時(shí)間：2023-03-06 16:04:12
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[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院基建檔案管理；作用；措施
隨著醫(yī)院改革的進(jìn)行和深入，醫(yī)療業(yè)務(wù)不斷的擴(kuò)大，基建檔案也越來越體現(xiàn)出它的重要性。當(dāng)務(wù)之急是必須高度重視醫(yī)院基建檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率。采取一切有效措施，杜絕不利于基建檔案管理的因素，為子孫后代積累寶貴的歷史財(cái)富，是我們每個(gè)基建檔案工作者義不容辭的責(zé)任。
1 基建檔案在醫(yī)院管理中的作用
1.1對推動(dòng)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義
醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院建設(shè)活動(dòng)中形成的第一手材料，檔案管理的最基本目的是記載基建在建設(shè)、改建、維修、使用過程和結(jié)果的技術(shù)狀態(tài)記錄。基建檔案管理的關(guān)鍵是及時(shí)收集基建項(xiàng)目開工前到竣工交付使用后的各種報(bào)批文件、合同協(xié)議、洽商變更等各種類的資料，由于醫(yī)院基建項(xiàng)目具有投資大、周期長、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜的特點(diǎn)，因而形成的檔案有多種載體、檔案數(shù)量多、保存價(jià)值高。這些檔案既是醫(yī)院工程建設(shè)的真實(shí)記錄，也是整個(gè)醫(yī)院檔案的重要組成部分，它既為醫(yī)院的建設(shè)、維修、管理、改擴(kuò)建服務(wù)，又為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展服務(wù)。所以，做好工程項(xiàng)目的檔案管理工作對推動(dòng)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。
1.2為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)
基建檔案涉及工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、建設(shè)單位以及建設(shè)單位的主管機(jī)關(guān)和其他有關(guān)部門，任何基本建設(shè)缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據(jù)。它不僅反映了該建筑物的變化和發(fā)展，為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)，也對醫(yī)院發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)揮著重要作用，為地上地下交叉工程涉及提供周圍相互關(guān)系相互要求的條件；為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛以及科學(xué)研究等提供素材，它不僅服務(wù)于今天，也有利于未來，所以越來越受到各級建設(shè)單位和醫(yī)院管理者的重視。
1.3基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫(yī)院的財(cái)富
隨著醫(yī)院總體規(guī)劃的逐步進(jìn)行，近年來我院的基本建設(shè)可以說是接連不斷，而且又都是在交叉進(jìn)行，這就需要辦理和查閱許多相關(guān)資料。檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫(yī)院和社會的財(cái)富。收集、管理和保護(hù)好這種資源是每個(gè)職工的義務(wù)和責(zé)無旁貸的職責(zé)。例如我院基建處的老處長張乃云，他在兒童醫(yī)院辛辛苦苦工作了幾十年，上對醫(yī)院的每項(xiàng)建筑、下對全院地下的每一根管子都了如指掌，可以說閉著眼睛都能說出它們的位置。為了便于工作，張乃云在醫(yī)院總平面圖上仔細(xì)、認(rèn)真地在每個(gè)建筑物旁都標(biāo)注了建筑年代和面積，這張圖紙是非常寶貴的資料，它包含了醫(yī)院自1955年建院至今所有建筑的年代和面積，它減少了我們許多需要到檔案室大量查閱資料的麻煩，節(jié)省了寶貴的時(shí)間，大大提高了工作效率。我們將原圖保存起來，平時(shí)使用復(fù)印件，而且還將上面的數(shù)字以電子表格的形式摘抄整理出來，這就更加便于查找、保存和計(jì)算了，特別是每年向衛(wèi)生局做報(bào)表時(shí)，這一表格是我們最可靠的依據(jù)。
2醫(yī)院基建檔案管理工作中存在的問題
2.1基建檔案管理工作缺乏政策性指導(dǎo)
隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的逐步建立，國家重點(diǎn)工程項(xiàng)目在投資、管理、建設(shè)等方面發(fā)生了一系列的變化，我們經(jīng)歷了改擴(kuò)建、代建、改造裝修、融資、拆遷征地等建設(shè)工程，每一次對于我們來說都是一次新的嘗試、一次學(xué)習(xí)的過程，但最缺乏的是對工程政策、性質(zhì)的了解和指導(dǎo)。對工程檔案的收集、整理、歸檔、流向提出了新的問題。
2.2檔案知識缺乏
由于歷史的原因，從事檔案工作的人員所學(xué)專業(yè)與所從事的工作不一致，對檔案的知識特別是對基建檔案知識了解得不夠，缺乏檔案專業(yè)知識的學(xué)習(xí)。
2.3全員檔案意識不強(qiáng)
基建檔案資料應(yīng)該力求完整、正確、真實(shí)、嚴(yán)謹(jǐn)，在工作中發(fā)現(xiàn)與施工單位和相關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議日期有的不明確或沒有寫；工程的名稱前后不相吻合；施工單位來函有的編號較亂，有沒有編號的、有重復(fù)編號的；請示報(bào)告之類的函件有的沒有標(biāo)題。這些不僅給檔案管理人員歸檔工作帶來一定的困難，而且在接收上級審查時(shí)也很麻煩。
3對醫(yī)院基建檔案管理工作中存在的問題所采取的措施和建議
3.1建立健全基建檔案管理制度是搞好醫(yī)院基建檔案管理工作的保證
基建檔案的科學(xué)管理直接影響到工程項(xiàng)目的維修、改造、擴(kuò)建，健全檔案的收集、整理、保管等系列制度。醫(yī)院本著“以人為本”的精神和“以病人為中心”的服務(wù)宗旨，進(jìn)行多項(xiàng)改革，隨著新建、擴(kuò)建、改建工程的日益增多，邊建設(shè)、邊報(bào)批、邊設(shè)計(jì)的事情常有發(fā)生。這給檔案資料的收集整理帶來了諸多不便。所以應(yīng)制定相應(yīng)的基建檔案工作管理制度，并嚴(yán)格執(zhí)行，做好基建檔案前期的收集工作，力求后期檔案的完整、真實(shí)，使基建檔案資料具有真實(shí)性，從而確保檔案的歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率。
3.2加強(qiáng)文件形成者、檔案管理者的業(yè)務(wù)培訓(xùn)
開展宣傳教育，增強(qiáng)全員檔案意識是發(fā)揮檔案價(jià)值作用的前提。一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案，必須發(fā)揮全體參與人員的檔案意識，一起參與檔案收集，特別是在項(xiàng)目建設(shè)初期，遵循項(xiàng)目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律，對項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃。樹立科學(xué)的檔案觀，讓科室內(nèi)每個(gè)工作人員都知道、了解、重視基建檔案管理這項(xiàng)工作，各負(fù)其責(zé)，大家盡量配合把好自己的關(guān)口。這是做好基建檔案和醫(yī)院檔案工作的有力保證。
3.3提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)知識，不斷提高基建檔案的科學(xué)管理水平
隨著基建檔案管理向現(xiàn)代化、科學(xué)化、系統(tǒng)化方向邁進(jìn)，作為檔案管理人員必須注意學(xué)習(xí)新技術(shù)，努力提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)知識，不斷提高基建檔案的科學(xué)管理水平。現(xiàn)代醫(yī)院管理中基建檔案管理人員應(yīng)具備熟悉基建專業(yè)知識，掌握電子文檔管理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代管理理論的技能。以業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高為著重點(diǎn)，可以爭取各種機(jī)會參加有關(guān)基建政策文件、檔案知識的學(xué)習(xí)，拓寬知識面，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)。不能光讓馬兒跑，不讓馬兒吃草。
[參考文獻(xiàn)]
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案；檔案管理；檔案文化
【中圖分類號】R197.322 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1004-7484（2012）11-0612-02
醫(yī)院檔案是在醫(yī)院各項(xiàng)醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防保健、衛(wèi)生行政管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)中形成具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像以及其他不同載體、不同形式的歷史記錄，是醫(yī)院重要的信息資料和寶貴財(cái)富，更是醫(yī)院開展工作的可靠依據(jù)。為了更好保存醫(yī)院歷史真實(shí)面貌，我院于2011年成立綜合檔案室集中管理全院各門類、各載體檔案，下面是我院開展檔案工作的一些做法。
1 開展檔案管理的必要性
1.1 實(shí)現(xiàn)檔案管理是醫(yī)院自身發(fā)展的需要
當(dāng)前醫(yī)院規(guī)模不斷擴(kuò)大，各項(xiàng)醫(yī)療活動(dòng)產(chǎn)生了龐大的具有保存價(jià)值的醫(yī)療檔案特別是一些科研資料。現(xiàn)代化醫(yī)院要求規(guī)范化管理的結(jié)果是各職能部門的文書類檔案越堆越多；另外在等級醫(yī)院評審過程中檔案資料不僅是評審的重要依據(jù)同時(shí)檔案管理還是評審的一項(xiàng)重要指標(biāo)；其次自《醫(yī)療事故處理?xiàng)l件》出臺后，要求醫(yī)院在處理醫(yī)療事故時(shí)“舉證責(zé)任倒置”，這就倒逼醫(yī)院在進(jìn)行診療時(shí)，需要不斷收集并保存一切與病人治療相關(guān)的所有信息，包括法律法規(guī)、醫(yī)療標(biāo)準(zhǔn)、操作常規(guī)、財(cái)務(wù)收費(fèi)、各種設(shè)備（材料）使用以及管理部門需要提供的各類資質(zhì)證明等。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的統(tǒng)一管理有利提高醫(yī)院管理水平，保持醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。
1.2 開展檔案管理是落實(shí)國家檔案法規(guī)的需要
《中華人民共和國檔案法》規(guī)定，全部檔案均由本機(jī)關(guān)檔案部門集中統(tǒng)一管理。同時(shí)昆山檔案局對本地區(qū)檔案管理工作提出了三年目標(biāo)，要求各部門做好檔案室建設(shè)和達(dá)標(biāo)升級工作。為了改變當(dāng)前醫(yī)院檔案分散保管的狀況，需有一個(gè)綜合管理檔案的職能部門，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理規(guī)范化科學(xué)化現(xiàn)代化進(jìn)程，促進(jìn)檔案開發(fā)利用，提升檔案管理水平更好的為醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。
2 醫(yī)院開展綜合檔案管理建設(shè)的具體方法
如何做好檔案建設(shè)與管理？我們的起步較晚，但是我們始終以高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)為工作目標(biāo)。通過“三項(xiàng)工程”對醫(yī)院檔案工作實(shí)施管理，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，提高檔案管理水平，培育良好的檔案文化促進(jìn)醫(yī)院文化發(fā)展。
2.1 實(shí)施檔案管理的建設(shè)工程，夯實(shí)基礎(chǔ)
2.1.1 設(shè)施設(shè)備建設(shè)
檔案庫房的設(shè)施建設(shè)是醫(yī)院開展檔案管理的先決條件，檔案庫房選址得當(dāng)便于檔案的保管利用，做到檔案庫房、辦公室、閱檔室三分開，庫房面積要有一定的預(yù)留空間，配備必要的溫濕度控制、消防安全等專用設(shè)備，落實(shí)“八防”措施，醫(yī)院檔案室建筑總面積原則上不小于300m2。
2.1.2 組織網(wǎng)絡(luò)建設(shè)
建立檔案的三級管理網(wǎng)絡(luò)體系，醫(yī)院檔案管理委員會領(lǐng)導(dǎo)開展全院檔案工作；綜合檔案室專職管理醫(yī)院的檔案工作，它既是職能部門又是檔案工作的業(yè)務(wù)部門；各職能科室負(fù)責(zé)人是部門檔案第一責(zé)任人，各部門配備一名兼職檔案人員，負(fù)責(zé)本部門各類檔案材料的收集、預(yù)整理工作，并定期向綜合檔案室移交，確保歸檔材料的安全。
2.1.3 工作制度體系建設(shè)
三個(gè)不同層次、不同重點(diǎn)內(nèi)容的制度構(gòu)成了醫(yī)院檔案工作的制度體系，分別為：工作規(guī)章是醫(yī)院檔案工作的綱領(lǐng)性文件，將醫(yī)院檔案系統(tǒng)分為6大類12小類82項(xiàng)；管理制度由檔案的保管、調(diào)閱、鑒定銷毀等制度和各崗位職責(zé)組成；檔案的業(yè)務(wù)規(guī)范性文件包括需要區(qū)分各類檔案的不同生命周期和價(jià)值的保管期限表，以及規(guī)定各類檔案的分類原則、層次和綱目條款等的分類大綱，它們是檔案管理工作的重要技術(shù)性文件之一，是本單位檔案管理的行為指南，這些需要醫(yī)院檔案部門在建設(shè)的第一年建立完成，隨著工作的不斷深入和外部因素的改變需對檔案工作制度體系不斷的充實(shí)和完善以適應(yīng)科學(xué)管理需要。
2.1.4 基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)
檔案的業(yè)務(wù)工作主要包括四個(gè)方面：檔案的收集、整理、保管、利用等。檔案工作從收集開始，對文書檔案產(chǎn)生部門從檔案管理的角度在文件形成階段即提出“檔案化”管理要求，推動(dòng)各職能部門規(guī)范科室管理，提高科室管理水平，為等級醫(yī)院評審打下基礎(chǔ)。除文書檔案外需同時(shí)做好會計(jì)、基建、設(shè)備、科研等檔案的收集工作，對于反映醫(yī)院主要職能活動(dòng)情況的照片、聲像、實(shí)物等特殊載體檔案應(yīng)隨時(shí)收集歸檔并保持資料的齊全完整。另一方面在全院范圍內(nèi)（包括退休職工）廣泛征集反映醫(yī)院歷史的文字、圖片、實(shí)物、影像等有價(jià)值檔案。
根據(jù)《醫(yī)院檔案分類實(shí)施細(xì)則》的要求做好所有收集檔案的整理工作是檔案提供利用的前提。
由各職能科室自行管理的檔案如病案檔案、會計(jì)的憑證檔案等，需做到“四”統(tǒng)一，即統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一目錄、統(tǒng)一管理。
2.2 通過人才培養(yǎng)工程， 提高專業(yè)水平
檔案工作人員專業(yè)水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)的好壞，直接影響檔案質(zhì)量以及開發(fā)利用效率。檔案工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，檔案人員除掌握專業(yè)知識外，還涉及文書學(xué)、計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)學(xué)、圖書情報(bào)學(xué)等領(lǐng)域，因此只有不斷更新觀念重視自身業(yè)務(wù)能力，才能適應(yīng)新時(shí)期檔案管理的需要。加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)我們的做法：（1）引進(jìn)（或招聘）檔案專業(yè)本專科實(shí)用型人才。（2）選調(diào)目前從事檔案工作的專（兼）職人員通過繼續(xù)教育的方式完成檔案專業(yè)學(xué)習(xí)。（3）安排專（兼）職檔案員在職培訓(xùn)。（4）不定期對專（兼）職檔案員進(jìn)行崗位考核。
2.3 通過信息化工程，完成數(shù)字檔案
檔案管理的本質(zhì)就是保存有用資料用于今后的開發(fā)利用，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)就是為了提高檔案開發(fā)利用率[1]。依托現(xiàn)有的醫(yī)院綜合內(nèi)網(wǎng)平臺，建立符合醫(yī)院特點(diǎn)的檔案管理系統(tǒng)軟件，軟件除了具有數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等功能模塊外，無縫對接醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)平臺，實(shí)現(xiàn)內(nèi)網(wǎng)電子公文的歸集，逐步與各管理軟件鏈接采集各部門日常工作資料。
目前保存的紙質(zhì)檔案，其保存壽命受到多種因素影響。為了解決這一問題我們在進(jìn)行檔案管理的建設(shè)階段就提出對所有檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立醫(yī)院的數(shù)字檔案室以達(dá)到及時(shí)提供利用，資源共享的目的[2]。
以上僅是我院開展綜合檔案管理的一些做法，要想做好新時(shí)期醫(yī)院檔案管理的工作，發(fā)揮檔案保存歷史、積淀承載歷史的作用，做好檔案文化建設(shè)更好的為醫(yī)院服務(wù)，需要我們檔案人的不懈努力。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：醫(yī)院；基建檔案；評論
近年來，隨著國家對衛(wèi)生、醫(yī)療事業(yè)的不斷重視和投入的加大，醫(yī)院的建設(shè)工程逐年增多，隨之出現(xiàn)了大量的基建檔案，這些檔案涉及到工程勘察、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、使用的大量文字和圖紙資料，整體反映了建筑工程的完整面貌。如何完整、規(guī)范、妥善保管及有效開發(fā)使用這些檔案，關(guān)系到建設(shè)工程的百年大計(jì)，對醫(yī)院的全面規(guī)劃、建設(shè)管理以及可能出現(xiàn)的產(chǎn)權(quán)、經(jīng)濟(jì)糾紛起著重要的參考和借鑒價(jià)值，為促進(jìn)醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)及正常的醫(yī)療、科研等活動(dòng)起到重要的作用。
1 醫(yī)院基建工程檔案特點(diǎn)
醫(yī)院基建工程檔案是在工程項(xiàng)目建設(shè)過程中累積成套的資料。工程項(xiàng)目的檔案材料是有機(jī)聯(lián)系的整體，圍繞一個(gè)工程項(xiàng)目的基本建設(shè)活動(dòng)形成了一個(gè)互相之間密切聯(lián)系的基建檔案背景。基建工程檔案伴隨著工程的實(shí)施過程按一定的內(nèi)在規(guī)律產(chǎn)生，并被傳送到相關(guān)的部門和資料的需要者，形成工程項(xiàng)目實(shí)施中的檔案資料。工程檔案資料除具有一般信息共性特征一一價(jià)值性、滯后性、共享性外，還具有工程技術(shù)個(gè)性特征，它具有原始數(shù)據(jù)來源的分散性，加工處理的多樣性和其時(shí)間、空間的差異性，以及基建工程檔案要求的事實(shí)性、專業(yè)性和重復(fù)使用性。
2 醫(yī)院基建工程檔案的構(gòu)成
醫(yī)院基建工程檔案構(gòu)成內(nèi)容可分為工程準(zhǔn)備階段檔案、工程設(shè)計(jì)檔案、工程施工檔案、工程竣工結(jié)算經(jīng)濟(jì)檔案和工程后期使用過程中的維修改造檔案五大部分組成。根據(jù)基建檔案形成的特點(diǎn)，為了保證檔案的完整性、可靠性和系統(tǒng)性，應(yīng)實(shí)行檔案工作與工程建設(shè)同步收集管理的原則。①工程準(zhǔn)備階段檔案包括項(xiàng)目建議書，可行性研究報(bào)告，批準(zhǔn)的立項(xiàng)報(bào)告，土地征用、拆遷補(bǔ)償文件，批準(zhǔn)的醫(yī)院規(guī)劃圖，有關(guān)部門測繪的地形圖、用地紅線圖，以及開工前必須的各種文件，如規(guī)劃許可證、施工許可證等。②工程設(shè)計(jì)檔案包括委托設(shè)計(jì)合同，地質(zhì)勘探資料，施工圖紙，圖紙會審記錄，設(shè)計(jì)修改通知、竣工圖紙等。⑧工程施工檔案包括開工報(bào)告，施工組織設(shè)計(jì)，技術(shù)交底，隱蔽工程驗(yàn)收記錄，混凝土工程施工記錄，主體結(jié)構(gòu)驗(yàn)收記錄，鋼筋、混凝土、砂漿及各種材料檢驗(yàn)報(bào)告，工程竣工驗(yàn)收報(bào)告和工程質(zhì)量評定報(bào)告等。
3 醫(yī)院基建工程檔案的作用
要搞好醫(yī)院基建工程檔案的建設(shè)，首先要全面、深入地認(rèn)識醫(yī)院基建工程檔案的作用，建檔的目的是為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)，檔案離開了“作用”其價(jià)值就無從體現(xiàn)。對日常維修具有參考借鑒和利用價(jià)值高校基建工程檔案對日常維修中的實(shí)用價(jià)值在于檔案利用，檔案利用工作是檔案工作中最富有活力的一個(gè)環(huán)節(jié)。每年年初醫(yī)院對修、購專項(xiàng)資金投資估算和立項(xiàng)申報(bào)，維修工程招標(biāo)時(shí)的工程量清單編制及竣工價(jià)款的結(jié)算等均需利用基建工程檔案，基建工程檔案的利用價(jià)值得到了充分體現(xiàn)。利用工程竣工結(jié)算檔案中的工程結(jié)算書中相關(guān)工程項(xiàng)目造價(jià)加以調(diào)整，就是一份準(zhǔn)確的投資估算；利用設(shè)計(jì)檔案的竣工圖紙對維修內(nèi)容和要求進(jìn)行詳細(xì)說明，就是一套完整的維修施工圖紙；利用工程竣工結(jié)算經(jīng)濟(jì)檔案中的工程量計(jì)算書和審計(jì)工作底稿，維修工程價(jià)款結(jié)算可以做到快速準(zhǔn)確。
4 醫(yī)院基建工程檔案的建設(shè)
醫(yī)院基建工程檔案具有歷史憑證作用、重復(fù)利用作用和日常維修作用，必須搞好基建工程檔案的建設(shè)，要把基建工程檔案的收集、管理和整理擺到重要的工作EI程上，需要做好以下幾個(gè)方面的工作提高人員素質(zhì)，增強(qiáng)檔案意識要增強(qiáng)檔案意識，改變“在檔案收集時(shí)你送我要，在檔案利用上你查我調(diào)”的狀態(tài)，檔案人員不能僅僅是檔案材料的保管員，而應(yīng)是檔案的形成者、管理者，要具有一定的檔案管理知識、較強(qiáng)的立卷意識、管理和利用意識并逐步將這些意識形成習(xí)慣。
完善管理機(jī)制，健全崗位責(zé)任制在重視基建工程進(jìn)度、質(zhì)量、造價(jià)等環(huán)節(jié)的同時(shí)，要建立和完善基建檔案管理的有效機(jī)制。由于醫(yī)院基建工程檔案冗繁的特征，它的內(nèi)容多、種類雜、收集時(shí)間長，故必須建立崗位責(zé)任制，責(zé)任到人，分工合作，獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)，鞭策落后，這是一項(xiàng)難度較大的管理工作，它需要多方配合方能落到實(shí)處。施工單位應(yīng)做好收集和提供原始憑證工作，包括開工、竣工報(bào)告，施工組織設(shè)計(jì)，技術(shù)交底，隱蔽工程驗(yàn)收記錄，圖紙會審紀(jì)錄，設(shè)計(jì)修改通知、定位放線測量記錄，材料出廠合格證，材料質(zhì)量鑒定書，混凝土工程施工記錄，主體結(jié)構(gòu)驗(yàn)收記錄。監(jiān)理單位應(yīng)收集在監(jiān)理活動(dòng)中形成的具有價(jià)值的文件，如開工令、停工令、返工令、竣工令、工程大事件、工程質(zhì)量檢查記錄、檢查報(bào)告、工程質(zhì)量等級評定材料，包括分項(xiàng)工程、分部工程、單位工程質(zhì)量等級評定、基礎(chǔ)處理基礎(chǔ)工程施工記錄、現(xiàn)場監(jiān)理例會記錄、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理指令，沉降觀察記錄各種驗(yàn)收文件等。基建部門應(yīng)收集作為基建職能部門在進(jìn)行建設(shè)過程中與有關(guān)部門之間產(chǎn)生的相關(guān)工程建設(shè)的文件、函件，如設(shè)計(jì)文件、招投標(biāo)文件，政府有關(guān)職能部門批文等。醫(yī)院基建工程管理部門要明確將檔案工作納入基建各科室的工作職責(zé)范圍，對于施工過程的經(jīng)濟(jì)技術(shù)資料不能一味依賴施工單位收集提供，形成人人關(guān)心檔案，自覺收集、保管、愛護(hù)檔案的習(xí)慣。
［關(guān)鍵詞］檔案管理 高科技現(xiàn)代化和信息化 現(xiàn)狀與問題
［中圖分類號］R197.32 ［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A ［文章編號］1009－5349（2012）06－0057－01
一、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀與問題
傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案工作在管理上面缺乏一個(gè)系統(tǒng)和高效率的管理體系，而今隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，醫(yī)療衛(wèi)生體制也在進(jìn)行初步的改革。作為醫(yī)院管理的重要組成內(nèi)容，檔案管理也面臨著重要的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。想要迎接好這樣的挑戰(zhàn)并趕上改革的這班車，就需要管理人員對現(xiàn)今檔案管理的現(xiàn)狀和問題進(jìn)行了解與分析：
第一，對檔案管理的認(rèn)識不足，檔案資源利用率低下。檔案管理在醫(yī)院的整體運(yùn)營中其實(shí)是能夠提供很大的幫助的，不過領(lǐng)導(dǎo)班子對于檔案管理所產(chǎn)生的社會和經(jīng)濟(jì)效益認(rèn)識的不足，導(dǎo)致對檔案管理的忽視，有時(shí)候還會放任檔案工作人員對工作的玩忽懈怠，這樣的情況自然不能夠?qū)︶t(yī)院檔案的信息資源開發(fā)完全，有的時(shí)候根本就沒有開發(fā)醫(yī)院檔案管理，進(jìn)而造成檔案管理利用率的低下，使得檔案管理應(yīng)該發(fā)揮的作用和效益也沒有得到。
第二，檔案管理水平低下、管理機(jī)構(gòu)不健全、缺乏現(xiàn)代化管理的意識。隨著科技的發(fā)展，高科技網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息化計(jì)算機(jī)已經(jīng)進(jìn)入了各大領(lǐng)域的管理，并成為管理的主要手段，但是因?yàn)獒t(yī)院管理對檔案管理的不夠重視，導(dǎo)致有的醫(yī)院現(xiàn)在依舊采取傳統(tǒng)的手工收集和整理的手段，而且大部分醫(yī)院的檔案管理都是由各個(gè)科室自己摸索管理，沒有專職的管理員，也沒有統(tǒng)一的管理制度，因而在提高檔案管理的效率方面存在著很大的阻礙，沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，各個(gè)科室的科技、音像、病歷等等檔案都由各科室自行管理，形成一個(gè)單位多部門管理的格局，這在一定程度上既浪費(fèi)時(shí)間又無法提高檔案管理的工作效率，有的時(shí)候還會造成該歸類檔案進(jìn)行管理的沒能及時(shí)地歸類或者遺失。
第三，管理人員素質(zhì)不高，管理缺乏規(guī)劃。就目前我國醫(yī)院的檔案管理專業(yè)人員的隊(duì)伍來看，大部分人員的專業(yè)素養(yǎng)、理論和文化程度都不高，因而不能很好地適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理工作，大部分醫(yī)院的檔案管理都是由醫(yī)院辦公室人員進(jìn)行兼管，一人身兼數(shù)職，這在一定程度上導(dǎo)致了工作人員工作的負(fù)擔(dān)過重和工作被動(dòng)。因而醫(yī)院在培養(yǎng)技術(shù)人才的時(shí)候，不妨對檔案管理的相關(guān)人才進(jìn)行教育，加大對檔案管理的設(shè)備和人才培養(yǎng)的投入，提高專業(yè)程度和科技化水平，調(diào)整思路，將醫(yī)院的現(xiàn)代化改革工作做得更徹底更好。
二、醫(yī)院檔案管理的新思路與建議
在科技迅速發(fā)展的今天，醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)工作還存在著很多的問題亟需解決，現(xiàn)將整理的相關(guān)資料和建議一一闡述：
首先，調(diào)整檔案的歸檔，強(qiáng)化檔案管理意識。要想強(qiáng)化和提高檔案管理專業(yè)人員的管理意識，就需要領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理地位的重視，擺正檔案管理的位置，加強(qiáng)檔案法律的宣傳和培訓(xùn)，讓專業(yè)人員在提高專業(yè)的管理水平之時(shí)也能夠明確地了解檔案管理相應(yīng)的法律知識。
其次，建立健全檔案管理制度，轉(zhuǎn)變管理理念。檔案管理的關(guān)鍵就在于檔案管理規(guī)范化制度和科學(xué)化體系的建立，隨著科學(xué)水平和管理手段的日益更新，相應(yīng)的管理制度也必須進(jìn)行更改和提升才能夠更好地適應(yīng)先進(jìn)的管理需求，將現(xiàn)代化的高科技技術(shù)和計(jì)算機(jī)信息化帶入檔案管理中，如利用計(jì)算機(jī)對檔案進(jìn)行歸置和整理，將檢索工具現(xiàn)代化，這都能在很大程度上為檔案管理水平和利用率的提高提供幫助。
最后，重視人才培養(yǎng)，提高專業(yè)人員的素質(zhì)。檔案人員的專業(yè)水平直接影響了管理的整體水平，大部分醫(yī)院的檔案管理者都是從事與醫(yī)院臨床工作相關(guān)的人員，雖然有著一些一線的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，但是對于管理專業(yè)知識技能的了解卻是十分匱乏的。這就需要醫(yī)院對這些人員進(jìn)行相應(yīng)知識的培養(yǎng)和再教育，將這些人員培養(yǎng)成為既有一線工作經(jīng)驗(yàn)又有專業(yè)管理知識技能的綜合型人才，更好地推動(dòng)著醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化、信息化建設(shè)的進(jìn)度。
三、結(jié)束語
綜上所述，培養(yǎng)一支高水平和高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人員，會對醫(yī)院檔案管理工作起到很好的促進(jìn)作用。現(xiàn)今社會的醫(yī)療保險(xiǎn)制度和醫(yī)療衛(wèi)生體制改革，對于醫(yī)院檔案管理的改革工作提供了很大的機(jī)遇，也提出了挑戰(zhàn)。同時(shí)，建立一個(gè)現(xiàn)代化和信息化相結(jié)合的管理體系對于提高醫(yī)院檔案管理工作的效率提供了很大的幫助，讓醫(yī)院的檔案管理能夠更好地適應(yīng)國家衛(wèi)生制度的改革，提高醫(yī)療團(tuán)隊(duì)的服務(wù)水平。總之，對醫(yī)院檔案的管理和利用方式進(jìn)行改革，對于醫(yī)院和醫(yī)學(xué)科學(xué)的發(fā)展都會產(chǎn)生重大的意義，因而，需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)加大對檔案管理工作的改革進(jìn)度與力度，為其改革提供方便，以便工作的盡快展開和完成。
【參考文獻(xiàn)】
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[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院基建檔案管理；作用；措施
[中圖分類號] R-331 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A[文章編號]1673-7210（2008）10（a）-165-02
隨著醫(yī)院改革的進(jìn)行和深入，醫(yī)療業(yè)務(wù)不斷的擴(kuò)大，基建檔案也越來越體現(xiàn)出它的重要性。當(dāng)務(wù)之急是必須高度重視醫(yī)院基建檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率。采取一切有效措施，杜絕不利于基建檔案管理的因素，為子孫后代積累寶貴的歷史財(cái)富，是我們每個(gè)基建檔案工作者義不容辭的責(zé)任。
1 基建檔案在醫(yī)院管理中的作用
1.1對推動(dòng)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義
醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院建設(shè)活動(dòng)中形成的第一手材料，檔案管理的最基本目的是記載基建在建設(shè)、改建、維修、使用過程和結(jié)果的技術(shù)狀態(tài)記錄。基建檔案管理的關(guān)鍵是及時(shí)收集基建項(xiàng)目開工前到竣工交付使用后的各種報(bào)批文件、合同協(xié)議、洽商變更等各種類的資料，由于醫(yī)院基建項(xiàng)目具有投資大、周期長、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜的特點(diǎn)，因而形成的檔案有多種載體、檔案數(shù)量多、保存價(jià)值高。這些檔案既是醫(yī)院工程建設(shè)的真實(shí)記錄，也是整個(gè)醫(yī)院檔案的重要組成部分，它既為醫(yī)院的建設(shè)、維修、管理、改擴(kuò)建服務(wù)，又為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展服務(wù)。所以，做好工程項(xiàng)目的檔案管理工作對推動(dòng)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。
1.2為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)
基建檔案涉及工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、建設(shè)單位以及建設(shè)單位的主管機(jī)關(guān)和其他有關(guān)部門，任何基本建設(shè)缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據(jù)。它不僅反映了該建筑物的變化和發(fā)展，為醫(yī)院規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)，也對醫(yī)院發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)揮著重要作用，為地上地下交叉工程涉及提供周圍相互關(guān)系相互要求的條件；為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛以及科學(xué)研究等提供素材，它不僅服務(wù)于今天，也有利于未來，所以越來越受到各級建設(shè)單位和醫(yī)院管理者的重視。
1.3基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫(yī)院的財(cái)富
隨著醫(yī)院總體規(guī)劃的逐步進(jìn)行，近年來我院的基本建設(shè)可以說是接連不斷，而且又都是在交叉進(jìn)行，這就需要辦理和查閱許多相關(guān)資料。檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫(yī)院和社會的財(cái)富。收集、管理和保護(hù)好這種資源是每個(gè)職工的義務(wù)和責(zé)無旁貸的職責(zé)。例如我院基建處的老處長張乃云，他在兒童醫(yī)院辛辛苦苦工作了幾十年，上對醫(yī)院的每項(xiàng)建筑、下對全院地下的每一根管子都了如指掌，可以說閉著眼睛都能說出它們的位置。為了便于工作，張乃云在醫(yī)院總平面圖上仔細(xì)、認(rèn)真地在每個(gè)建筑物旁都標(biāo)注了建筑年代和面積，這張圖紙是非常寶貴的資料，它包含了醫(yī)院自1955年建院至今所有建筑的年代和面積，它減少了我們許多需要到檔案室大量查閱資料的麻煩，節(jié)省了寶貴的時(shí)間，大大提高了工作效率。我們將原圖保存起來，平時(shí)使用復(fù)印件，而且還將上面的數(shù)字以電子表格的形式摘抄整理出來，這就更加便于查找、保存和計(jì)算了，特別是每年向衛(wèi)生局做報(bào)表時(shí)，這一表格是我們最可靠的依據(jù)。
2醫(yī)院基建檔案管理工作中存在的問題
2.1基建檔案管理工作缺乏政策性指導(dǎo)
隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的逐步建立，國家重點(diǎn)工程項(xiàng)目在投資、管理、建設(shè)等方面發(fā)生了一系列的變化，我們經(jīng)歷了改擴(kuò)建、代建、改造裝修、融資、拆遷征地等建設(shè)工程，每一次對于我們來說都是一次新的嘗試、一次學(xué)習(xí)的過程，但最缺乏的是對工程政策、性質(zhì)的了解和指導(dǎo)。對工程檔案的收集、整理、歸檔、流向提出了新的問題。
2.2檔案知識缺乏
由于歷史的原因，從事檔案工作的人員所學(xué)專業(yè)與所從事的工作不一致，對檔案的知識特別是對基建檔案知識了解得不夠，缺乏檔案專業(yè)知識的學(xué)習(xí)。
2.3全員檔案意識不強(qiáng)
基建檔案資料應(yīng)該力求完整、正確、真實(shí)、嚴(yán)謹(jǐn)，在工作中發(fā)現(xiàn)與施工單位和相關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議日期有的不明確或沒有寫；工程的名稱前后不相吻合；施工單位來函有的編號較亂，有沒有編號的、有重復(fù)編號的；請示報(bào)告之類的函件有的沒有標(biāo)題。這些不僅給檔案管理人員歸檔工作帶來一定的困難，而且在接收上級審查時(shí)也很麻煩。
3對醫(yī)院基建檔案管理工作中存在的問題所采取的措施和建議
3.1建立健全基建檔案管理制度是搞好醫(yī)院基建檔案管理工作的保證
基建檔案的科學(xué)管理直接影響到工程項(xiàng)目的維修、改造、擴(kuò)建，健全檔案的收集、整理、保管等系列制度。醫(yī)院本著“以人為本”的精神和“以病人為中心”的服務(wù)宗旨，進(jìn)行多項(xiàng)改革，隨著新建、擴(kuò)建、改建工程的日益增多，邊建設(shè)、邊報(bào)批、邊設(shè)計(jì)的事情常有發(fā)生。這給檔案資料的收集整理帶來了諸多不便。所以應(yīng)制定相應(yīng)的基建檔案工作管理制度，并嚴(yán)格執(zhí)行，做好基建檔案前期的收集工作，力求后期檔案的完整、真實(shí)，使基建檔案資料具有真實(shí)性，從而確保檔案的歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率。
3.2加強(qiáng)文件形成者、檔案管理者的業(yè)務(wù)培訓(xùn)
開展宣傳教育，增強(qiáng)全員檔案意識是發(fā)揮檔案價(jià)值作用的前提。一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案，必須發(fā)揮全體參與人員的檔案意識，一起參與檔案收集，特別是在項(xiàng)目建設(shè)初期，遵循項(xiàng)目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律，對項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃。樹立科學(xué)的檔案觀，讓科室內(nèi)每個(gè)工作人員都知道、了解、重視基建檔案管理這項(xiàng)工作，各負(fù)其責(zé)，大家盡量配合把好自己的關(guān)口。這是做好基建檔案和醫(yī)院檔案工作的有力保證。
3.3提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)知識，不斷提高基建檔案的科學(xué)管理水平
隨著基建檔案管理向現(xiàn)代化、科學(xué)化、系統(tǒng)化方向邁進(jìn)，作為檔案管理人員必須注意學(xué)習(xí)新技術(shù)，努力提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)知識，不斷提高基建檔案的科學(xué)管理水平。現(xiàn)代醫(yī)院管理中基建檔案管理人員應(yīng)具備熟悉基建專業(yè)知識，掌握電子文檔管理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代管理理論的技能。以業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高為著重點(diǎn)，可以爭取各種機(jī)會參加有關(guān)基建政策文件、檔案知識的學(xué)習(xí)，拓寬知識面，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)。不能光讓馬兒跑，不讓馬兒吃草。
[參考文獻(xiàn)]
[1]朱俊.檔案管理現(xiàn)代化的重要性[J].中華現(xiàn)代醫(yī)院管理雜志,2004,2(5):450-452.
一、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的重要性
（一）可以對于檔案原件起到更好的保護(hù)作用
醫(yī)院檔案信息化后，其對原件進(jìn)行掃描并收藏，從而在使用人員對檔案進(jìn)行提取和使用時(shí)都為其提供掃描件，這樣有效的避免了檔案原件在反復(fù)使用過程中受到破壞，而且也提高了瀏覽的速度，避免了檔案材料丟失現(xiàn)象的發(fā)生，實(shí)現(xiàn)了對原件的很好保護(hù)。
（二）可以對檔案文件的歸檔形式進(jìn)一步進(jìn)行改善
長期以來在醫(yī)院的檔案管理工作中，都是通過手工的形式來對檔案文件進(jìn)行歸檔和整理，不僅需工大量的人力，而且還需要較長的時(shí)間才能完成，工作效率低下。而檔案管理信息化后，通過計(jì)算機(jī)軟件來對檔案進(jìn)行著錄，對其自動(dòng)進(jìn)行分類及整理，完成檔案歸檔工作，使檔案管理人員從大量的體力勞動(dòng)中解脫出來，而且能夠更快的實(shí)現(xiàn)利用檔案人員的查閱，使檔案歸檔方式進(jìn)一步完善，有效的提高了檔案管理的效率。
（三）可以加強(qiáng)信息資源的整合和共享
醫(yī)院檔案信息實(shí)現(xiàn)信息化以后，利用統(tǒng)一的軟件來對對醫(yī)院的信息進(jìn)行錄入、整合和提取工作，提高了醫(yī)院檔案信息的搜索和應(yīng)用功能，醫(yī)院各部門都可以根據(jù)自身的需要來對信息進(jìn)行調(diào)取，有效的提高了醫(yī)院檔案信息的利用率，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源管理的系統(tǒng)和共享性。
（四）可以實(shí)現(xiàn)信息資源的快捷使用
醫(yī)院檔案實(shí)現(xiàn)信息化后，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的智能檢索，使用者可以通過檔案信息查詢系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)快速的檢索，在最快時(shí)間內(nèi)獲得自己所需要的檔案信息，具有較高的效率，而且可以進(jìn)行搜索的信息范圍較廢棄物物流，實(shí)現(xiàn)了檔案目錄及內(nèi)容的全面履蓋。
（五）可以使檔案管理模式更加完善
長期以來醫(yī)院檔案都是以紙質(zhì)載體的形式存在的，這不僅受到紙張的限制，而且在保管過程中還人受到環(huán)境的限制，而且還要做好防蟲工作，避免檔案受到侵蝕和損壞，而且紙質(zhì)檔案還需要占用較大的空間進(jìn)行保存，不僅管理工作難度較大，而且管理費(fèi)用也較高，使醫(yī)院發(fā)展過程中成本增加。而醫(yī)院檔案信息化后，其不僅可以實(shí)現(xiàn)快速的檢索，而且對電子文件進(jìn)行保管減少所占的空間，而且保管起來較為容易，就這使醫(yī)院檔案的利用率得到較大程度的提高，而且使檔案的原件實(shí)現(xiàn)了更好的保護(hù)。
二、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)過程中存在的問題
（一）醫(yī)院檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施不到位
目前，在我國的醫(yī)院中還存在著醫(yī)院檔案信息化建設(shè)重視度不高、局域網(wǎng)建設(shè)不夠完善的情況。例如進(jìn)行的檔案信息工作沒有安裝完善的軟件和硬件設(shè)備。運(yùn)用計(jì)算機(jī)主要對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理，整體的信息化基礎(chǔ)設(shè)施水平不夠高，進(jìn)而不能充分的將檔案部門具備的功能發(fā)揮出來。
（二）缺乏規(guī)范的管理制度
由于醫(yī)院的檔案信息化管理還存在著建設(shè)體制不完善、分工職責(zé)不明確、構(gòu)建機(jī)制不健全的情況，進(jìn)而不能很好的對檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，導(dǎo)致相關(guān)的檔案信息法律規(guī)范不夠完善。
（三）缺乏信息化建設(shè)人員
在醫(yī)院檔案管理工作中，管理人員普遍年齡較大，層次老化，并且多為兼職人員，沒有專職的檔案管理人員。兼職的檔案管理人員檔案管理知識不夠系統(tǒng)、全面，進(jìn)而給醫(yī)院的檔案管理工作產(chǎn)生巨大的影響。
三、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的有效措施
（一）加大對醫(yī)院檔案信息化建設(shè)設(shè)施的投入
目前，在我國的大多數(shù)醫(yī)院中，其檔案資料主要運(yùn)用紙質(zhì)和照片兩種形式。這兩種形式受到通風(fēng)因素、溫度因素以及防火因素等因素的影響，會給醫(yī)院的檔案管理庫房帶來不利的影響。另外，考慮到檔案存儲的空間比較大，不能有效地將檔案的指標(biāo)進(jìn)行永久保存。因此，在對檔案信息化進(jìn)行建設(shè)時(shí)，建設(shè)軟件和硬件設(shè)施是十分有必要的。其中，硬件設(shè)施指的是計(jì)算機(jī)設(shè)備、多媒體技術(shù)設(shè)備、錄入系統(tǒng)以及存儲設(shè)備等；軟件設(shè)施指的是檔案的管理軟件以及文件等。
（二）加快檔案管理的數(shù)字化建設(shè)
首先，醫(yī)院通過運(yùn)用數(shù)字化的方式制定相關(guān)的文件規(guī)范，將其保存為電子文檔；其次，對于已經(jīng)保存過的醫(yī)院檔案管理資料來說，對其進(jìn)行重新錄入工作，有效的保證檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。
（三）加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作人員的素質(zhì)
加強(qiáng)對醫(yī)院檔案管理人員的信息化培訓(xùn)工作是十分有必要的。進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)，主要對檔案管理內(nèi)容、思想以及方法等進(jìn)行著重講解，旨在能夠提高該部分人員對檔案管理工作的重視度。在技術(shù)方法上，主要對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息設(shè)備以及檔案數(shù)據(jù)信息庫等方面進(jìn)行培訓(xùn)，提高其操作水平。
近年來，隨著電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展和辦公自動(dòng)化的逐步完善，電子計(jì)算機(jī)已被越來越廣泛地應(yīng)用于辦公室的日常工作。以往手續(xù)繁雜的辦公行文、來往函件等都可以通過網(wǎng)絡(luò)直接在計(jì)算機(jī)上辦結(jié)。文件從產(chǎn)生到處理結(jié)案幾乎不使用紙和筆，由此而產(chǎn)生了大量的電子文件。這些電子文件以其快捷、方便等的優(yōu)越性大大地提高了工作質(zhì)量與效率，給我們的工作帶來了極大的便利。然而，如果一旦操作不當(dāng)或染上病毒，后果不堪設(shè)想。因此，探討研究電子文件歸檔的方法，確保電子文件的安全，是當(dāng)前醫(yī)院信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是檔案管理工作中一個(gè)急需解決的課題。
1 電子文件在歸檔方面的現(xiàn)狀與分析
1.1 從目前來看，電子文件在歸檔管理等方面還存在的問題
1.1.1 原稿被忽視，隨意遭刪改
在電子計(jì)算機(jī)上起草、制作文件，這是辦公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在紙上后，作為草稿性的電子文件經(jīng)常被忽視。這些電子文件絕大多數(shù)未被保留，它不是被清除就是被新文件覆蓋。許多單位對電子文件沒有采取很好的保護(hù)措施，甚至隨意對其進(jìn)行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。
1.1.2 歸檔程序不明確，存貯載體不安全
電子文件的歸檔就是依據(jù)歸檔的范圍，通過計(jì)算機(jī)對處理完畢的有價(jià)值的文件進(jìn)行收集、篩選、分類并使之轉(zhuǎn)化成為電子形態(tài)的數(shù)字化檔案的一項(xiàng)工作。但是，目前有相當(dāng)一部分單位對電子文件的歸檔程序不明確，存貯載體也存在安全問題。如有許多單位的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術(shù)性，把應(yīng)歸檔文件只是簡單地保存在計(jì)算機(jī)硬盤存儲器上，這樣，一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就會遭到破壞，甚至全部丟失。有些單位以軟磁盤作為電子文件存貯的介質(zhì)，由于軟磁盤極易遭到損壞，其保存的期限及可靠程度也存在較大問題，因此極不安全。
1.1.3 歸檔不鑒定，真?zhèn)尾槐鎰e電子文件的鑒定，是對其價(jià)值的斷定和對其真假進(jìn)行鑒定的一項(xiàng)工作
對于電子文件收集歸檔階段的鑒定工作來說，就是解決文件的去留問題。然而，現(xiàn)在有些單位對歸檔電子文件的真假與價(jià)值，既不做辨別，又不做鑒定，只是將計(jì)算機(jī)上所有的文件都存到光盤上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達(dá)不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件湮沒在價(jià)值不大或不精煉的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來了諸多不便。
1.1.4 人員素質(zhì)低，專業(yè)人才缺
電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業(yè)知識，而且要有較好的計(jì)算機(jī)操作技能。從目前情況看，從事檔案工作人員中有相當(dāng)一部分素質(zhì)偏低，許多檔案部門缺乏專業(yè)技術(shù)人才，尤其是具備檔案管理和計(jì)算機(jī)信息處理的復(fù)合型人才。有些單位檔案部門雖然引進(jìn)了現(xiàn)代先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，但因?qū)I(yè)人才缺乏而未能讓其充分發(fā)揮作用。
1.2 造成上述問題的原因主要有兩個(gè)方面
1.2.1 思想認(rèn)識問題
傳統(tǒng)的檔案工作是以紙質(zhì)文件材料為主要工作對象，自從計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理后，電子文件以其自身獨(dú)特的優(yōu)勢正在逐步地取代以往的紙質(zhì)文件。電子文件是一種新生事物，作為一名檔案工作人員理應(yīng)去認(rèn)識它、接受它。然而，有一些從事檔案工作的人員對檔案信息化建設(shè)的意義認(rèn)識不足，這些人觀念陳舊、意識淡薄，認(rèn)為檔案還是紙質(zhì)的妥當(dāng)，對電子文件的優(yōu)點(diǎn)視而不見，不接受新生事物，不參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不懂得計(jì)算機(jī)操作，總是按老的一套來對待工作，這就給電子文件的歸檔工作帶來了影響，這是原因之一。
1.2.2 管理工作滯后問題
目前，計(jì)算機(jī)軟件的開發(fā)很快，五花八門，日新月異。
然而，國家對電子文件的歸檔管理還沒有具體法律法規(guī)，許多單位對電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對紙質(zhì)文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的對電子文件歸檔進(jìn)行規(guī)范化管理的規(guī)章制度。有的單位雖然有規(guī)章制度，但其工作程序、操作方法卻沒有考慮到計(jì)算機(jī)的特點(diǎn)，因此，操作起來不順暢、不方便。管理工作嚴(yán)重滯后于計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件的發(fā)展，這是影響電子文件歸檔的原因之二。
2 對電子文件歸檔的幾點(diǎn)建議
電子文件歸檔的目的就是要使人類活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄在電子信息時(shí)代更好的、更完整的、長期的保存下去。為此，筆者建議要做好如下幾個(gè)方面的工作。
2.1 更新觀念，適應(yīng)形勢
做好電子文件的歸檔管理工作，既是信息化建設(shè)的必然要求，也是檔案信息化建設(shè)的重要組成部分。目前，發(fā)達(dá)國家已有60%以上的政府行政工作是通過因特網(wǎng)和其他電子通訊方式實(shí)現(xiàn)的。因此，作為當(dāng)今信息時(shí)代的一名檔案工作者，要把檔案信息化建設(shè)提高到為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)和促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的高度來認(rèn)識。要緊跟形勢、更新觀念、接受新事物，積極參加專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，熟練掌握各種操作技能，以適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的需要。
2.2 認(rèn)真收集，保護(hù)原稿
不論紙質(zhì)檔案或是電子檔案，收集工作總是第一關(guān)，是做好歸檔管理工作的基礎(chǔ)。收集工作是否到位，對后續(xù)各環(huán)節(jié)有著很大的影響。如果該收集歸檔的文件沒有收集，不僅影響到檔案的完整性，更不用說開發(fā)與利用。對文件在處理過程中曾修改的，在附件上要有該文稿歷次修改的標(biāo)記，各種修改信息應(yīng)予以保留，不可任意進(jìn)行刪除，要保護(hù)好原稿。
2.3 做好鑒定，確定價(jià)值
電子文件在歸檔之前，鑒定小組要對電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性進(jìn)行鑒定。第一要辨別電子文件的真?zhèn)?第二要確定電子文件的價(jià)值;第三要確定電子文件的完整性。只有真實(shí)的、有價(jià)值的電子文件才有保存的必要。
2.4 按照程序，做好歸檔
電子文件的歸檔，必須按照程序進(jìn)行。首先，對應(yīng)歸檔的電子文件進(jìn)行收集、分類和整理;其次，對電子文件進(jìn)行鑒定，確定其去留問題;再次，將電子文件脫機(jī)存儲在可靠的載體上并送交檔案室歸檔。設(shè)有虛擬電子檔案室的，可用郵件的形式傳遞到檔案室。在格式上，一般采用通用格式。如文檔文件采用doc格式，數(shù)據(jù)文件采用dbf文件等。在時(shí)間上，由各單位自定，按期限進(jìn)行歸檔。在保存數(shù)量上，一般保存兩套以上同版本的電子文件，其中一套由檔案管理部門統(tǒng)一保管，另一套由相關(guān)業(yè)務(wù)部門異地保管。對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下生成的大量的業(yè)務(wù)電子文件也要做好備份，但不要將備份文件和原電子文件存放在同一臺服務(wù)器上。
2.5 加強(qiáng)防患，確保安全
存儲載體的安全與否，關(guān)系到電子文件歸檔工作的成敗。因此，對歸檔的電子文件，要采取可靠的措施，確保電子文件存儲的安全。及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對防火墻和殺毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動(dòng)升級，做好檔案上傳、下載安全等和訪問權(quán)限等的防患工作。控制環(huán)境的溫度和濕度，及時(shí)升級服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中的安全與穩(wěn)定。
2.6 加強(qiáng)培養(yǎng)，提高素質(zhì)
1 園林監(jiān)理檔案管理現(xiàn)狀
1.1 應(yīng)收集的資料未收齊。根據(jù)施工進(jìn)度，應(yīng)收集相應(yīng)的報(bào)審資料。施工方案、單位資質(zhì)、人員資質(zhì)、大型設(shè)備驗(yàn)收、材料進(jìn)退場、隱蔽驗(yàn)收、進(jìn)度款等工序都需要報(bào)監(jiān)理審核后方能施工或進(jìn)入下一工序。經(jīng)現(xiàn)場檢查，發(fā)現(xiàn)部分工地的工程已進(jìn)入到下一工序，但應(yīng)報(bào)審的資料卻未收齊。有的是施工方資料員未上報(bào)，有的是監(jiān)理資料員不熟悉應(yīng)收哪些資料，未及時(shí)催收造成的。
1.2 收回的資料未分類整理。管理混亂是監(jiān)理過程資料管理普遍存在的最大特點(diǎn)。很多項(xiàng)目的資料、圖紙都是隨意地?cái)[放在辦公桌上，一片混亂，有些項(xiàng)目會用盒子裝起來，但分類粗糙，不分階段不分專業(yè)地胡亂堆放在一起，盒子的標(biāo)識不清楚。要查找一份資料，只能憑記憶翻查，費(fèi)時(shí)且容易造成更大的混亂。
1.3 保管不善。所謂的保管不善是指資料收回來沒設(shè)專職資料員保管，或有專職資料員，實(shí)際上資料是辦公室里所有人都可以自取自放，失去專人保管的意義，資料丟失、存放在哪里資料員都不知道。有的辦公室在一樓，資料也存放在一樓，資料容易潮濕發(fā)霉，更甚的是下雨時(shí)，雨水倒灌，所有的資料都泡水了，資料都無法保留。
1.4 沒有專門的檢索工具。這也是每個(gè)工地的資料管理的通病。每次我們到現(xiàn)場檢查資料要調(diào)取一份資料時(shí)，資料員都是翻箱倒柜地找，甚至是找了很久才知道沒有。這種原始的、低效率的工作方式在當(dāng)今科技發(fā)達(dá)的社會顯然已經(jīng)是非常落后了。重復(fù)翻查費(fèi)時(shí)費(fèi)力，容易造成資料混亂，沒有一個(gè)臺賬看不出缺漏也會給工作造成諸多不便。
1.5 沒有利用臺賬。每個(gè)工地都有收發(fā)文登記表，就是沒有資料利用（或借閱）登記表。由于所有人可以隨意取閱，誰拿了，有沒有拿回來、什么時(shí)候拿回來都沒有登記，實(shí)際上資料員對整個(gè)的資料概況是不了解的，資料員都對概況不了解，何以保管資料？何以提供資料給領(lǐng)導(dǎo)參考利用呢？
1.6 沒有交接手續(xù)。人員流動(dòng)性大也是工地上的一大特點(diǎn)。當(dāng)保管資料的資料員離職時(shí)其與下一任的交接只注重在工作的交接上，對資料的移交是沒有概念的。沒有一個(gè)詳細(xì)的清單，更沒有核對一下數(shù)目，沒有具體的交接手續(xù)，只是口頭上的交接，導(dǎo)致新人對資料的概況不熟悉，數(shù)量不清楚，完整與否也不清楚、如何接收、整理、保管、利用也不清楚。接手過來也不去檢查，當(dāng)我們要調(diào)閱某份資料時(shí)，往往又是翻箱倒柜地找，如此循環(huán)，可想而知資料的管理是什么樣的狀態(tài)。
2 監(jiān)理過程資料實(shí)行檔案管理
檔案管理的工作方法嚴(yán)謹(jǐn)、有序、高效，現(xiàn)場監(jiān)理資料的管理可以借鑒其工作方法。
2.1 收集。監(jiān)理過程資料收集不齊的原因，除了人為的主觀因素外，最大的原因是資料員跟不上施工的進(jìn)度、程序，不了解相應(yīng)的進(jìn)度應(yīng)產(chǎn)生哪些資料，哪些要報(bào)上來審批，固然就不會去催收，也不清楚哪些漏報(bào)。資料員要多與各監(jiān)理員溝通，了解施工的進(jìn)展、設(shè)備情況，或者現(xiàn)場查看；總監(jiān)的帶動(dòng)也很重要，適當(dāng)?shù)刂赋龉こ痰倪M(jìn)度及相應(yīng)產(chǎn)生哪些資料，將會起到很好的效果；培訓(xùn)，公司對資料員集中培訓(xùn)后上崗。
2.2 分類整理、入盒。（1）分類。在分單位工程（或標(biāo)段）階段、專業(yè)的基礎(chǔ)上，監(jiān)理過程資料可按其內(nèi)容的不同分成若干類，比如合同、準(zhǔn)備階段文件、綱領(lǐng)性文件、監(jiān)理記錄、造價(jià)、工程材料/構(gòu)配件報(bào)審、安全文明資料、其它文件、施工管理文件、施工記錄、竣工驗(yàn)收、聲像等大類，每大類下可再分屬類，比如監(jiān)理記錄下的屬類可分監(jiān)理日記、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理例會紀(jì)要、監(jiān)理工程師通知單/回復(fù)單及臺賬、旁站記錄、監(jiān)理工作聯(lián)系單等。（2）排列。每一大類或?qū)兕愊碌奈募磿r(shí)間的先后順序排列，相關(guān)聯(lián)的文件作為一份裝訂在一起。例如，監(jiān)理工程師通知單及回復(fù)；安全隱患整改通知書及回復(fù)；材料報(bào)審表與廠家檢驗(yàn)報(bào)告、合格證、見證取樣記錄、第三方檢測報(bào)告；正文與附件；塔吊安裝/使用/拆除的資料：告知書、備案登記證、安/拆單位的資質(zhì)證書及安全許可證副本、安/拆合同及與總包簽訂的協(xié)議、安/拆人員的上崗證、施工方案、安全技術(shù)交底、驗(yàn)收記錄、合格證明文件、司機(jī)、司索上崗證、旁站記錄等。按通知在前回復(fù)在后，正文在前附件在后的順序排列，形成一系列程序的、有內(nèi)在聯(lián)系的、又一目了然的文本，就能跟清楚地了解事情的進(jìn)展情況。（3）編號。每一大類對應(yīng)一個(gè)類別號，可以用字母或數(shù)字表示。如（1）中所示的各大類，可用1-12表示，1代表合同、2代表準(zhǔn)備階段文件、3代表綱領(lǐng)性文件、4代表監(jiān)理記錄……，4.1代表監(jiān)理日記，4.2代表監(jiān)理月報(bào)……，如此類推。
文件盒的編號方法（在盒脊）：
4.2-（1）
盒號（第1盒）
屬類（第2屬類：監(jiān)理月報(bào)）
大類類別號（第2大類：監(jiān)理記錄）
若大類4下的所有文件都能放在一個(gè)盒內(nèi)，則編號可只寫“4”，代表所有大類4下面的文件。
文件的編號方法：盒內(nèi)每份文件要有自編號，編寫在文件右上角，用鉛筆，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，從“1”開始。相關(guān)聯(lián)的文件作為一份裝訂在一起只編一個(gè)文件號。
2.3 保管。資料的管理、保管原則上設(shè)專職資料員負(fù)責(zé)。可以不必做到像檔案庫房管理那么嚴(yán)格，但防潮、防濕、防盜（這里指自取自放）還是有必要的，資料最好存放在板房的二樓，設(shè)專門的柜子，上鎖。
2.4 利用。資料的保管、利用專人負(fù)責(zé)。調(diào)閱、返還都需經(jīng)資料員操作，項(xiàng)目人員不能隨便取放。設(shè)收發(fā)文登記本、借閱、復(fù)印登記本，資料的進(jìn)、出都必須登記。
2.5 檢索。隨著工程的進(jìn)度，資料會越來越多，只要按以上步驟歸類整理好，編寫了與紙質(zhì)版同步的電子目錄，所有的信息都可以通過電腦搜索來完成。一打開目錄就能獲悉所有文件的信息，大大節(jié)省了工程師翻查文件的時(shí)間，大大提高了工作效率。所以說，一個(gè)好的資料員能減輕一個(gè)工程師的工作量。
2.6 資料的交接。指的是資料員離任時(shí)與下一任的資料交接。資料交接要每盒資料都以目錄為基準(zhǔn)，文件名稱、數(shù)量要逐份核對清楚，然后交接雙方在目錄上簽署姓名、日期，新任資料員留原件，復(fù)印一份給離任的資料員。
[關(guān)鍵詞]公立醫(yī)院 財(cái)務(wù)管理 內(nèi)部控制 會計(jì)制度
近幾年來,各單位財(cái)務(wù)管理在實(shí)際工作中仍存在諸多問題。因內(nèi)部管理制度松弛導(dǎo)致內(nèi)部會計(jì)控制工作薄弱、賬目混亂、財(cái)產(chǎn)不實(shí)和數(shù)據(jù)失真。因會計(jì)人員配備不足,素質(zhì)參差不齊,造成記賬隨意,手續(xù)不清,差錯(cuò)頻繁和會計(jì)資料嚴(yán)重缺失;掩蓋真實(shí)的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果,任意偽造和變造虛假的會計(jì)憑證,造成會計(jì)信息失真。
醫(yī)療單位財(cái)務(wù)管理等內(nèi)控制度不完善容易出現(xiàn)的一些問題主要表現(xiàn)為:
一、預(yù)算控制
存在問題:單位預(yù)算控制不嚴(yán)。內(nèi)控制度要求預(yù)算控制,加強(qiáng)預(yù)算編制、審批、執(zhí)行、調(diào)整、分析、考核等環(huán)節(jié)的管理。預(yù)算是指公立醫(yī)院根據(jù)事業(yè)發(fā)展計(jì)劃和任務(wù)編制的年度財(cái)務(wù)收支計(jì)劃。但是單位目前只考慮年度收入是否能完成計(jì)劃,大型項(xiàng)目設(shè)備與采購等,忽視了細(xì)節(jié)上的預(yù)算管理,預(yù)算審批不嚴(yán)格,隨意超預(yù)算項(xiàng)目,缺乏科學(xué)論證,監(jiān)督不力,是財(cái)務(wù)部門無法有效的執(zhí)行和控制預(yù)算的主要原因。
所以醫(yī)院要按照《內(nèi)控規(guī)定》的要求,運(yùn)用不相容職務(wù)相互分離,建立健全崗位責(zé)任制,授權(quán)批準(zhǔn),審計(jì)監(jiān)督,內(nèi)部報(bào)告等控制方法,要遵循“收支統(tǒng)管,統(tǒng)籌兼顧,積極穩(wěn)妥,依法理財(cái)原則”,收入預(yù)算編制要充分考慮預(yù)算期內(nèi)單位投入、新業(yè)務(wù)開展、技術(shù)引進(jìn)、市場變化、價(jià)格調(diào)整、競爭對手等方面的情況,合理估計(jì)收入。
二、收入控制
存在問題:財(cái)務(wù)管理內(nèi)控制度不健全,票據(jù)管理流程中,事前、事中、事后監(jiān)督考核不到位,內(nèi)部審計(jì)流于形式,崗位職責(zé)執(zhí)行不達(dá)標(biāo),業(yè)務(wù)人員綜合素質(zhì),特別是職業(yè)道德素質(zhì)亟待提高,單位不時(shí)有極少數(shù)收費(fèi)人員利用退費(fèi)之際貪污公款,造成不良影響。長短款不及時(shí)繳存銀行,票據(jù)管理復(fù)核不細(xì)致。
加強(qiáng)收入控制,按照不相容職務(wù)相互分離的原則,建立收入崗位制。明確關(guān)鍵控制點(diǎn),包括提供服務(wù)、收入確認(rèn)、收取費(fèi)用、價(jià)格管理、價(jià)格執(zhí)行、票據(jù)管理、辦理退費(fèi)、退費(fèi)審批、收入稽核、收入經(jīng)辦等崗位、不相容職務(wù)相互分離的原則,合理設(shè)崗,確保相互制約和監(jiān)督。加強(qiáng)業(yè)務(wù)流程控制,建立責(zé)任追究制度及隨機(jī)核查制,對違反物價(jià)政策亂收費(fèi)、多收費(fèi)、不合理收費(fèi)、少收費(fèi)的科室或個(gè)人追究相關(guān)責(zé)任。
三、支出控制
存在問題:單位領(lǐng)導(dǎo)及中層干部對支出控制的重要性認(rèn)識模糊,只側(cè)重單位的收入等業(yè)務(wù)的考核指標(biāo),忽視支出指標(biāo),重視現(xiàn)金等貨幣監(jiān)管,忽視物資等財(cái)產(chǎn)的控制,重視日常項(xiàng)目的支出,忽視預(yù)算的控制,隨機(jī)性太大。重視醫(yī)療工作,忽視財(cái)務(wù)管理和成本核算。
所以要建立支出控制的方法,崗位控制。合理劃分責(zé)任單位,確定責(zé)任中心,各責(zé)任中心在某權(quán)責(zé)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)對支出的管理和控制,保證經(jīng)辦支出業(yè)務(wù)人員與審批人員崗位相分離。經(jīng)辦支出業(yè)務(wù)人員與復(fù)核業(yè)務(wù)人員崗位相分離。支出審核與辦理結(jié)算業(yè)務(wù)崗位相分離。未授權(quán)批準(zhǔn)控制,任何人不得辦理支出業(yè)務(wù)的全過程,一切支出均需先申請,建立支出、審批流程,明確支出審批人員審批權(quán)限。建立支出預(yù)算控制,加強(qiáng)審核控制和分析控制。
四、貨幣資金控制
存在的問題:單位貨幣內(nèi)控制度不侖,出納崗位有坐支的現(xiàn)象。有些職能部門以項(xiàng)目任務(wù)急為由,不按程序履行審核手續(xù)。合同雙方未蓋章,要求預(yù)付設(shè)備及工程款。會計(jì)等業(yè)務(wù)人員不認(rèn)真核查發(fā)票是否合格,審簽手續(xù)是否齊全,是否是預(yù)算內(nèi)項(xiàng)目,大額開支是否有黨政會議通知,是否有合同約定,合同條約簽訂是否不合理等。不及時(shí)做銀行余額調(diào)節(jié)表,出現(xiàn)未達(dá)賬項(xiàng)目不及時(shí)查對,財(cái)務(wù)專用章管理登記不嚴(yán),造成偷蓋現(xiàn)象引起經(jīng)濟(jì)糾紛。
對存在的問題要按照《內(nèi)控制度》整改,貨幣資金控制就是對貨幣資金和相關(guān)崗位以內(nèi)部牽制為起點(diǎn),在崗位設(shè)計(jì)、授權(quán)控制、程序控制等方面均以任何部門或個(gè)人都不能有單獨(dú)控制任何一項(xiàng)或一部分業(yè)務(wù)的權(quán)利為基點(diǎn),要求責(zé)任分工上每項(xiàng)業(yè)務(wù)通過交叉檢查或交叉控制,充分體現(xiàn)相互制約、相互監(jiān)督的特點(diǎn)。
五、藥品及庫存物資控制
存在問題:崗位職責(zé)不太清晰,會計(jì)、保管、采購責(zé)任不清,管理混亂,賬賬不符,賬實(shí)不符;盲目采購,積壓浪費(fèi)。
公立醫(yī)院藥品及庫存物資在公立醫(yī)院資產(chǎn)中所占比重大,而且品種繁多,貫穿于整個(gè)醫(yī)療業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)程。要加強(qiáng)藥品及衛(wèi)生材料等庫存物資控制,保證藥品和庫存物資的真實(shí)性、安全性、完整性。藥品和庫存物資控制的重點(diǎn)主要是采購計(jì)劃編制,申請采購,授權(quán)批準(zhǔn),驗(yàn)收入庫,采購付出,倉儲保管,出庫、盤點(diǎn)核對、處置等關(guān)鍵環(huán)節(jié),以及防止藥品和庫存物資的缺貨、積壓、被盜、毀損和流失等方面。
六、固定資產(chǎn)控制
存在問題:單位固定資產(chǎn)的管理是一項(xiàng)重要的工作,目前單位固定資產(chǎn)管理不十分到位,多年來經(jīng)過幾次清產(chǎn)核資工作雖然已基本摸清固定資產(chǎn)的實(shí)際狀況,但無專人管理而缺乏延續(xù)性,在資產(chǎn)購置前缺少科學(xué)的論證和責(zé)任區(qū)分。有些部門領(lǐng)導(dǎo)只想購買新設(shè)備,不認(rèn)真做可行性研究,不做社會和經(jīng)濟(jì)方面的細(xì)致論證,設(shè)備買回來后擱置不用,造成資源浪費(fèi),風(fēng)險(xiǎn)增大,固定資產(chǎn)缺少系統(tǒng)管理,制度建設(shè)不到位,操作性實(shí)施性較差,在調(diào)用設(shè)備上不預(yù)先履行手續(xù),隨意性較大。各部門接受捐贈設(shè)備不通知管理部門,設(shè)備監(jiān)管人員素質(zhì)有待提高。
公立醫(yī)院根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展的實(shí)際需要和資源條件,對固定資產(chǎn)建設(shè)或購置進(jìn)行可行性研究,編制投資計(jì)劃應(yīng)通過集體討論決策。要對需要增加的固定資產(chǎn)進(jìn)行論證后編制預(yù)算,以防止肓目構(gòu)建。單位必須成立可行性論證小組和處置小組,由分管領(lǐng)導(dǎo),管理財(cái)務(wù)、審計(jì)核查、監(jiān)督等部門人員組成或外聘專家參加。一般應(yīng)從可行性、必要性、科學(xué)性及實(shí)用性等四個(gè)方面進(jìn)行論證。
七、工程項(xiàng)目控制
存在的問題:近幾年來包括醫(yī)院在內(nèi)的單位擴(kuò)建較多,因長期不搞基本建設(shè),人員配備不齊且無專業(yè)工程師,對各項(xiàng)基本建設(shè)政策、程序不太了解,制度建立不全,辦理各項(xiàng)基本建設(shè)手續(xù)比較遲緩。特別是隱蔽工程方面有隨性簽證、盲目性指揮等現(xiàn)象。最重要的是責(zé)任心不強(qiáng),基本建設(shè)檔案的原始資料歸檔不及時(shí),比較混亂。基本建設(shè)財(cái)務(wù)管理核算不到位,沒有按項(xiàng)目建立明細(xì)賬核算。
要制定基本建設(shè)財(cái)務(wù)管理辦法,設(shè)立基本建設(shè)會計(jì)崗位,實(shí)行獨(dú)立會計(jì)核算,依法管理和使用基建資金,按立項(xiàng)文件規(guī)定及時(shí)統(tǒng)籌資金;依據(jù)工程預(yù)算、合同、監(jiān)理報(bào)告、審計(jì)意見和權(quán)限規(guī)定的審批金額支付工程費(fèi)用;做好工程驗(yàn)收工作,協(xié)助辦理工程竣工結(jié)算,按時(shí)完成工程項(xiàng)目竣工財(cái)務(wù)決算。根據(jù)審批意見調(diào)整相關(guān)賬務(wù),辦理固定資產(chǎn)移交手續(xù)。不相容職務(wù)相互分離,概預(yù)算編制與審計(jì)分離,項(xiàng)目實(shí)施與價(jià)款支付分離,竣工決算與竣工審計(jì)分離。
八、債權(quán)和債務(wù)的控制
存在問題:近幾年來醫(yī)院搞基本建設(shè)由于沒有上級撥款,全靠貸款解決,造成醫(yī)院資金短缺壓力增大,醫(yī)院要?jiǎng)?chuàng)收要生存就出現(xiàn)了亂收費(fèi)現(xiàn)象,增加了病人負(fù)擔(dān)。醫(yī)保制度改革方案實(shí)施以來,基本解決了群眾看病難的問題,但是醫(yī)療保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)欠醫(yī)院幾千萬元甚至上億元醫(yī)藥費(fèi)賬結(jié)不回來,形成三角債。造成醫(yī)院資金周轉(zhuǎn)困難,為了繼續(xù)經(jīng)營向商業(yè)銀行貸流動(dòng)資金付藥品衛(wèi)生材料、電、水費(fèi)用等。以上幾個(gè)方面造成醫(yī)院負(fù)債經(jīng)營。債權(quán)債務(wù)沒設(shè)專人催收管理,不及時(shí)清理債權(quán)債務(wù),時(shí)間一長形成呆賬,給醫(yī)院造成經(jīng)濟(jì)損失。
公立醫(yī)院應(yīng)該嚴(yán)格控制舉債規(guī)模,公立醫(yī)院的籌資業(yè)務(wù)要嚴(yán)格按照國家的法律法規(guī)進(jìn)行,規(guī)范授權(quán)審批以及合同或協(xié)議等法律文件,保證籌資活動(dòng)的合規(guī)性、合法性和合理性。
九、監(jiān)督檢查
存在問題:單位都有紀(jì)檢監(jiān)察、審計(jì)部門,每年還有中介審計(jì)機(jī)構(gòu)參與的審計(jì),有些單位還是存在住院處收費(fèi)人員用退費(fèi)、預(yù)繳金貪污犯罪。主要是領(lǐng)導(dǎo)對財(cái)務(wù)管理工作重視不夠,紀(jì)檢監(jiān)察、審計(jì)部門檢查力度不夠,外部審計(jì)雖然年年參與審計(jì),有些是專門專項(xiàng)審計(jì),有些是只走過場,缺乏全過程細(xì)節(jié)的審計(jì)。
在監(jiān)督檢查的過程中需要注意建立監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu),對內(nèi)部控制制度進(jìn)行符合性測試,對內(nèi)部控制制度的建立和執(zhí)行情況進(jìn)行調(diào)查,以及對內(nèi)部控制制度進(jìn)行評價(jià)和編寫評價(jià)報(bào)告。各級衛(wèi)生行政主管部門在監(jiān)督檢查時(shí)重點(diǎn)檢查單位內(nèi)部控制制度的合法性、合理性、健全性和有效性。
