
第十四條高等學校應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作，明確崗位職責，強化責任意識，提高學校檔案管理水平。
第十五條高等學校應當對紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。文件材料的歸檔范圍是：
（一）黨群類：主要包括高等學校黨委、工會、團委、派等組織的各種會議文件、會議記錄及紀要；各黨群部門的工作計劃、總結；上級機關與學校關于黨群管理的文件材料。
（二）行政類：主要包括高等學校行政工作的各種會議文件、會議紀錄及紀要；上級機關與學校關于人事管理、行政管理的材料。
（三）學生類：主要包括高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等。
（四）教學類：主要包括反映教學管理、教學實踐和教學研究等活動的文件材料。按原國家教委、國家檔案局的《高等學校教學文件材料歸檔范圍》（（87）教辦字016號）的相關規定執行。
（五）科研類：按原國家科委、國家檔案局的《科學技術研究檔案管理暫行規定》（國檔發〔1987〕6號）執行。
（六）基本建設類：按國家檔案局、原國家計委的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》（國檔發〔1988〕4號）執行。
（七）儀器設備類：主要包括各種國產和國外引進的精密、貴重、稀缺儀器設備（價值在10萬元以上）的全套隨機技術文件以及在接收、使用、維修和改進工作中產生的文件材料。
（八）產品生產類：主要包括高等學校在產學研過程中形成的文件材料、樣品或者樣品照片、錄像等。
（九）出版物類：主要包括高等學校自行編輯出版的學報、其他學術刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發行記錄等。
（十）外事類：主要包括學校派遣有關人員出席國際會議、出國考察、講學、合作研究、學習進修的材料；學校聘請的境外專家、教師在教學、科研等活動中形成的材料；學校開展校際交流、中外合作辦學、境外辦學及管理外國或者港澳臺地區專家、教師、國際學生、港澳臺學生等的材料；學校授予境外人士名譽職務、學位、稱號等的材料。
（十一）財會類：按財政部、國家檔案局的《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）執行。
高等學校可以根據學校實際情況確定歸檔范圍。歸檔的檔案材料包括紙質、電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式。
第十六條高等學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。
學校各部門負責檔案工作的人員應當按照歸檔要求，組織本部門的教學、科研和管理等人員及時整理檔案和立卷。立卷人應當按照紙質文件材料和電子文件材料的自然形成規律，對文件材料系統整理組卷，編制頁號或者件號，制作卷內目錄，交本部門負責檔案工作的人員檢查合格后向高校檔案機構移交。
第十七條歸檔的檔案材料應當質地優良，書繪工整，聲像清晰，符合有關規范和標準的要求。電子文件的歸檔要求按照國家檔案局的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）執行。
第十八條高校檔案材料歸檔時間為：
（一）學校各部門應當在次學年6月底前歸檔；
（二）各院系等應當在次學年寒假前歸檔；
（三）科研類檔案應當在項目完成后兩個月內歸檔，基建類檔案應當在項目完成后三個月內歸檔。
第十九條高校檔案機構應當對檔案進行整理、分類、鑒定和編號。
第二十條高校檔案機構應當按照國家檔案局《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》，確定檔案材料的保管期限。對保管期限已滿、已失去保存價值的檔案，經有關部門鑒定并登記造冊報校長批準后，予以銷毀。未經鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。
第二十一條高校檔案機構應當采用先進的檔案保護技術，防止檔案的破損、褪色、霉變和散失。對已經破損或者字跡褪色的檔案，應當及時修復或者復制。對重要檔案和破損、褪色修復的檔案應當及時數字化，加工成電子檔案保管。
第二十二條高校檔案由高校檔案機構保管。在國家需要時，高等學校應當提供所需的檔案原件或者復制件。
第二十三條高等學校與其他單位分工協作完成的項目，高校檔案機構應當至少保存一整套檔案。協作單位除保存與自己承擔任務有關的檔案正本以外，應當將復制件送交高校檔案機構保存。
第二十四條高等學校中的個人對其從事教學、科研、管理等職務活動所形成的各種載體形式的檔案材料，應當按照規定及時歸檔，任何個人不得據為己有。
對于個人在其非職務活動中形成的重要檔案材料，高校檔案機構可以通過征集、代管等形式進行管理。
高校檔案機構對于與學校有關的各種檔案史料的征集，應當制定專門的制度和辦法。
第二十五條高校檔案機構應當對所存檔案和資料的保管情況定期檢查，消除安全隱患，遇有特殊情況，應當立即向校長報告，及時處理。
檔案庫房的技術管理工作，應當建立、健全有關規章制度，由專人負責。
第二十六條高校檔案機構應當認真執行檔案統計年報制度，并按照國家有關規定報送檔案工作基本情況統計報表。
第四章檔案的利用與公布
第二十七條高校檔案機構應當按照國家有關規定公布檔案。未經高等學校授權，其他任何組織或者個人無權公布學校檔案。
屬下列情況之一者，不對外公布：
（一）涉及國家秘密的；
（二）涉及專利或者技術秘密的；
（三）涉及個人隱私的；
（四）檔案形成單位規定限制利用的。
第二十八條凡持有合法證明的單位或者持有合法身份證明的個人，在表明利用檔案的目的和范圍并履行相關登記手續后，均可以利用已公布的檔案。
境外組織或者個人利用檔案的，按照國家有關規定辦理。
第二十九條查閱、摘錄、復制未開放的檔案，應當經檔案機構負責人批準。涉及未公開的技術問題，應當經檔案形成單位或者本人同意，必要時報請校長審查批準。需要利用的檔案涉及重大問題或者國家秘密，應當經學校保密工作部門批準。
第三十條高校檔案機構提供利用的重要、珍貴檔案，一般不提供原件。如有特殊需要，應當經檔案機構負責人批準。
加蓋高校檔案機構公章的檔案復制件，與原件具有同等效力。
第三十一條高校檔案開放應當設立專門的閱覽室，并編制必要的檢索工具（著錄標準按《檔案著錄規則》（DA/T18-1999）執行），提供開放檔案目錄、全宗指南、檔案館指南、計算機查詢系統等，為社會利用檔案創造便利條件。
第三十二條高校檔案機構是學校出具檔案證明的唯一機構。
高校檔案機構應當為社會利用檔案創造便利條件，用于公益目的的，不得收取費用；用于個人或者商業目的的，可以按照有關規定合理收取費用。
社會組織和個人利用其所移交、捐贈的檔案，高校檔案機構應當無償和優先提供。
第三十三條寄存在高校檔案機構的檔案，歸寄存者所有。高校檔案機構如果需要向社會提供利用，應當征得寄存者同意。
第三十四條高校檔案機構應當積極開展檔案的編研工作。出版檔案史料和公布檔案，應當經檔案形成單位同意，并報請校長批準。
第三十五條高校檔案機構應當采取多種形式（如舉辦檔案展覽、陳列、建設檔案網站等），積極開展檔案宣傳工作。有條件的高校，應當在相關專業的高年級開設有關檔案管理的選修課。
第五章條件保障
第三十六條高等學校應當將高校檔案工作所需經費列入學校預算，保證檔案工作的需求。
第三十七條高等學校應當為檔案機構提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫房，對不適應檔案事業發展需要或者不符合檔案保管要求的館庫，按照《檔案館建設標準》（建標103-2008）的要求及時進行改擴建或者新建。
存放檔案應當設有專門庫房。
存放聲像、電子等特殊載體檔案，應當配置恒溫、恒濕、防火、防漬、防有害生物等必要設施。
第三十八條高等學校應當設立專項經費，為檔案機構配置檔案管理現代化、檔案信息化所需的設備設施，加快數字檔案館（室）建設，保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行。
第六章獎勵與處罰
第三十九條高等學校對在檔案工作中做出下列貢獻的單位或者個人，給予表彰與獎勵：
（一）在檔案的收集、整理、提供利用工作中做出顯著成績的；
（二）在檔案的保護和現代化管理工作中做出顯著成績的；
（三）在檔案學研究及檔案史料研究工作中做出重要貢獻的；
（四）將重要的或者珍貴的檔案捐贈給高校檔案機構的；
（五）同違反檔案法律法規的行為作斗爭，表現突出的。
第四十條有下列行為之一的，高等學校應當對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分；構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任。
（一），造成檔案損壞、丟失或者擅自銷毀檔案的；
（二）違反保密規定，擅自提供、抄錄、公布檔案的；
（三）涂改、偽造檔案的；
（四）擅自出賣、贈送、交換檔案的；
（五）不按規定歸檔，拒絕歸檔或者將檔案據為己有的；
（六）其他違反檔案法律法規的行為。
第七章附則
第四十一條本辦法適用于各類普通高等學校、成人高等學校。
第四十二條高等學校可以根據本辦法制訂實施細則。
人事專員年度工作計劃(一)
1、完成各部門所需人員的增補，滿足人力資源需求，并通過各種渠道招聘人員，計劃人員招聘數量達500人左右。針對現階段人員流失較為頻繁的現象作出相應的對策及措施，查找出原因并進行改善，盡量穩定員工。
2、部門人員的實際需要，有針對性、合理地招聘一批員工，以配備各崗.
3、做好人員流動率的控制與辭工人員糾紛與處理。既保障員工合法權益又維護公司的形象和根本利益。
4、規范各部門的人員檔案并建立存好檔案，嚴格審查全體員工檔案，對資料不齊全的一律補齊。
5、作為行政人事部的一員，應以身作則，這樣才能保證在人員偏緊的情況下，大家都能夠主動承擔工作，使公司各項工作正常進行。
6、配合采購和財務部門，嚴格把好促銷員的進、出關。
7、開始對員工宿舍5S進行定期檢查并評分，以提高宿舍管理及衛生清潔。
最后，感謝各位領導能夠提供給我這份工作，使我有機會和大家共同提高、共同進步;感謝每位同事在這一年來對我工作的熱情幫助和悉心關照。雖然我還有很多經驗上的不足和能力上的欠缺，但我相信，勤能補拙，只要我們彼此多份理解、多份溝通!也希望今后通過自身的努力和公司給予的平臺能創造和發揮出更好的水平，希望公司在10年豐收更大的喜悅，吸納更多的人才!相信公司明天會更好!
人事專員年度工作計劃(二)
一、人員調配管理
本年度重點做好新興工業園投運期間的人員調配工作。
1、根據公司新的體制設置及人員定編，抽調部分優秀管理人員及生產骨干到工業園工作，使技改項目投運后，能夠正常的安全經濟運行。
2、根據公司各部門、單位人員崗位定編、缺編情況，隨時作好調配工作。及時、準確下達人事調令和人事指令，力爭使人力資源達到最佳合理配置。
二、勞動合同管理
做好勞動合同的簽訂、解除及勞動合同檔案管理等工作。本年度重點做好xx年6月30日194人勞動合同到期員工的續訂工作。針對本次續簽工作，在今年勞動合同管理工作的基礎上，需進一步運作新的管理辦法，對生產工人及其他工作人員擬采用中期(2年)、短期(1年)合同，對部分人員采取不再續簽合同的管理辦法。
三、人事考核評價
為進一步加強對員工在一定時期內工作能力等方面的評價，正確把握每位員工的工作狀況，建立公司正常、合理的人事考核評價制度，從而為員工的獎懲、晉升、調整等提供客觀依據。根據公司目前生產經營狀況，制定人事評價制度，進行人事考核評價。對不合格人員實行在崗試用、待崗培訓或轉崗，以保證員工隊伍的高效率、高素質。
四、獎懲管理
結合公司實際，對在生產、科研、勞動、經營管理等方面，成績突出、貢獻較大的，分別給予獎勵。對有違反勞動紀律，經常遲到、早退，曠工;完不成生產任務或工作任務的;不服從工作分配和調動、指揮，或者無理取鬧，聚眾鬧-事，打架斗毆影響生產秩序、工作秩序和社會秩序等情況的員工，分別給予行政處分或經濟處罰。
五、人才儲備工作
根據公司現狀，結合先進企業的管理經驗，做好招聘工作計劃，參加全國性或區域性的大型人才交流洽談會，直接引進高層次、高學歷人才獲得技術過硬、品德優秀的人才隊伍。擬在xx年招聘應屆大學本科生10名左右，專業主要有：熱能與動力專業5-7人，電氣專業2-3人，化學專業2-3人。
六、員工職稱評定、職業資格證年審工作：
隨著對人才資源的進一步重視，職稱評定等項工作已得到社會的普遍承認與重視。
1、做好xx年度公司員工申報職稱工作的辦理，重點做好申報初級及中級職稱人員的手續辦理。
2、做好公司員工職業資格證書的年審與辦理工作。按照勞動部門要求，做好職業資格證書年審工作，同時根據實際適時做好職業資格證的申報及辦理。
七、其他人事管理工作：
1、做好員工季度勞保及勞動用品發放及管理工作，及時做好員工勞保用品的補充及相關制度修訂工作。
2、做好員工人事檔案材料的收集、整理建檔工作，保證檔案的完整性、齊全性、保密性;
3、嚴格按照公司規章制度，認真辦理員工的辭職、辭退、除名、開除退廠手續。嚴格退職手續的辦理，做好退職員工錢、財、物的交接監督，不留后遺癥，并做好人事部門工作總結。
人事專員年度工作計劃(三)
一、加強制度建設，為人事人才工作提供制度保障
1.建立目標管理制度體系，編制院(部)、部門年度目標任務書，修訂完善院(部)年度綜合考核辦法。
2.根據學校事業發展需要，調研起草第四輪處科級機構設置及處科級干部崗位職數調整方案。
3.調研起草各類崗位分類考核、教輔崗位分類設置、第二輪專業技術崗位分級聘用等實施辦法。
4.根據國家和省事業單位收入分配制度改革相關政策，調研起草學校基礎性和獎勵性績效工資實施方案。
5.在現有編制和崗位職數內，積極探索適合我校職稱評聘改革的相關制度。
二、加強教師隊伍建設，努力提升教師實踐創新能力
6.加大人才引進力度。認真落實2014年人才引進計劃，剛柔相濟，大力引進高水平人才;積極主動做好進人考核、簽訂聘用協議以及報到接待、安置等服務工作;做好2015年人才引進計劃及人才引進政策的編制工作。
7.科學編制并落實教職工教育培養計劃，通過學歷深造、專業培訓、國內(外)訪學與交流等形式，切實提升專業技術及管理人員的專業能力。
8.認真實施青年教師隊伍建設若干意見，做好新進教師導師制的考核管理、新教師崗前培訓、高校教師資格認定等工作，全面提升青年教師綜合素質。
9.繼續做好中青年教師掛職鍛煉、專業技能培訓、職業資格證書資助等工作，豐富應用型教師實踐創新能力發展內涵，提升教師實踐創新能力。
10.做好“雙能型”教師的培養工作，通過實踐教學、應用型橫向合作項目、掛職等多渠道多形式提升教師的教育教學能力和實踐創新能力，組織開展第三批“雙能型”教師資格認定工作。
11.組織開展專業技術職務評聘工作。做好正、副教授等評議推薦及講師評審工作，為教職工提供及時準確的政策信息及專業咨詢;組織開展試用期滿人員定崗定級，以及校聘副高、中職的評聘工作。
12.做好高等教育振興計劃人才項目組織申報工作，組織開展第二批校級優秀青年人才基金項目的評選工作。
13.認真落實本科教學評建整改任務，對照評建整改內容，制定相應的整改措施，做好外聘兼職教師隊伍建設工作，進一步改善教師隊伍結構。
三、強化崗位管理，穩步推進人事分配制度改革
14.推行目標管理。為適應校院兩級管理和工作重心下移的需要，認真做好院(部)、部門年度目標管理的考核工作。
15.做好第四輪處科級機構設置及處科級干部崗位職數調整方案的實施工作，組織開展第二輪專業技術崗位分級聘用、各類崗位分類考核、教輔崗位分類設置等工作。
16. 按國家和省相關政策，全面啟動我校績效工資制度，認真落實我校基礎性和獎勵性績效工資實施方案。
17. 認真做好教職工(包括合同制聘用人員)年度考核工作，組織開展人事和合同制聘用人員的聘期考核及續聘等工作，做好各類人員調配、輪崗、辭職等手續辦理工作。
18. 做好在職及離退休人員工資、津(補)貼及相關福利的審核發放，規范校本部合同制人員的聘用、工資福利及檔案管理，認真辦理擬退休人員的退休手續、做好退休工資的審核報批等工作。
四、其他工作
19. 推進人力資源信息化建設。適時啟動我校人力資源信息管理系統二期工程，做好人事處網站建設工作;做好全校人事人才、師資隊伍、工資福利等信息的統計與上報，數據庫采集，法人年檢等工作。
20. 加強干部人事檔案管理。按照國家一級干部人事檔案室建設目標和標準，加強干部人事檔案室的軟硬件建設;做好各類人員檔案的日常管理和服務等工作。
一、新建本科院校教學評估檔案管理存在的主要問題
雖然教學檔案對于新建本科院校有著重要的作用，但是卻仍然存在以下問題：
（一）新建本科院校辦本科時間不長，教學檔案總體建設缺乏規范
新建本科院校的教學檔案建設工作隨著升本籌備工作的開展和深入，逐步走向規范，但是離《普通高校檔案管理工作辦法》的要求差距還很大。新建本科院校大多由兩個或者兩個以上規模相當，類型相近學校組建升格而成，由于原各校建立的時間或早或晚，各校辦學指導思想、辦學宗旨、辦學層次以及千差萬別 ，新組建本科院校后存在原各校檔案體制管理不統一問題，有的新建本科院校實行統一管理，有的新建本科院構實行分散管理。另外，由于辦學經費匱乏等原因，某些高校領導對教學檔案的管理與建設缺乏足夠的認識，在重視教學工作以及其它管理工作的同時，忽視了檔案工作的存在， 在“迎評”過程使得教學檔案建設與管理存在管理不規范等一系列問題也暴露無遺，主要表現在教學檔案的總體建設進展緩慢 ，存在著檔案材料不完備 、檔案數據不全面、重新排序以及管理體制重新理順等問題。這些問題嚴重阻礙了新建本科院校教學管理規范化和現代化的步伐。
（二）教學檔案管理手段滯后，制度不健全，缺乏規范化的管理
新建本科院校由于大多數辦學時間不長，硬件設施跟不上。組建合并前的原各學校，有的學校已配備專用的計算機，實行教學檔案機檢，有的學校特別是原來中等職業學校教學檔案管理手段落后，還停留在紙質檔案、檔案柜保管的狀態，有的甚至缺乏存放教學檔案的場所，且大多數檔案還依靠“半手工式”手段進行操作處理，工作效率低，嚴重影響了評估檔案的有效利用。教學檔案的管理是一項復雜的工作，它需要嚴格的制度規范和科學的管理。近幾年由于不斷擴招，學校各院系教學評估檔案缺乏規范化的管理，檔案規章制度不健全，管理方法欠缺不到位 ，學校、各二級學院、教研室三級建檔和存檔部門沒有嚴格落實崗位責任制 ，沒有切實明確權責，建檔歸檔機制也不夠完善，從而導致了本科教學工作合格評估檔案存在材料重復歸檔和建檔，教學檔案材料整理不規范，甚至出現不歸檔或者漏檔的現象。
（三）教學檔案管理人員業務水平整體素質較低
1999年至2007年，教育部先后批準建立了208所普通本科院校，占全國740所本科院校的28%。這些新建本科院校院校雖然學校級別提升了，但是檔案工作并沒有隨之提升，人員的配置僅能應付基礎檔案收集、整理、歸檔和利用，處于低層次的開發利用狀態。另外，在新建本科院校的發展過程中 ，對學校辦學定位、辦學模式、人才培養等宏觀問題的認識和做法會發生變化 ，教學管理機構也多次進行整合變動 ，教學管理隊伍流動性大，導致造成教學檔案資料的不連續性和不完整性。有少數新建本科院校教學檔案管理還沒有配備專職的檔案管理人員，基本采取兼職管理辦法，教學檔案基本上由教務處人員和各院（部）教學秘書、教務員兼任，它們受過檔案專業知識 、專業技能培訓的機會較少，業務水平整體素質較低。由于教學管理人員檔案意識淡薄，往往造成學校評估結束后，出現教學評估檔案支撐材料交接不清，被當事人拿走（當作私人財產），而未能將重要的或起關鍵作用的支撐材料復印件存檔 ，造成教學工作合格評估檔案不完整而導致以后的評估復查的困難和利用不便。
二、實現高校教學評估檔案科學管理的措施
（一）以評估為契機，完善教學檔案建設，構建評估檔案管理的制度和體系
首先，高校教學工作合格評估工作既是對新建本科院校教學質量水平的檢查 ，也是對高校檔案管理水平的一次重要檢驗。要高度重視各部門教學檔案管理工作，學校成立評建工作領導小組，將教學評估檔案建設列入學校的工作計劃，投入專項經費，配備相應檔案用房，不斷改善學校檔案室館舍和二級學院（部）檔案用房條件 ，適當添置專用電腦、復印機、掃描儀、光盤刻錄機等現代技術設備 ，符合本科教學工作合格評估對學校檔案館舍和二級學院（部）檔案用房硬件方面的要求。
其次，《高等學校檔案工作規范》與《高等學校檔案實體分類法》是新建本科院校檔案業務建設的重要基礎和依據。沒有規矩難以成方圓，任何一項工作如果沒有相應的制度管理， 勢必難以有效地開展。為了切實發揮評估檔案管理的作用，促進高校教學評估檔案管理的規范化，必須根據國家有關檔案法規和本科教學工作合格評估指標體系，切實建立健全高校教學評估檔案管理的工作規章制度，完善教學評估檔案管理的體系，如教學檔案工作規范 、部門歸檔立卷制度、教學檔案實體分類辦法、電子檔案的歸檔管理辦法等 ，使評估檔案材料管理的各個環節有章可循，使高校檔案管理的建設納入規范化、科學化、制度化的管理軌道。
（二）規范教學評估檔案的整理，確保教學評估系統性與完整性
本科教學工作合格評估對于檔案工作是一次全面的考驗和檢閱。“迎評”學校要順利通過本科教學工作 合格評估 ，首先要認真學習《普通高等學校本科教學工作水平評估方案 （ 試行） 》，領會普通高等學校本科教學工作合格評估指標體系內涵，，圍繞“指標體系”做好支撐材料的整理歸檔工作。
一是要做好常規教學檔案與評估檔案的無縫銜接。檔案在教學評估中的作用非常重要，但同時對教學檔案管理工作也帶來不利影響。因為常規的教學檔案管理是按《高校檔案管理規范》進行收集、分類、整理、歸檔的，而在本科教學工作合格評估中形成的評估檔案是按評估指標體系歸檔 ，由于要求不同、分類不同形成差異 。所以，我們抓住迎評階段的有利契機 ，抓好兩者之間的無縫銜接，在整理常規教學檔案的時候要有意識地關注評估指標體系中所需要的材料 ，需要復印的就復印。在迎接評估過程中整理的評估檔案同樣也須關注常規教學檔案的需要，對那些原先在教學檔案中沒有的材料 ，特別是有保存價值的材料應補充到常規教學檔案中去，使得常規教學檔案內容更加全面、豐富。
二是教學評估檔案應評估指標體系進行模塊管理。教學評估檔案管理應進行分級模塊管理――校級評估檔案室和二級學院（部）評估檔案室管理 。在本科教學工作合格評估過程中很多指標體所需檔案不在校級歸檔的范圍內，所以我們應按照評估的實際需要，加強和完善二級歸檔的內容，建立二級學院（部）為主的二級檔案保管單位。評估檔案建設與日常教學檔案建設要求也存在差異，評估檔案建設具體回 應《普通高等學校本科教學工作水平評估方案 （ 試行） 》中提出的每一個問題 ，客觀地反映近3年來新建本科院校本科辦學的工作狀態教學檔案，是以日常教務職能活動的寫真記錄為主要內容，比如試卷、畢業論文（設計）等。我們對于評估檔案類別號應按評估指標 “一級指標 、二級指標 、觀測點”的順序進行編號分類與編號設置，按照原始性、真實性、針對性、時效性的原則對佐證材料進行收集、篩選、凝煉、整合加工、審定、立卷等環節進行模塊管理 ，模塊管理必須符合唯一性 、穩定性的要求 ，即同一立檔單位的檔案不得重號 ，并方便插卷但不能隨意變動。
（三）加強教學檔案管理人員計算機應用能力培訓
檔案工作水平的高低，取決由于檔案工作人員素質的高低，由于檔案工作專業性較強，教學管理信息復雜多樣，檔案管理人員需要較強的業務能力和管理技術。所以新建本科院校應該結合自身特點對教學管理人員，特別是教學秘書、教務員進行不定期計算機應用技術方面的培訓 ，提高他們的檔案業務素質 、管理技術和現代化服務水平 ，使其更好地為廣大師生員工提供檔案信息服務。
